Zo organiseer je een ultratrail zonder gaten in de voorbereiding

Een ultratrail organiseren begint niet met startnummers of medailles, maar met een haalbaar parcours, toestemming en een veiligheidsplan. Leg eerst datum, start- en finishlocatie en route vast. Daarna regel je vergunningen, verzekering, waterposten, EHBO en genoeg vrijwilligers. Pas wanneer de inschrijvingen lopen, werk je deelnemersinformatie, pakketten, routepijlen en bevoorrading uit. De laatste week draait vooral om controleren, printen, indelen en materiaal naar de juiste plek brengen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en parcours vastleggen
3 personen
2
Start- en finishlocatie reserveren
3
Vergunningen aanvragen
4
Verzekering controleren
5
Route op veiligheid controleren
4 personen
6
Waterposten bepalen
3 personen
7
Vrijwilligers werven
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Inschrijfformulier openen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Vrijwilligers indelen
2 personen
13
EHBO-bezetting vastleggen
14
Communicatieplan maken
2 personen
15
Routekaart publiceren
16
Weersverwachting controleren
17
Boodschappenlijst controleren
2 personen
18
Startnummers afdrukken
2 personen
19
Deelnemerslijst afdrukken
20
Routepijlen voorbereiden
3 personen
21
Pakketten samenstellen
4 personen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Koelboxen vullen
2 personen
24
Materiaal naar locatie brengen
4 personen

Event

25
Startvak afzetten
4 personen
26
Finishboog plaatsen
3 personen
27
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
28
Inschrijfbalie inrichten
3 personen
29
Bewegwijzering plaatsen
6 personen
30
Waterposten opbouwen
8 personen
31
EHBO-post inrichten
2 personen
32
Geluid en microfoon testen
2 personen
33
Startnummers klaarleggen
2 personen
34
Koffie en thee zetten
2 personen
35
Deelnemers ontvangen
4 personen
36
Startnummers uitdelen
4 personen
37
Bagage innemen
3 personen
38
Routebriefing geven
2 personen
39
Startschot geven
2 personen
40
Doorkomsten registreren
4 personen
41
Waterposten bemannen
16 personen
42
Dranken bijvullen
6 personen
43
Eten bij waterposten uitdelen
8 personen
44
Routeposten controleren
4 personen
45
Finishers ontvangen
4 personen
46
Medaille en finishpakket uitdelen
3 personen
47
Finishermaaltijd serveren
6 personen
48
Kleding en bagage uitgeven
3 personen
49
Deelnemers informeren over sluiting
2 personen
50
Laatste deelnemer afmelden
2 personen

Nazorg

51
Routepijlen verwijderen
6 personen
52
Waterposten afbreken
8 personen
53
Start- en finishgebied opruimen
6 personen
54
Afval inzamelen
6 personen
55
Servies afwassen
3 personen
56
Materiaal terugbrengen
4 personen
57
Locatie schoonmaken
4 personen
58
Huurmaterialen retourneren
2 personen
59
Overgebleven voedsel opslaan
2 personen
60
Deelnemersresultaten publiceren
2 personen
61
Gevonden voorwerpen registreren
62
Bedankbericht versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 40
Biertafelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 4
Afzethekkenaantal 30

Sportmateriaal

Startnummersaantal 250
Startnummerbandenaantal 250
Routepijlenaantal 180
Markeerlintaantal 20
Kilometerbordjesaantal 50
Pionnenaantal 40
Hesjes vrijwilligersaantal 35
Finishermedaillesaantal 220
Polsbandjesaantal 250
Tijdregistratiechipsaantal 250
Kabelbindersaantal 500

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printeraantal 2
Mobiele portofoonsaantal 12
Powerbanksaantal 10
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Mobiele speakersaantal 2
Microfoonaantal 2
Handlampenaantal 12
Koelboxenaantal 12
Waterjerrycansaantal 30
Jerrycanpompenaantal 12
Thermoskannenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Herbruikbare bordenaantal 250
Herbruikbaar bestekaantal 250
Soeplepelsaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 8
Koksmesaantal 8
Serveerschalenaantal 20
Tangenaantal 12
Opscheplepelsaantal 12
Thermosbekersaantal 20

Decoratie

Finishbanierenaantal 4
Startbanierenaantal 2
Sponsorbordenaantal 20

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtslingersaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 20
Handvegersaantal 6
Vuilnisgrijpersaantal 6
Emmersaantal 8
Dweilenaantal 6
Sponzenaantal 12
Afwasteilenaantal 6

EHBO

EHBO-koffersaantal 4
Reddingsdekensaantal 30
Coldpacksetsaantal 20
Sporttapeaantal 20
Pleistersaantal 200
Nitrilhandschoenenaantal 100

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het parcours vast voordat je inschrijvingen opent. Controleer iedere sectie op kruisingen, smalle passages en bereikbaarheid voor EHBO; bepaal daarna pas waar waterposten en kilometerbordjes komen.
Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met vergunningen, verzekering en vrijwilligers. Voor een lange route heb je niet alleen posten nodig, maar ook mensen voor startvak, finish, routecontrole en communicatie.
Sluit de inschrijving enkele dagen voor de trail af, zodat je dieetwensen, deelnemerslijst, startnummers en pakketten kunt verwerken. Print daarnaast een extra deelnemerslijst en reserve-startnummers voor wijzigingen op de ochtend zelf.
Test tijdregistratiechips, laptop, printer, portofoons en powerbanks uiterlijk één dag vooraf. Neem verlengkabels, stekkerdozen en kabelbinders mee; juist kleine aansluitproblemen vertragen de start en finish.
Maak de materiaalverdeling per locatie voordat je gaat laden. Waterjerrycans, jerrycanpompen, koelboxen, routepijlen, hesjes en handlampen moeten per post herkenbaar klaarstaan, zodat vrijwilligers niet op de wedstrijddag hoeven te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een ultratrail organiseren?: Reken op minimaal 8 tot 12 weken voorbereiding voor een kleinschalige ultratrail. Plan vergunningen, verzekering en routecontrole als eerste; voor een nieuw of complex parcours is 3 tot 6 maanden realistischer.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een ultratrail?: Tel per waterpost minimaal 2 vrijwilligers en reserveer daarnaast mensen voor start, finish, routecontrole en EHBO. Bij 5 waterposten kom je daardoor al snel uit op ongeveer 15 tot 20 vrijwilligers, afhankelijk van de route en looptijd.
Wanneer moet je de routepijlen plaatsen?: Controleer de route 1 tot 2 dagen vooraf en plaats de definitieve routepijlen, markeerlinten en kilometerbordjes op de wedstrijddag of de avond ervoor. Controleer kort voor de start opnieuw kruisingen en kwetsbare plekken.
Hoeveel drank moet je voorzien bij een ultratrail?: Plan per waterpost voldoende water voor de verwachte deelnemers en voor minimaal één extra uur vertraging. Houd naast drinkwater ook reserve in waterjerrycans achter de hand en vul koelboxen en thermoskannen pas zo laat mogelijk.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.