Zo organiseer je een ultrawandeltocht
Begin met de route en werk daarna pas de rest uit. Controleer de route op veiligheid, regel vergunningen en leg start- en checkpointlocaties vast voordat je inschrijvingen opent. Vervolgens bouw je de organisatie op rond deelnemersinformatie, bezetting en bevoorrading. De laatste week draait om controleren: weersverwachting, routepijlen, materialen, kratten en startnummers. Zo voorkom je dat een ontbrekend detail op tientallen kilometers afstand een groot probleem wordt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Route definitief uitwerken
2 personen
- 2
Route op veiligheid controleren
3 personen
- 3
Vergunningen aanvragen
- 4
Startlocatie reserveren
- 5
Checkpointlocaties reserveren
2 personen
- 6
Parkeerplaatsen afstemmen
- 7
Hulpdiensten informeren
- 8
Verzekering controleren
- 9
Inschrijfformulier publiceren
- 10
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 12
Dieetwensen verzamelen
- 13
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
- 14
Routekaart en GPX-bestand maken
2 personen
- 15
Checkpointbezetting indelen
2 personen
- 16
Vrijwilligers instrueren
2 personen
- 17
Weersverwachting controleren
- 18
Deelnemerslijst afsluiten
2 personen
- 19
Startnummers sorteren
2 personen
- 20
Routepijlen controleren
2 personen
- 21
Boodschappen doen
3 personen
- 22
Materialen verzamelen
3 personen
- 23
Checkpointkratten samenstellen
4 personen
- 24
Route uitzetten
4 personen
- 25
Startlocatie opbouwen
6 personen
- 26
Checkpointposten opbouwen
8 personen
- 27
Verkeerspunten markeren
3 personen
- 28
Water en voeding koelen
3 personen
- 29
Inschrijftafel inrichten
2 personen
- 30
EHBO-materiaal klaarleggen
2 personen
- 31
Briefing vrijwilligers geven
3 personen
Event
- 32
Deelnemers ontvangen
4 personen
- 33
Startnummers uitdelen
3 personen
- 34
Bagage innemen
2 personen
- 35
Startsein geven
2 personen
- 36
Startregistratie bijhouden
2 personen
- 37
Checkpointdeelnemers registreren
8 personen
- 38
Water uitdelen
8 personen
- 39
Voeding uitdelen
8 personen
- 40
Dranken bijvullen
6 personen
- 41
EHBO verlenen
2 personen
- 42
Route en verkeer controleren
3 personen
- 43
Achterblijvers signaleren
2 personen
- 44
Sweepteam inzetten
3 personen
- 45
Finishers registreren
3 personen
- 46
Finishers verzorgen
4 personen
- 47
Bagage teruggeven
2 personen
- 48
Finishmedailles uitdelen
2 personen
- 49
Warme drank serveren
3 personen
- 50
Laatste deelnemers begeleiden
3 personen
Nazorg
- 51
Finishlocatie afbouwen
5 personen
- 52
Checkpointposten afbouwen
8 personen
- 53
Routepijlen verwijderen
4 personen
- 54
Afval verzamelen
6 personen
- 55
Locatie schoonmaken
4 personen
- 56
Materialen schoonmaken
3 personen
- 57
Materialen inventariseren
2 personen
- 58
Materialen retourneren
2 personen
- 59
Gevonden voorwerpen verwerken
- 60
Deelnemersbedankje versturen
- 61
Uitslagen publiceren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 4
- Klaptafelsaantal 12
- Klapstoelenaantal 24
- Kleedruimtetentenaantal 2
- Afvalbakkenaantal 12
Apparatuur
- Koelboxenaantal 10
- Warmwaterdispensersaantal 3
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Portofoonsaantal 12
- Mobiele opladersaantal 6
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Megafonenaantal 2
Verlichting
- Ledlampenaantal 12
- Batterijlantaarnsaantal 12
Sportmateriaal
- Routepijlenaantal 120
- Routebordenaantal 20
- Afzetlintaantal 12
- Verkeerskegelsaantal 30
- Startnummersaantal 150
- Veiligheidsspeldenaantal 300
- Finishmedaillesaantal 150
- Polsbandjesaantal 150
- Routekaartenaantal 180
- Pennenaantal 30
- Klembordenaantal 12
- Waterjerrycansaantal 12
- Drinkbekers herbruikbaaraantal 300
- Thermodekensaantal 20
- Bagagelabelsaantal 180
- Bagagekrattenaantal 20
- Handlampenaantal 12
- Reflectievestenaantal 20
- Paraplu'saantal 10
EHBO
- EHBO-koffersaantal 4
- Reanimatiesetsaantal 2
- Pleistersaantal 200
- Sporttapeaantal 20
- Blarenpleistersaantal 100
- Nitrilhandschoenenaantal 200
- Desinfectiemiddelaantal 6
- Koude kompressenaantal 20
- Reddingsdekensaantal 20
Servies
- Thermobekersaantal 150
- Koffiebekersaantal 250
- Bordenaantal 180
- Besteksetsaantal 180
- Opscheplepelsaantal 12
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Messenaantal 12
- Thermoskannenaantal 12
- Voedselbakkenaantal 24
- Schenk kannenaantal 12
Schoonmaak
- Stoffer en blikaantal 4
- Emmersaantal 6
- Schoonmaakdoekenaantal 30
- Handzeepdispensersaantal 8
- Afvalgrijpersaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Werk eerst de volledige route uit en controleer elk deel op veiligheid. Maak daarna een routekaart en GPX-bestand, zodat deelnemers en checkpointteams dezelfde informatie gebruiken.
- Regel vergunningen, verzekering, hulpdiensten, startlocatie, checkpoints en parkeren voordat je het inschrijfformulier publiceert. Plan hiervoor minimaal enkele weken ruimte; toestemming of afstemming kan langer duren dan materiaal bestellen.
- Maak per checkpoint één krat met de benodigde materialen en wijs minstens één verantwoordelijke aan. Controleer uiterlijk de avond ervoor of water, bekers, thermodekens, routekaarten en communicatiemiddelen compleet zijn.
- Sluit de deelnemerslijst op een vast moment af en sorteer de startnummers daarna direct. Verstuur deelnemersinformatie met route, GPX-bestand, startinstructies en praktische details uiterlijk 3 dagen voor vertrek.
- Zet de routepijlen en borden niet pas bij de start uit. Loop de gemarkeerde route vooraf na en doe op de wedstrijddag een laatste controle; zorg bij een vroege start ook voor ledlampen of batterijlantaarns.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een ultrawandeltocht organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met route, vergunningen en locaties. Reserveer start- en checkpointlocaties zodra de route vaststaat, omdat die bepalend zijn voor de rest van de planning.
- Hoeveel checkpoints heb je nodig bij een ultrawandeltocht?
- Plan een checkpoint op ongeveer iedere 10 tot 15 kilometer, afhankelijk van de afstand, route en beschikbaarheid van water. Leg per checkpoint uiterlijk 2 weken vooraf de bezetting, bevoorrading en bereikbaarheid vast.
- Wanneer verstuur je de deelnemersinformatie?
- Stuur de definitieve informatie uiterlijk 3 dagen voor de tocht. Neem daarin de routekaart, het GPX-bestand, starttijd, bereikbaarheid, parkeerafspraken en instructies voor checkpoints op.
- Wanneer zet je routepijlen uit voor een ultrawandeltocht?
- Zet de routepijlen en routeborden zo kort mogelijk voor de start uit, zodat ze niet verdwijnen of verplaatst worden. Controleer de hele route nog één keer op de ochtend zelf en neem extra pijlen, afzetlint en verkeerskegels mee.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!