Organiser une ultra-marche sans perdre le fil
Une ultra-marche se prépare d’abord comme un dispositif de sécurité, puis comme une expérience pour les participants. Commence par verrouiller l’itinéraire, les autorisations, l’assurance et les points de contrôle avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, transforme le parcours en consignes claires : carte, fichier GPX, balisage, ravitaillements et rôles des bénévoles. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les effectifs, préparer les caisses et vérifier chaque détail sur le terrain.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Finaliser l’itinéraire
2 personnes
- 2
Vérifier la sécurité du parcours
3 personnes
- 3
Demander les autorisations
- 4
Réserver le lieu de départ
- 5
Réserver des emplacements de checkpoints
2 personnes
- 6
Coordonner les places de parking
- 7
Informer les services de secours
- 8
Vérifier l’assurance
- 9
Publier le formulaire d'inscription
- 10
Envoyer les invitations
2 personnes
- 11
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 12
Recueillir les besoins alimentaires
- 13
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
- 14
Créer la carte du parcours et le fichier GPX
2 personnes
- 15
Répartir les postes de contrôle
2 personnes
- 16
Briefer les bénévoles
2 personnes
- 17
Vérifier les prévisions météo
- 18
Clôturer la liste des participants
2 personnes
- 19
Trier les dossards
2 personnes
- 20
Vérifier les flèches d’itinéraire
2 personnes
- 21
Faire les courses
3 personnes
- 22
Rassembler le matériel
3 personnes
- 23
Préparer les caisses de point de contrôle
4 personnes
- 24
Tracer l’itinéraire
4 personnes
- 25
Installer le lieu de départ
6 personnes
- 26
Monter les postes de contrôle
8 personnes
- 27
Marquer les points de circulation
3 personnes
- 28
Refroidir l’eau et les aliments
3 personnes
- 29
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
- 30
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
- 31
Briefer les bénévoles
3 personnes
Événement
- 32
Accueillir les participants
4 personnes
- 33
Distribuer les dossards
3 personnes
- 34
Recevoir les bagages
2 personnes
- 35
Donner le signal de départ
2 personnes
- 36
Tenir le registre des départs
2 personnes
- 37
Enregistrer les participants aux checkpoints
8 personnes
- 38
Distribuer de l'eau
8 personnes
- 39
Distribuer les aliments
8 personnes
- 40
Réapprovisionner les boissons
6 personnes
- 41
Prodiguer les premiers secours
2 personnes
- 42
Contrôler l'itinéraire et la circulation
3 personnes
- 43
Repérer les personnes restées sur place
2 personnes
- 44
Mobiliser l’équipe de nettoyage
3 personnes
- 45
Enregistrer les arrivants
3 personnes
- 46
Prendre en charge les finishers
4 personnes
- 47
Rendre les bagages
2 personnes
- 48
Distribuer les médailles d’arrivée
2 personnes
- 49
Servir des boissons chaudes
3 personnes
- 50
Accompagner les derniers participants
3 personnes
Suivi
- 51
Démonter la zone d’arrivée
5 personnes
- 52
Démonter les postes de contrôle
8 personnes
- 53
Retirer les flèches d’itinéraire
4 personnes
- 54
Rassembler les déchets
6 personnes
- 55
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 56
Nettoyer le matériel
3 personnes
- 57
Inventorier le matériel
2 personnes
- 58
Retourner les matériels
2 personnes
- 59
Traiter les objets trouvés
- 60
Envoyer un message de remerciement aux participants
- 61
Publier les résultats
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 4
- Tables pliantesqté 12
- Chaises pliantesqté 24
- Tentes de vestiaireqté 2
- Poubellesqté 12
Équipement
- Glacièresqté 10
- Distributeurs d’eau chaudeqté 3
- Machines à caféqté 3
- Talkies-walkiesqté 12
- Chargeurs mobilesqté 6
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Mégaphonesqté 2
Éclairage
- Lampes LEDqté 12
- Lampes à pilesqté 12
Matériel de sport
- Flèches de directionqté 120
- Panneaux de directionqté 20
- Ruban de balisageqté 12
- Cônes de signalisationqté 30
- Numéros de départqté 150
- Épingles de sûretéqté 300
- Médailles de finisherqté 150
- Braceletsqté 150
- Cartes d'itinéraireqté 180
- Stylosqté 30
- Presse-papiersqté 12
- Bidons d'eauqté 12
- Gobelets réutilisablesqté 300
- Marqueurs thermiquesqté 20
- Étiquettes de bagagesqté 180
- Caisses à bagagesqté 20
- Lampes de pocheqté 12
- Gilets réfléchissantsqté 20
- Parapluiesqté 10
Premiers secours
- Trousses de premiers secoursqté 4
- Kits de réanimationqté 2
- Pansementsqté 200
- Ruban de sportqté 20
- Pansements pour ampoulesqté 100
- Gants en nitrileqté 200
- Désinfectantqté 6
- Compresses froidesqté 20
- Couvertures de survieqté 20
Vaisselle
- Gobelets thermiquesqté 150
- Gobelets à caféqté 250
- Assiettesqté 180
- Couvertsqté 180
- Louchesqté 12
Cuisine
- Planches à découperqté 6
- Couteauxqté 12
- Thermosqté 12
- Bacs alimentairesqté 24
- Pichets de serviceqté 12
Nettoyage
- Balayette et pelleqté 4
- Seauxqté 6
- Chiffons de nettoyageqté 30
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
- Pinces à déchetsqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Finalise le parcours avant de publier le formulaire d’inscription. Vérifie les passages sensibles, les solutions de repli et le nombre exact de points de contrôle avant de produire la carte et le fichier GPX.
- Réserve les emplacements et les autorisations plusieurs semaines à l’avance. Un départ, un parking ou un checkpoint indisponible au dernier moment peut obliger à modifier tout l’itinéraire.
- Clôture les inscriptions assez tôt pour préparer les numéros de départ, les bracelets, les cartes et les besoins alimentaires. Prévois une liste séparée pour les changements reçus après la clôture.
- Prépare une caisse par point de contrôle, avec l’eau, les gobelets, les stylos, les presse-papiers, les consignes et le matériel de balisage nécessaires. Les bénévoles doivent pouvoir installer leur poste sans retourner au départ.
- Fais un briefing opérationnel des bénévoles avant le jour J : horaires, emplacement, signalement d’un participant en difficulté et moyen de communication. Teste les talkies-walkies, les chargeurs et l’éclairage avant l’installation du départ.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une ultra-marche ?
- Prévois au moins 8 à 12 semaines pour un parcours avec autorisations, parking, checkpoints et assurance. Un itinéraire complexe ou un grand nombre de participants demande davantage de marge.
- Quand faut-il ouvrir les inscriptions d’une ultra-marche ?
- Ouvre-les une fois l’itinéraire, le départ et les principaux points de contrôle confirmés. Fixe la clôture au moins 7 à 10 jours avant l’événement pour traiter les besoins alimentaires et préparer les dossards.
- Que faut-il vérifier la veille d’une ultra-marche ?
- Contrôle les prévisions météo, le balisage, les caisses de checkpoints, les radios et l’installation du départ. Vérifie aussi que les bénévoles disposent de leur horaire, de leur emplacement et des numéros d’urgence.
- Combien de bénévoles prévoir pour une ultra-marche ?
- Le nombre dépend du parcours et des horaires, mais chaque checkpoint doit avoir une équipe définie et un responsable identifié. Ajoute au minimum une personne de réserve pour les absences ou les déplacements imprévus.
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