Zo organiseer je een uitreiking van een erepenning

Begin met het programma en werk daarna terug naar de praktische voorbereiding. Leg eerst vast wie de erepenning ontvangt, wie spreekt en hoeveel gasten je verwacht. Regel vervolgens de locatie, catering en techniek, en verzamel dieetwensen en toespraken ruim op tijd. Op de dag zelf draait alles om een rustige ontvangst, een getest geluidssysteem en een duidelijk draaiboek voor de uitreiking.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Genodigdenlijst opstellen
2 personen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Programma definitief maken
2 personen
6
Sprekers bevestigen
7
Toespraken verzamelen
8
Catering reserveren
9
Locatie reserveren
10
Techniek reserveren
11
Erepenning bestellen
12
Oorkonde laten drukken
13
Naambadges voorbereiden
14
Draaiboek afdrukken
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Dranken koelen
2 personen
17
Locatie openen
2 personen
18
Ruimte controleren
2 personen
19
Tafels opstellen
4 personen
20
Stoelen opstellen
4 personen
21
Registratietafel inrichten
2 personen
22
Versiering ophangen
2 personen
23
Bloemstukken plaatsen
24
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
25
Microfoons testen
2 personen
26
Presentatie testen
2 personen
27
Hapjes voorbereiden
3 personen
28
Buffet klaarzetten
3 personen
29
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
30
Briefing ontvangstteam
4 personen

Event

31
Sprekers ontvangen
2 personen
32
Gasten registreren
3 personen
33
Gasten naar zaal begeleiden
2 personen
34
Programma presenteren
35
Erepenning uitreiken
3 personen
36
Foto’s maken
37
Receptie serveren
3 personen
38
Dranken bijvullen
2 personen
39
Gasten uitgeleiden
2 personen

Nazorg

40
Servies verzamelen
2 personen
41
Buffet afbouwen
3 personen
42
Afval verzamelen
2 personen
43
Servies afwassen
2 personen
44
Ruimte schoonmaken
3 personen
45
Meubilair terugplaatsen
4 personen
46
Techniek afkoppelen
2 personen
47
Decoratie verwijderen
2 personen
48
Huurmaterialen retourneren
2 personen
49
Foto’s en documenten archiveren
50
Bedankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 80
Tafelsaantal 10
Klaptafel registratie
Kapstokkenaantal 2
Spreekgestoelte

Servies

Wijnglazenaantal 80
Waterglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Koffiekannenaantal 4
Waterkannenaantal 8

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengtafel
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Catering

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Buffetkommenaantal 10
Serveertangenaantal 8
Boodschappen

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Bloemstukkenaantal 6
Welkomstbord
Gemeentebanneraantal 2
Naamkaartjesaantal 80

Materialen

Erepenning
Ingelijste oorkonde
Programmaflyersaantal 80
Pennenaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezem en blikaantal 2
Dweilmoppenaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 6

Tips

Plan het programma eerst op minuten: reserveer naast de toespraak ook tijd voor ontvangst, de overhandiging van de erepenning, de foto en een afsluitend moment. Zo loopt de ceremonie niet uit voordat de catering begint.
Bevestig sprekers en vraag hun toespraken uiterlijk één week vooraf op. Print het definitieve draaiboek en leg een exemplaar klaar bij het spreekgestoelte, de registratie en de techniek.
Controleer de registratie drie dagen voor de uitreiking aan de hand van de aanmeldingen. Maak naamkaartjes en naambadges vooraf, zodat je op locatie niet nog tientallen namen hoeft te schrijven.
Test microfoons, luidsprekers, laptop, beamer en projectiescherm minstens één uur voor aanvang. Leg verlengkabels en stekkerdozen klaar; juist die worden bij een snelle opbouw vaak vergeten.
Koel dranken op tijd en stem glazen, servies en serveermaterialen af op het aantal gasten. Zet water bij het spreekgedeelte en houd een aparte tafel vrij voor de oorkonde en erepenning, zodat die niet tussen de catering belanden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een uitreiking van een erepenning?: Reken voor de formele uitreiking op 45 tot 60 minuten. Plan daarnaast minimaal 30 minuten voor ontvangst en 30 tot 45 minuten voor koffie, drankjes en napraten.
Wanneer moet ik een erepenning bestellen?: Bestel de erepenning zodra de ontvanger en de uitreikdatum vaststaan, bij voorkeur minimaal 4 tot 6 weken vooraf. Zo houd je tijd over voor controle van de inscriptie en eventuele aanpassingen.
Wanneer verstuur je de uitnodigingen voor een uitreiking?: Stuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken vooraf en sluit de aanmeldingen 7 dagen voor de bijeenkomst. Gebruik de definitieve lijst daarna voor dieetwensen, naamkaartjes en de cateringbestelling.
Hoeveel tijd heb je nodig om de locatie klaar te zetten?: Reserveer voor stoelen, tafels, registratie, decoratie en techniek minstens 2 uur op locatie. Plan daarna nog 30 minuten voor een volledige controle van zaal, geluid, presentatie en erepenning.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.