Zo organiseer je een ultramarathon

Een ultramarathon organiseren begint niet bij de inschrijvingen, maar bij een haalbaar parcours en toestemming voor de route. Leg daarna de startlocatie, verzekering, EHBO en tijdwaarneming vast voordat je deelnemers uitnodigt. Plan bevoorradingsposten op vaste afstanden en geef vrijwilligers per post duidelijke instructies. In de laatste weken draait alles om controle: routepijlen, startnummers, medische informatie, weersverwachting en de bezetting van elke post.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Startlocatie reserveren
2
Parcours uitzetten
3 personen
3
Vergunningen aanvragen
4
Verzekering regelen
5
EHBO-team vastleggen
6
Tijdwaarneming boeken
7
Routevergunning controleren
2 personen
8
Evenementspagina publiceren
9
Inschrijvingen openen
10
Uitnodigingen versturen
11
Vrijwilligers werven
2 personen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Routekaart versturen
15
Vrijwilligers indelen
2 personen
16
Postbezetting bevestigen
2 personen
17
Deelnemerslijst controleren
2 personen
18
Startnummers afdrukken
2 personen
19
Routepijlen voorbereiden
2 personen
20
Bevoorradingsposten plannen
3 personen
21
Medische instructies maken
2 personen
22
Weersverwachting controleren
23
Deelnemersbrief versturen
24
Voorraad inkopen
3 personen
25
Startnummers sorteren
2 personen
26
Bevoorrading per post verdelen
4 personen
27
Materiaal laden
4 personen

Event

28
Startgebied uitzetten
5 personen
29
Finishgebied opbouwen
5 personen
30
Bevoorradingsposten opbouwen
8 personen
31
Parcours markeren
6 personen
32
Verkeerspunten beveiligen
6 personen
33
Tijdregistratie installeren
3 personen
34
EHBO-post inrichten
3 personen
35
Deelnemers aanmelden
5 personen
36
Startpakket uitdelen
4 personen
37
Bagage innemen
3 personen
38
Deelnemersbriefing geven
2 personen
39
Startsein geven
3 personen
40
Startgebied bewaken
4 personen
41
Routepost bemannen
2 personen
42
Water bijvullen
8 personen
43
Sportdrank bijvullen
6 personen
44
Voeding uitdelen
8 personen
45
Koffie en thee serveren
3 personen
46
Afval verzamelen
4 personen
47
Deelnemers registreren bij finish
3 personen
48
Finishers medaille geven
2 personen
49
Finishdrank uitdelen
3 personen
50
Bagage teruggeven
3 personen
51
Tussentijden controleren
2 personen
52
Vermiste lopers opvolgen
2 personen
53
Laatste loper begeleiden
2 personen

Nazorg

54
Finishgebied afbreken
5 personen
55
Bevoorradingsposten afbreken
8 personen
56
Parcoursmarkering verwijderen
6 personen
57
Afval opruimen
6 personen
58
Locatie schoonmaken
5 personen
59
Materiaal inventariseren
2 personen
60
Tijdregistratie uitlezen
2 personen
61
Uitslagen publiceren
62
Gevonden voorwerpen registreren
63
Retourmateriaal verpakken
3 personen
64
Gehuurd materiaal retourneren
3 personen
65
Deelnemersmail versturen
66
Medische materialen aanvullen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 6
Inklaptafelsaantal 18
Stoelenaantal 30
Biertafelsaantal 6
Bagagerekkenaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 10
Waterdispensersaantal 12
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Verlenghaspelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Walkietalkiesaantal 12
Megafonenaantal 2
Prikklokkenaantal 4
Laptopsaantal 2
Printersaantal 2

Sportmateriaal

Startnummersaantal 130
Startnummerbandenaantal 130
Medaillelintenaantal 130
Markeervlaggenaantal 120
Routepijlenaantal 180
Verkeerskegelsaantal 80
Dranghekkenaantal 20
Afzetlintrollenaantal 12
Drinkbekersaantal 2500
Bidonkrattenaantal 20
Tijdwaarnemingsmattenaantal 4
Bagagelabelsaantal 130
Finishmedaillesaantal 130

Servies

Herbruikbare mokkenaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 150
Herbruikbaar bestekaantal 150

Keuken

Thermoskannenaantal 8
Soeppannenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Koelelementenaantal 30

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 16
Handvegersaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 12
Reservebatterijenaantal 48

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 4
Reddingsdekensaantal 20
Brandblussersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 40

Catering

Boodschappen

Tips

Werk eerst het parcours uit en controleer daarna pas de routevergunningen. Noteer per deel van de route waar verkeerskegels, afzetlint of dranghekken nodig zijn, zodat je opbouwploeg niet hoeft te improviseren.
Plan bevoorradingsposten op basis van de afstand en verwachte looptijd. Maak per post een lijst met water, drinkbekers, bidonkratten en andere voorraad; regel uiterlijk één week vooraf wie de aanvulling en het transport doet.
Bevestig vrijwilligers per post minimaal 7 dagen voor de start. Geef iedere ploeg een tijdstip, telefoonnummer, medische instructies en een walkietalkie of ander communicatiemiddel.
Stuur de deelnemersbrief en routekaart enkele dagen voor de wedstrijd. Vermeld daarin onder meer de starttijd, bagageprocedure, bereikbaarheid van posten, weersadvies en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Doe de laatste materiaaltelling uiterlijk de dag vóór de start. Controleer dan niet alleen startnummers, routepijlen en medaillelinten, maar ook printers, verlenghaspels, stekkerdozen en tijdwaarnemingsmatten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een ultramarathon organiseren?: Begin bij voorkeur 9 tot 12 maanden vooraf. Vergunningen, routeafspraken, verzekering, EHBO en tijdwaarneming kunnen meerdere weken duren, terwijl vrijwilligers en inschrijvingen daarna nog moeten worden geregeld.
Wanneer moet ik de vergunning voor een ultramarathon aanvragen?: Vraag de vergunning aan zodra het parcours en de startlocatie voorlopig vaststaan, bij voorkeur 6 tot 9 maanden voor de wedstrijddatum. Controleer ook afzonderlijk of voor delen van de route een routevergunning of toestemming van een wegbeheerder nodig is.
Hoeveel bevoorradingsposten heeft een ultramarathon nodig?: Plan als praktische basis één post per 5 tot 10 kilometer en voeg extra ondersteuning toe bij warme omstandigheden of lange, afgelegen stukken. Leg per post minimaal 4 weken vooraf de locatie, voorraad, bezetting en aanvoer vast.
Wanneer stuur ik de deelnemersbrief voor een ultramarathon?: Stuur de deelnemersbrief en routekaart 3 tot 7 dagen voor de start. Verstuur een korte weers- of veiligheidsupdate opnieuw zodra de verwachting daar aanleiding toe geeft, bijvoorbeeld 24 uur vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.