So organisierst du einen Ultramarathon

Ein Ultramarathon steht und fällt nicht nur mit der Strecke, sondern mit Versorgung, Sicherheit und verlässlicher Kommunikation. Beginne mehrere Monate vorher mit Startort, Route, Genehmigungen und Versicherung. Danach folgen Anmeldung, Helferplanung, Zeitnahme und die Einteilung der Verpflegungsstellen. In der letzten Woche geht es vor allem darum, Material zu prüfen, Startnummern zu sortieren und allen Beteiligten klare Informationen zu geben.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Startort reservieren
2
Parcours aufbauen
3 Personen
3
Genehmigungen beantragen
4
Versicherung organisieren
5
Erste-Hilfe-Team festlegen
6
Zeitnahme buchen
7
Routegenehmigung prüfen
2 Personen
8
Veranstaltungsseite veröffentlichen
9
Anmeldungen öffnen
10
Einladungen verschicken
11
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
12
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
13
Ernährungswünsche erfassen
14
Routenkarte verschicken
15
Freiwillige einteilen
2 Personen
16
Postenbesetzung bestätigen
2 Personen
17
Teilnehmerliste prüfen
2 Personen
18
Startnummern drucken
2 Personen
19
Wegweiser vorbereiten
2 Personen
20
Versorgungsstationen planen
3 Personen
21
Medizinische Anweisungen erstellen
2 Personen
22
Wettervorhersage prüfen
23
Teilnehmerbrief versenden
24
Vorräte einkaufen
3 Personen
25
Startnummern sortieren
2 Personen
26
Material nach Station verteilen
4 Personen
27
Material laden
4 Personen

Event

28
Startbereich abstecken
5 Personen
29
Zielbereich aufbauen
5 Personen
30
Versorgungsstationen aufbauen
8 Personen
31
Parcours markieren
6 Personen
32
Verkehrspunkte sichern
6 Personen
33
Zeiterfassung installieren
3 Personen
34
Erste-Hilfe-Station einrichten
3 Personen
35
Teilnehmer anmelden
5 Personen
36
Starterpaket austeilen
4 Personen
37
Gepäck annehmen
3 Personen
38
Teilnehmerbriefing geben
2 Personen
39
Startsignal geben
3 Personen
40
Startbereich bewachen
4 Personen
41
Routeposten besetzen
2 Personen
42
Wasser nachfüllen
8 Personen
43
Sportgetränk nachfüllen
6 Personen
44
Verpflegung austeilen
8 Personen
45
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
46
Abfall sammeln
4 Personen
47
Teilnehmer im Ziel registrieren
3 Personen
48
Finisher-Medaillen ausgeben
2 Personen
49
Zielgetränk ausgeben
3 Personen
50
Gepäck zurückgeben
3 Personen
51
Zwischenzeiten prüfen
2 Personen
52
Vermisste Läufer nachverfolgen
2 Personen
53
Letzten Läufer begleiten
2 Personen

Nachbereitung

54
Finishbereich abbauen
5 Personen
55
Versorgungsstationen abbauen
8 Personen
56
Streckenmarkierungen entfernen
6 Personen
57
Abfall beseitigen
6 Personen
58
Location reinigen
5 Personen
59
Material inventarisieren
2 Personen
60
Zeiterfassung auslesen
2 Personen
61
Ergebnisse veröffentlichen
62
Fundgegenstände registrieren
63
Rückgabematerial verpacken
3 Personen
64
Gemietetes Material zurückgeben
3 Personen
65
Teilnehmermail versenden
66
Medizinisches Material auffüllen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 6
KlappTischeAnz. 18
StühleAnz. 30
BiertischeAnz. 6
GepäckwagenAnz. 4

Ausstattung

KühlboxenAnz. 10
WasserspenderAnz. 12
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
Walkie-TalkiesAnz. 12
MegafoneAnz. 2
StechkartenAnz. 4
LaptopsAnz. 2
DruckerAnz. 2

Sportmaterial

StartnummernAnz. 130
StartnummernbänderAnz. 130
MedaillenbänderAnz. 130
MarkierungsflaggenAnz. 120
WegweiserAnz. 180
VerkehrskegelAnz. 80
AbsperrgitterAnz. 20
Absperrbänder-RollenAnz. 12
TrinkbecherAnz. 2500
TrinkkastenkistenAnz. 20
ZeitmessmattenAnz. 4
GepäckanhängerAnz. 130
Finisher-MedaillenAnz. 130

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
Mehrweg-TellerAnz. 150
Wiederverwendbares BesteckAnz. 150

Küche

ThermoskannenAnz. 8
SuppentöpfeAnz. 4
ServierlöffelAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
KühlelementeAnz. 30

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 16
HandfegerAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 6

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 12
BatterielaternenAnz. 12
ErsatzbatterienAnz. 48

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 4
RettungsdeckenAnz. 20
FeuerlöscherAnz. 2
SicherheitswestenAnz. 40

Catering

Einkäufe

Tipps

Kläre Startort und Route zuerst. Prüfe die erforderlichen Genehmigungen frühzeitig und plane zusätzlich Zeit für Rückfragen von Behörden oder Grundstückseigentümern ein.
Plane die Verpflegung nach Streckenabschnitten und erwarteter Durchlaufzeit. Wasser, Trinkbecher und gekühlte Vorräte müssen an jeder Station rechtzeitig bereitstehen; berücksichtige auch gemeldete Ernährungswünsche.
Teile Helfer nicht nur den Stationen, sondern auch Aufbau, Gepäckausgabe, Strecke und Ziel zu. Bestätige die Besetzung spätestens eine Woche vorher und gib den Teams Walkie-Talkies oder klare Notfallkontakte.
Schließe die Zeitnahme früh ab und teste Zeitmessmatten, Startnummern und Drucker vor dem Veranstaltungstag. Ein Ersatzplan für Strom- oder Verbindungsprobleme verhindert lange Warteschlangen im Ziel.
Schicke den Teilnehmerbrief einige Tage vor dem Lauf. Füge Routenkarte, Startzeit, medizinische Hinweise, Hinweise zur Gepäckkennzeichnung und eine kurze Erklärung der Verpflegungsstellen hinzu.

Häufige Fragen

Wie lange vorher muss man einen Ultramarathon organisieren?: Beginne idealerweise mehrere Monate vor dem Termin. Genehmigungen, Versicherung, Startort und Route sollten zuerst geklärt sein; Anmeldung und Helferwerbung können danach starten.
Wie viele Helfer braucht ein Ultramarathon?: Das hängt von Streckenlänge und Zahl der Verpflegungsstellen ab. Plane pro besetzter Station mindestens zwei Personen und zusätzlich feste Teams für Start, Ziel, Gepäck, Strecke und Erste Hilfe ein.
Wann sollte man die Verpflegungsstellen für einen Ultramarathon planen?: Lege sie fest, sobald die Route steht, spätestens einige Wochen vor dem Lauf. Prüfe danach die benötigten Mengen und bestätige die Besetzung mindestens sieben Tage vor dem Start.
Was muss in den Teilnehmerbrief für einen Ultramarathon?: Sende ihn einige Tage vor der Veranstaltung. Er sollte Startzeit, Routenkarte, medizinische Anweisungen, Gepäckablauf, Verpflegungshinweise und einen Kontakt für kurzfristige Fragen enthalten.

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