Comment organiser une fête de la Saint-Valentin

Pour organiser une fête de la Saint-Valentin, commencez par fixer le lieu, le nombre d’invités et le format du repas. Envoyez les invitations assez tôt pour recueillir les réponses et les besoins alimentaires avant d’acheter les quantités. Ensuite, verrouillez le menu, le plan de table, la musique et le matériel. Le jour même, gardez les préparations froides séparées de l’installation des tables afin de ne pas courir au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Établir la liste des invités
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Confirmer les inscriptions
7
Confirmer la réservation
8
Déterminer le menu et les quantités
2 personnes
9
Établir le plan de table
10
Créer la playlist musicale
11
Vérifier le matériel nécessaire
2 personnes
12
Préparer la décoration
2 personnes
13
Finaliser la liste de courses
2 personnes
14
Faire les courses
2 personnes
15
Mettre les boissons au frais
2 personnes
16
Préparer les desserts
3 personnes
17
Couper les fruits et légumes
3 personnes
18
Préparer les en-cas
4 personnes
19
Préparer le pain et les garnitures
2 personnes
20
Préparer le café et le thé
2 personnes
21
Ventiler le lieu
22
Installer les tables
4 personnes
23
Installer les chaises
3 personnes
24
Déployer les nappes
2 personnes
25
Préparer la vaisselle
3 personnes
26
Monter le buffet
4 personnes
27
Suspendre la décoration
3 personnes
28
Installer les lumières et les bougies
2 personnes
29
Brancher la musique
2 personnes
30
Placer les badges nominatifs
2 personnes
31
Vérifier les toilettes
32
Aménager la table d'accueil
2 personnes
33
Dernier contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

34
Accueillir les invités
3 personnes
35
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
36
Ouvrir le buffet
2 personnes
37
Servir des amuse-bouches
3 personnes
38
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
39
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
40
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
41
Servir le café et le thé
2 personnes
42
Servir le dessert
3 personnes
43
Encadrer l’espace photo
44
Accompagner le départ des invités
2 personnes

Suivi

45
Rassembler les déchets
3 personnes
46
Démonter le buffet
4 personnes
47
Faire la vaisselle
4 personnes
48
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
49
Retirer la décoration
3 personnes
50
Nettoyer le lieu
4 personnes
51
Emballer le matériel
2 personnes
52
Vérifier le matériel
2 personnes
53
Rendre les articles empruntés
2 personnes
54
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 45
Tables de buffetqté 2
Porte-manteau

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 50
Assiettes à dessertqté 50
Fourchettesqté 50
Couteauxqté 50
Cuillèresqté 50
Verres à vinqté 45
Verres à eauqté 45
Tasses à caféqté 45
Plateaux de serviceqté 8
Saladiers de serviceqté 8
Carafes d'eauqté 4

Décoration

Nappesqté 6
Guirlandes en forme de cœurqté 6
Ballonsqté 50
Pompe à ballons
Vasesqté 8
Bougies LEDqté 24
Mur photo
Livre d’or
Porte-nomsqté 45
Numéros de tableqté 6

Équipement

Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Glacièresqté 3
Machine à café
Bouilloiresqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 4
Verres doseursqté 2
Pinces de serviceqté 6
Louchesqté 3
Décapsuleursqté 2
Tire-bouchonsqté 2
Boîtes de conservationqté 10
Gants de cuisineqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balai et pelle
Serpillière et seau
Chiffons de nettoyageqté 10
Brosses à vaisselleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu au moins 6 à 8 semaines à l’avance, puis confirmez la réservation une semaine avant la fête. Vérifiez aussi l’espace disponible pour les tables, les manteaux et le buffet.
Envoyez les invitations 4 à 6 semaines avant la date et fixez une date limite de réponse 10 à 14 jours avant. Demandez en même temps les allergies, régimes particuliers et besoins alimentaires.
Calculez le menu à partir du nombre d’inscrits confirmés, pas du nombre d’invités contactés. Prévoyez les boissons, les assiettes, les verres et les couverts pour chaque personne, plus environ 10 % de réserve.
Préparez les desserts, les fruits, les légumes, les en-cas et les garnitures la veille lorsque c’est possible. Mettez les boissons au frais plusieurs heures avant l’arrivée et gardez les produits nécessitant le froid dans des glacières si le réfrigérateur est plein.
Installez tables, chaises, nappes, vaisselle et décoration 2 à 3 heures avant l’accueil. Testez les haut-parleurs, les rallonges et les multiprises avant de lancer la playlist, car ces vérifications sont souvent repoussées jusqu’à l’arrivée des invités.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une fête de la Saint-Valentin ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la fête. Demandez une réponse au plus tard 10 à 14 jours avant afin de confirmer le menu, le plan de table et les quantités.
Combien de temps faut-il pour préparer la salle ?: Prévoyez 2 à 3 heures le jour même pour installer les tables, les chaises, les nappes, la vaisselle et la décoration. Ajoutez 30 minutes pour tester la musique et les branchements.
Quand préparer le repas d’une fête de la Saint-Valentin ?: Préparez les desserts, les fruits, les légumes et les en-cas la veille si leur conservation le permet. Les boissons doivent être mises au frais plusieurs heures avant l’arrivée des invités.
Combien de vaisselle prévoir par invité ?: Prévoyez au minimum une assiette de dîner, une assiette à dessert, une fourchette, un couteau, une cuillère, un verre à eau et un verre à vin par personne. Ajoutez environ 10 % de pièces supplémentaires pour les remplacements et les imprévus.

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