Cómo organizar un ultratrail sin perder el control
Organizar un ultratrail empieza mucho antes de marcar la salida. Primero se fijan la fecha y el recorrido; después se cierran permisos, seguro, puntos de agua y personal de apoyo. La inscripción y la comunicación deben avanzar mientras se revisa la ruta y se prepara el material. El día anterior, deja agrupados dorsales, flechas, neveras y equipos para que el montaje no dependa de decisiones improvisadas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el recorrido
3 personas
- 2
Reservar la salida y la meta
- 3
Solicitar permisos
- 4
Comprobar el seguro
- 5
Comprobar la ruta por seguridad
4 personas
- 6
Determinar puntos de agua
3 personas
- 7
Reclutar voluntarios
2 personas
- 8
Enviar invitaciones
2 personas
- 9
Abrir el formulario de inscripción
- 10
Gestionar inscripciones
2 personas
- 11
Recoger preferencias dietéticas
- 12
Asignar voluntarios
2 personas
- 13
Asignar personal de primeros auxilios
- 14
Elaborar el plan de comunicación
2 personas
- 15
Publicar mapa de ruta
- 16
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 17
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 18
Imprimir los dorsales
2 personas
- 19
Imprimir la lista de participantes
- 20
Preparar las flechas de ruta
3 personas
- 21
Montar los paquetes
4 personas
- 22
Hacer la compra
3 personas
- 23
Llenar las neveras portátiles
2 personas
- 24
Llevar el material al lugar
4 personas
Evento
- 25
Delimitar la salida
4 personas
- 26
Colocar arco de meta
3 personas
- 27
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 28
Montar el mostrador de inscripción
3 personas
- 29
Colocar la señalización
6 personas
- 30
Montar puestos de agua
8 personas
- 31
Montar un puesto de primeros auxilios
2 personas
- 32
Probar el sonido y el micrófono
2 personas
- 33
Preparar los dorsales
2 personas
- 34
Preparar café y té
2 personas
- 35
Recepción de participantes
4 personas
- 36
Repartir dorsales
4 personas
- 37
Recibir el equipaje
3 personas
- 38
Dar la charla del recorrido
2 personas
- 39
Dar la salida
2 personas
- 40
Registrar las llegadas
4 personas
- 41
Atender los puestos de agua
16 personas
- 42
Rellenar las bebidas
6 personas
- 43
Repartir comida en los puestos de agua
8 personas
- 44
Comprobar los puestos de ruta
4 personas
- 45
Recibir a los participantes que terminan
4 personas
- 46
Entregar la medalla y el paquete de llegada
3 personas
- 47
Servir la comida de finisher
6 personas
- 48
Entregar ropa y equipaje
3 personas
- 49
Informar a los participantes sobre el cierre
2 personas
- 50
Dar de baja al último participante
2 personas
Seguimiento
- 51
Retirar las flechas de ruta
6 personas
- 52
Desmontar los puestos de agua
8 personas
- 53
Limpiar la zona de salida y meta
6 personas
- 54
Recoger la basura
6 personas
- 55
Lavar la vajilla
3 personas
- 56
Devolver el material
4 personas
- 57
Limpiar el lugar
4 personas
- 58
Devolver el material alquilado
2 personas
- 59
Guardar la comida sobrante
2 personas
- 60
Publicar los resultados de los participantes
2 personas
- 61
Registrar objetos perdidos
- 62
Enviar mensaje de agradecimiento
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 4
- Mesas plegablescant. 12
- Sillas plegablescant. 40
- Mesas de cervezacant. 6
- Percheroscant. 4
- Vallas de separacióncant. 30
Material deportivo
- Dorsalescant. 250
- Brazaletes con número de salidacant. 250
- Flechas de rutacant. 180
- Cinta de señalizacióncant. 20
- Señales de kilómetrocant. 50
- Conoscant. 40
- Chalecos para voluntarioscant. 35
- Medallas de finishercant. 220
- Pulserascant. 250
- Chips de cronometrajecant. 250
- Bridascant. 500
Equipo
- Portátilcant. 2
- Impresoracant. 2
- Walkie-talkiescant. 12
- Baterías externascant. 10
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 8
- Altavoces móvilescant. 2
- Micrófonocant. 2
- Linternas de manocant. 12
- Neveras portátilescant. 12
- Bidones de aguacant. 30
- Bombas para bidonescant. 12
- Termoscant. 8
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 300
- Platos reutilizablescant. 250
- Cubiertos reutilizablescant. 250
- Cucharones para sopacant. 12
Cocina
- Tablas de cortarcant. 8
- Cuchillo de chefcant. 8
- Bandejas de servircant. 20
- Pinzascant. 12
- Cucharonescant. 12
- Vasos térmicoscant. 20
Decoración
- Banderas de metacant. 4
- Banderolas de salidacant. 2
- Carteles de patrocinadorescant. 20
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 12
- Guirnaldas de lucescant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 20
- Escobas de manocant. 6
- Recogedores de basuracant. 6
- Cuboscant. 8
- Fregonascant. 6
- Esponjascant. 12
- Cubetas para lavarcant. 6
Primeros auxilios
- Botiquines de primeros auxilioscant. 4
- Mantas térmicascant. 30
- Kits de compresas fríascant. 20
- Cinta deportivacant. 20
- Tiritascant. 200
- Guantes de nitrilocant. 100
Catering
- Compras
Consejos
- Define primero la fecha, la salida, la meta y el recorrido completo. Haz una comprobación de seguridad de la ruta con tiempo suficiente para corregir desvíos, zonas peligrosas y puntos sin cobertura.
- Calcula los puntos de agua según la distancia y el tiempo previsto de cada corredor. Confirma quién repone cada punto y prepara bidones, bombas y neveras al menos el día anterior.
- No esperes a la última semana para reclutar voluntarios. Asigna por escrito las funciones de cada persona, incluido el personal de primeros auxilios, y entrega chalecos y walkie-talkies antes del briefing.
- Cierra las inscripciones con margen para revisar preferencias dietéticas, imprimir dorsales y preparar los paquetes. Imprime también una lista actualizada de participantes para salida, controles y meta.
- Prepara un plan alternativo para lluvia, calor o cambios en la ruta. Comprueba el pronóstico, carga baterías externas y prueba portátil, impresora, altavoces y micrófono antes de transportar todo al lugar.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un ultratrail?
- Empieza entre 4 y 6 meses antes si necesitas permisos, seguro, voluntarios y una ruta señalizada. Reserva la salida y la meta al principio, porque esos espacios condicionan el resto del plan.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para un ultratrail?
- Calcula al menos 1 voluntario por punto de agua y añade personal para salida, meta, controles y cruces delicados. Para una prueba con varios avituallamientos, conviene cerrar la asignación 2 semanas antes.
- ¿Cuánta agua hay que preparar en un ultratrail?
- Como punto de partida, calcula entre 0,5 y 1 litro por corredor en cada punto, ajustando por distancia, calor y duración prevista. Reserva una cantidad adicional para el personal y deja la reposición definida antes del montaje.
- ¿Cuándo se debe señalizar la ruta del ultratrail?
- Coloca flechas, cinta, conos y señales de kilómetro el día anterior o varias horas antes de la salida, según las restricciones del recorrido. Haz una última revisión completa justo antes de abrir la zona de salida.
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