So organisierst du eine Ultrawandertour
Eine Ultrawandertour steht und fällt mit einer belastbaren Route, klaren Checkpoints und einer Sicherheitsplanung, die auch bei schlechtem Wetter funktioniert. Beginne mehrere Wochen vorher mit Streckenprüfung, Genehmigungen und Reservierungen für Startort, Parkplätze und Versorgungsstellen. Danach folgen Anmeldung, Helferplanung und Teilnehmerinformationen. In den letzten Tagen geht es vor allem um Markierungen, Materialkisten, Startnummern und eine letzte Wetter- und Sicherheitskontrolle.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Route endgültig ausarbeiten
2 Personen
- 2
Route auf Sicherheit prüfen
3 Personen
- 3
Genehmigungen beantragen
- 4
Startort reservieren
- 5
Checkpoint-Standorte reservieren
2 Personen
- 6
Parkplätze abstimmen
- 7
Rettungsdienste informieren
- 8
Versicherung prüfen
- 9
Anmeldeformular veröffentlichen
- 10
Einladungen verschicken
2 Personen
- 11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 12
Ernährungswünsche erfassen
- 13
Teilnehmerinformationen versenden
2 Personen
- 14
Streckenkarte und GPX-Datei erstellen
2 Personen
- 15
Checkpoint-Besetzung einteilen
2 Personen
- 16
Freiwillige einweisen
2 Personen
- 17
Wettervorhersage prüfen
- 18
Teilnehmerliste abschließen
2 Personen
- 19
Startnummern sortieren
2 Personen
- 20
Wegweiser prüfen
2 Personen
- 21
Einkaufen gehen
3 Personen
- 22
Materialien zusammenstellen
3 Personen
- 23
Checkpoint-Kisten zusammenstellen
4 Personen
- 24
Route festlegen
4 Personen
- 25
Startort aufbauen
6 Personen
- 26
Checkpoint-Stationen aufbauen
8 Personen
- 27
Verkehrspunkte markieren
3 Personen
- 28
Wasser und Verpflegung kühlen
3 Personen
- 29
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
- 30
Erste-Hilfe-Material bereitlegen
2 Personen
- 31
Freiwillige einweisen
3 Personen
Event
- 32
Teilnehmende empfangen
4 Personen
- 33
Startnummern ausgeben
3 Personen
- 34
Gepäck annehmen
2 Personen
- 35
Startsignal geben
2 Personen
- 36
Startregistrierung führen
2 Personen
- 37
Checkpoint-Teilnehmer registrieren
8 Personen
- 38
Wasser verteilen
8 Personen
- 39
Verpflegung austeilen
8 Personen
- 40
Getränke nachfüllen
6 Personen
- 41
Erste Hilfe leisten
2 Personen
- 42
Route und Verkehr kontrollieren
3 Personen
- 43
Verbliebene Personen ausfindig machen
2 Personen
- 44
Sweep-Team einsetzen
3 Personen
- 45
Zieleinläufe erfassen
3 Personen
- 46
Zieleinläufer betreuen
4 Personen
- 47
Gepäck zurückgeben
2 Personen
- 48
Finisher-Medaillen verteilen
2 Personen
- 49
Heiße Getränke servieren
3 Personen
- 50
Die letzten Teilnehmer begleiten
3 Personen
Nachbereitung
- 51
Zielort abbauen
5 Personen
- 52
Checkpoint-Stationen abbauen
8 Personen
- 53
Wegweiser entfernen
4 Personen
- 54
Abfall sammeln
6 Personen
- 55
Location reinigen
4 Personen
- 56
Materialien reinigen
3 Personen
- 57
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 58
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 59
Gefundene Gegenstände bearbeiten
- 60
Dankeschön an Teilnehmer versenden
- 61
Ergebnisse veröffentlichen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 4
- KlappischeAnz. 12
- KlappstühleAnz. 24
- UmkleidezelteAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 12
Ausstattung
- KühlboxenAnz. 10
- HeißwasserspenderAnz. 3
- KaffeemaschinenAnz. 3
- FunkgeräteAnz. 12
- Mobile LadegeräteAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- MegafoneAnz. 2
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 12
- BatterielaternenAnz. 12
Sportmaterial
- WegweiserAnz. 120
- WegweiserAnz. 20
- AbsperrbandAnz. 12
- VerkehrskegelAnz. 30
- StartnummernAnz. 150
- SicherheitsnadelnAnz. 300
- Finisher-MedaillenAnz. 150
- ArmbänderAnz. 150
- RoutenpläneAnz. 180
- StifteAnz. 30
- KlemmbretterAnz. 12
- WasserkanisterAnz. 12
- Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 300
- ThermodeckenAnz. 20
- GepäckanhängerAnz. 180
- GepäckkistenAnz. 20
- HandlampenAnz. 12
- WarnwestenAnz. 20
- RegenschirmeAnz. 10
Erste Hilfe
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 4
- ReanimationssetsAnz. 2
- PflasterAnz. 200
- SporttapeAnz. 20
- BlasenpflasterAnz. 100
- NitrilhandschuheAnz. 200
- DesinfektionsmittelAnz. 6
- Kalte KompressenAnz. 20
- RettungsdeckenAnz. 20
Geschirr
- ThermobecherAnz. 150
- KaffeebecherAnz. 250
- TellerAnz. 180
- BestecksetsAnz. 180
- ServierlöffelAnz. 12
Küche
- SchneidebretterAnz. 6
- MesserAnz. 12
- ThermoskannenAnz. 12
- LebensmittelboxenAnz. 24
- AusgießkannenAnz. 12
Reinigung
- Handfeger und KehrblechAnz. 4
- EimerAnz. 6
- PutzlappenAnz. 30
- HandseifenspenderAnz. 8
- AbfallgreiferAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege die Route fest, bevor du Anmeldungen öffnest. Prüfe jeden Abschnitt auf Sicherheit, dokumentiere die Strecke als Karte und GPX-Datei und gib den Teilnehmenden klare Hinweise zu schwierigen Passagen.
- Kümmere dich früh um Genehmigungen und Reservierungen: Startort, Checkpoints und Parkplätze sollten geklärt sein, bevor Einladungen verschickt werden. Informiere außerdem rechtzeitig Rettungsdienste und prüfe den Versicherungsschutz.
- Plane Checkpoints nicht nur nach Entfernung, sondern nach Besetzung und Versorgung. Teile Helfer mit festen Schichten ein und stelle für jeden Standort eine eigene Kiste mit Wasserkanistern, Bechern, Funkgerät, Stiften und Klemmbrett zusammen.
- Schließe die Teilnehmerliste nicht erst am Starttag. Erfasse Ernährungswünsche vorab, sortiere die Startnummern und verschicke Teilnehmerinformationen mit Startablauf, Streckenplan, GPX-Datei und Notfallhinweisen spätestens einige Tage vorher.
- Baue den Startort am Vortag oder früh am Veranstaltungstag auf. Prüfe Wegweiser, Absperrband, Verkehrskegel, Beleuchtung, Ladegeräte und Verlängerungskabel; Thermodecken und mobile Kommunikation gehören griffbereit in die Sicherheitsausrüstung.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher sollte man eine Ultrawandertour organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. In diesem Zeitraum lassen sich Route, Genehmigungen, Reservierungen, Versicherung und Helferbesetzung klären; die letzte Material- und Wetterkontrolle erfolgt in den 3 bis 5 Tagen vor dem Start.
- Was muss bei der Route einer Ultrawandertour geprüft werden?
- Prüfe die gesamte Strecke auf Gefahrenstellen, Querungen, Orientierung und erreichbare Rettungswege. Erstelle spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin eine endgültige Streckenkarte und GPX-Datei und kontrolliere die Markierungen kurz vor dem Start erneut.
- Wie plant man Checkpoints bei einer Ultrawandertour?
- Lege jeden Checkpoint nach Strecke, Erreichbarkeit und Versorgungsbedarf fest und reserviere die Standorte frühzeitig. Teile pro Standort feste Helfer ein und stelle die jeweilige Materialkiste spätestens am Vortag vollständig zusammen.
- Wann bekommen Teilnehmer die Informationen zur Ultrawandertour?
- Versende die wichtigsten Informationen 3 bis 7 Tage vor der Tour. Dazu gehören Startort und Uhrzeit, Parkhinweise, Streckenkarte, GPX-Datei, Ausrüstungshinweise, Checkpoint-Informationen und ein Kontakt für Notfälle.
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