Organiser un ultra-marathon sans rien laisser au hasard

Un ultra-marathon se prépare d’abord comme un projet de sécurité et de logistique, puis comme une course. Commencez par sécuriser le lieu de départ, le parcours, les autorisations et l’assurance avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, construisez le dispositif de ravitaillement, de secours, de chronométrage et de bénévoles. Les dernières semaines servent surtout à vérifier les effectifs, le balisage, le matériel et les informations envoyées aux participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu de départ
2
Mettre en place le parcours
3 personnes
3
Demander les autorisations
4
Gérer l’assurance
5
Constituer l'équipe de premiers secours
6
Réserver le chronométrage
7
Vérifier le permis d’itinéraire
2 personnes
8
Publier la page de l'événement
9
Ouvrir les inscriptions
10
Envoyer les invitations
11
Recruter des bénévoles
2 personnes
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Envoyer la carte de l’itinéraire
15
Répartir les bénévoles
2 personnes
16
Confirmer le personnel aux postes
2 personnes
17
Vérifier la liste des participants
2 personnes
18
Imprimer les dossards
2 personnes
19
Préparer les flèches de direction
2 personnes
20
Planifier les postes de ravitaillement
3 personnes
21
Créer les consignes médicales
2 personnes
22
Vérifier les prévisions météo
23
Envoyer la lettre aux participants
24
Acheter les stocks
3 personnes
25
Trier les dossards
2 personnes
26
Répartir les provisions par poste
4 personnes
27
Charger le matériel
4 personnes

Événement

28
Délimiter la zone de départ
5 personnes
29
Installer la zone d'arrivée
5 personnes
30
Installer les points d’approvisionnement
8 personnes
31
Baliser le parcours
6 personnes
32
Sécuriser les points de circulation
6 personnes
33
Installer le système de chronométrage
3 personnes
34
Installer le poste de premiers secours
3 personnes
35
Inscrire les participants
5 personnes
36
Distribuer le kit de démarrage
4 personnes
37
Recevoir les bagages
3 personnes
38
Faire le briefing des participants
2 personnes
39
Donner le signal de départ
3 personnes
40
Surveiller la zone de départ
4 personnes
41
Tenir le poste de route
2 personnes
42
Refaire le plein d’eau
8 personnes
43
Réapprovisionner la boisson énergétique
6 personnes
44
Distribuer les aliments
8 personnes
45
Servir le café et le thé
3 personnes
46
Rassembler les déchets
4 personnes
47
Enregistrer les participants à l’arrivée
3 personnes
48
Remettre la médaille de finisher
2 personnes
49
Distribuer la boisson d’arrivée
3 personnes
50
Rendre les bagages
3 personnes
51
Vérifier les temps intermédiaires
2 personnes
52
Suivre les coureurs manquants
2 personnes
53
Encadrer le dernier coureur
2 personnes

Suivi

54
Démonter la zone d'arrivée
5 personnes
55
Démonter les postes de ravitaillement
8 personnes
56
Retirer le balisage du parcours
6 personnes
57
Ramasser les déchets
6 personnes
58
Nettoyer le lieu
5 personnes
59
Inventorier le matériel
2 personnes
60
Lire le chronométrage
2 personnes
61
Publier les résultats
62
Enregistrer les objets trouvés
63
Emballer le matériel de retour
3 personnes
64
Retourner le matériel loué
3 personnes
65
Envoyer l’e-mail aux participants
66
Réapprovisionner le matériel médical

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 6
Tables pliantesqté 18
Chaisesqté 30
Tables de bièreqté 6
Porte-bagagesqté 4

Équipement

Glacièresqté 10
Distributeurs d'eauqté 12
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Rallonges électriquesqté 8
Multiprisesqté 8
Talkies-walkiesqté 12
Mégaphonesqté 2
Horloges de départqté 4
Ordinateurs portablesqté 2
Imprimantesqté 2

Matériel de sport

Numéros de départqté 130
Bracelets de dossardqté 130
Rubans de médailleqté 130
Drapeaux de balisageqté 120
Flèches de directionqté 180
Cônes de signalisationqté 80
Barrières de fouleqté 20
Rouleaux de ruban de balisageqté 12
Gobeletsqté 2500
Caisses de bidonsqté 20
Tapis de chronométrageqté 4
Étiquettes de bagagesqté 130
Médailles de finisherqté 130

Vaisselle

Mugs réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 150
Couverts réutilisablesqté 150

Cuisine

Thermosqté 8
Casseroles à soupeqté 4
Louchesqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pains de glaceqté 30

Nettoyage

Poubellesqté 16
Balais à mainqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 12
Piles de rechangeqté 48

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 4
Couvertures de survieqté 20
Extincteursqté 2
Gilets de sécuritéqté 40

Catering

Courses

Conseils

Fixez le parcours et les autorisations avant de publier la page de l’événement : prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour obtenir les validations nécessaires et vérifier le permis d’itinéraire.
Dimensionnez chaque poste de ravitaillement selon le nombre d’inscrits, la distance et l’horaire de passage. Gardez une réserve d’eau et de gobelets d’au moins 10 % pour les écarts de consommation et les arrivées groupées.
Ne planifiez pas seulement les bénévoles sur les postes : ajoutez une équipe mobile pour remplacer une absence, déplacer le balisage ou répondre à un incident. Confirmez les responsables de chaque poste 7 jours avant la course.
Envoyez la carte de l’itinéraire et la lettre aux participants au plus tard 5 jours avant le départ. Indiquez clairement les horaires, les points de ravitaillement, les consignes médicales et la procédure pour les bagages.
Faites une répétition logistique la veille : testez les talkies-walkies, l’impression des dossards, le chronométrage, les flèches et les horaires de départ. Contrôlez aussi la météo 24 heures avant et prévoyez une décision claire en cas de risque.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un ultra-marathon ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 mois. Les autorisations, l’assurance, le parcours et les secours doivent être sécurisés au moins 8 à 12 semaines avant l’épreuve, avant l’ouverture des inscriptions.
Quand ouvrir les inscriptions pour un ultra-marathon ?: Ouvrez-les seulement après validation du parcours, du lieu de départ et des principales autorisations. Une ouverture 3 à 4 mois avant la course laisse le temps de traiter les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires et recruter les bénévoles.
Combien de bénévoles faut-il pour un ultra-marathon ?: Le nombre dépend du parcours et du nombre de postes, mais prévoyez une personne responsable par poste, une équipe de secours et 10 à 15 % de renforts. Confirmez la liste définitive et les affectations au moins 7 jours avant le départ.
Quand préparer le matériel d’un ultra-marathon ?: Triez les dossards, le balisage, les médailles et les étiquettes de bagages 2 à 3 jours avant. Installez les tentes, tables, points d’eau et équipements de chronométrage la veille, puis faites un contrôle final le matin de la course.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.