Organiser un ultratrail sans rien laisser au hasard
Un ultratrail se prépare d’abord comme un dispositif de course et de sécurité, puis comme un événement pour les participants. Commencez par la date, le parcours et les autorisations avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, verrouillez les points d’eau, les secours, le balisage et les équipes de bénévoles. Les dernières semaines servent surtout à vérifier les inscriptions, préparer les dossards et acheminer le matériel au départ, à l’arrivée et sur le parcours.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le parcours
3 personnes
- 2
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
- 3
Demander les autorisations
- 4
Vérifier l’assurance
- 5
Vérifier la sécurité du parcours
4 personnes
- 6
Définir les points d'eau
3 personnes
- 7
Recruter des bénévoles
2 personnes
- 8
Envoyer les invitations
2 personnes
- 9
Ouvrir le formulaire d’inscription
- 10
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 11
Recueillir les besoins alimentaires
- 12
Répartir les bénévoles
2 personnes
- 13
Assurer la présence des secours
- 14
Créer le plan de communication
2 personnes
- 15
Publier la carte du parcours
- 16
Vérifier les prévisions météo
- 17
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 18
Imprimer les dossards
2 personnes
- 19
Imprimer la liste des participants
- 20
Préparer les flèches de direction
3 personnes
- 21
Composer les colis
4 personnes
- 22
Faire les courses
3 personnes
- 23
Remplir les glacières
2 personnes
- 24
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Événement
- 25
Balisage du sas de départ
4 personnes
- 26
Installer l'arche d'arrivée
3 personnes
- 27
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 28
Installer le bureau d'inscription
3 personnes
- 29
Installer la signalisation
6 personnes
- 30
Mettre en place les points d’eau
8 personnes
- 31
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
- 32
Tester le son et le micro
2 personnes
- 33
Préparer les dossards
2 personnes
- 34
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 35
Accueillir les participants
4 personnes
- 36
Distribuer les dossards
4 personnes
- 37
Recevoir les bagages
3 personnes
- 38
Faire le briefing du parcours
2 personnes
- 39
Donner le coup d’envoi
2 personnes
- 40
Enregistrer les passages
4 personnes
- 41
Tenir les postes d’eau
16 personnes
- 42
Réapprovisionner les boissons
6 personnes
- 43
Distribuer la nourriture aux points d’eau
8 personnes
- 44
Vérifier les postes de parcours
4 personnes
- 45
Accueillir les finisseurs
4 personnes
- 46
Distribuer la médaille et le kit d’arrivée
3 personnes
- 47
Servir le repas d’arrivée
6 personnes
- 48
Distribuer les vêtements et les bagages
3 personnes
- 49
Informer les participants de la fermeture
2 personnes
- 50
Désinscrire le dernier participant
2 personnes
Suivi
- 51
Retirer les flèches d’itinéraire
6 personnes
- 52
Démonter les postes d’eau
8 personnes
- 53
Ranger la zone de départ et d’arrivée
6 personnes
- 54
Collecter les déchets
6 personnes
- 55
Faire la vaisselle
3 personnes
- 56
Rapporter le matériel
4 personnes
- 57
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 58
Retourner les matériels de location
2 personnes
- 59
Stocker les restes alimentaires
2 personnes
- 60
Publier les résultats des participants
2 personnes
- 61
Enregistrer les objets trouvés
- 62
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 4
- Tables pliantesqté 12
- Chaises pliantesqté 40
- Tables de bièreqté 6
- Portants à vêtementsqté 4
- Barrières de sécuritéqté 30
Matériel de sport
- Numéros de départqté 250
- Bracelets de dossardqté 250
- Flèches de directionqté 180
- Ruban de balisageqté 20
- Panneaux de kilométrageqté 50
- Cônesqté 40
- Gilets des bénévolesqté 35
- Médailles de finisherqté 220
- Braceletsqté 250
- Puces de chronométrageqté 250
- Serre-câblesqté 500
Équipement
- Ordinateur portableqté 2
- Imprimanteqté 2
- Talkies-walkiesqté 12
- Batteries externesqté 10
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 8
- Enceintes mobilesqté 2
- Microphoneqté 2
- Lampes de pocheqté 12
- Glacièresqté 12
- Bidons d'eauqté 30
- Pompes pour jerrycansqté 12
- Thermosqté 8
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 300
- Assiettes réutilisablesqté 250
- Couverts réutilisablesqté 250
- Louches à soupeqté 12
Cuisine
- Planches à découperqté 8
- Couteau de chefqté 8
- Plateaux de serviceqté 20
- Pincesqté 12
- Louchesqté 12
- Mugs isothermesqté 20
Décoration
- Bannières d’arrivéeqté 4
- Bannières de départqté 2
- Panneaux de sponsorqté 20
Éclairage
- Lampes LEDqté 12
- Guirlandes lumineusesqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 20
- Balais à mainqté 6
- Pinces à déchetsqté 6
- Seauxqté 8
- Serpillièresqté 6
- Épongesqté 12
- Bacs à vaisselleqté 6
Premiers secours
- Trousses de premiers secoursqté 4
- Couvertures de survieqté 30
- Packs de pochettes de froidqté 20
- Ruban de sportqté 20
- Pansementsqté 200
- Gants en nitrileqté 100
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par le parcours et les autorisations : réservez le départ et l’arrivée, puis prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour obtenir les accords nécessaires et vérifier l’assurance.
- Dimensionnez chaque point d’eau à partir du nombre de coureurs et de la distance entre deux ravitaillements. Préparez les bidons, les glacières, les pompes pour jerrycans et une équipe identifiée pour chaque poste.
- Faites un plan de bénévoles par zone plutôt qu’une liste unique : départ, arrivée, ravitaillements, carrefours et assistance. Confirmez les affectations au plus tard 10 jours avant la course et fournissez des gilets ainsi que des talkies-walkies.
- Traitez les inscriptions en deux temps : contrôlez les informations de course et les besoins alimentaires, puis imprimez les numéros de départ et la liste des participants 3 à 5 jours avant l’épreuve.
- Ne gardez pas le balisage pour le matin même. Préparez les flèches, le ruban, les panneaux de kilométrage, les cônes et les serre-câbles la veille, puis faites une vérification complète du parcours avant l’ouverture du sas.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un ultratrail ?
- Prévoyez au minimum 4 à 6 mois pour un ultratrail avec parcours extérieur, autorisations et bénévoles. Commencez par la date, le tracé, le lieu de départ et d’arrivée, puis lancez les démarches administratives avant les inscriptions.
- Quand ouvrir les inscriptions pour un ultratrail ?
- Ouvrez les inscriptions une fois le parcours, les autorisations principales, l’assurance et les règles de sécurité cadrés, généralement 8 à 12 semaines avant la course. Fixez ensuite une date de clôture 7 à 10 jours avant l’épreuve pour finaliser les dossards et les ravitaillements.
- Combien de bénévoles faut-il pour un ultratrail ?
- Le nombre dépend du tracé, mais comptez au minimum une personne par point d’eau, deux à quatre personnes au départ et à l’arrivée, et un renfort pour les carrefours ou zones isolées. Ajoutez 10 à 15 % de remplaçants afin de couvrir les désistements le jour J.
- Quand installer le balisage d’un ultratrail ?
- Préparez et triez le matériel la veille, puis installez le balisage suffisamment tôt pour effectuer une reconnaissance complète avant le départ. Gardez une équipe mobile avec des flèches, du ruban, des cônes et des talkies-walkies pour corriger les oublis jusqu’à l’ouverture du sas.
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