Organiser une remise de médaille d’honneur, étape par étape

Une remise de médaille d’honneur demande surtout une bonne coordination entre la cérémonie, l’accueil et le moment convivial qui suit. Commencez par fixer la liste des invités et le programme, puis confirmez les intervenants, les discours, le lieu, le traiteur et la technique. La médaille, le diplôme et les badges doivent être prêts avant la dernière semaine. Le jour J, prévoyez du temps pour installer la salle, tester les micros et vérifier chaque élément avant l’arrivée des invités.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir la liste des invités
2 personnes
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Finaliser le programme
2 personnes
6
Confirmer les intervenants
7
Rassembler les discours
8
Réserver le catering
9
Réserver le lieu
10
Réserver la technique
11
Commander la médaille d'honneur
12
Faire imprimer le diplôme
13
Préparer les badges nominatifs
14
Imprimer le déroulé
15
Faire les courses
2 personnes
16
Refroidir les boissons
2 personnes
17
Ouvrir le lieu
2 personnes
18
Vérifier l’espace
2 personnes
19
Installer les tables
4 personnes
20
Installer les chaises
4 personnes
21
Installer la table d'inscription
2 personnes
22
Suspendre la décoration
2 personnes
23
Placer les compositions florales
24
Raccorder la sonorisation
2 personnes
25
Tester les microphones
2 personnes
26
Tester la présentation
2 personnes
27
Préparer les en-cas
3 personnes
28
Mettre le buffet en place
3 personnes
29
Préparer le café et le thé
2 personnes
30
Briefing de l’équipe d’accueil
4 personnes

Événement

31
Accueillir les intervenants
2 personnes
32
Enregistrer les invités
3 personnes
33
Accompagner les invités vers la salle
2 personnes
34
Présenter le programme
35
Remettre la médaille d’honneur
3 personnes
36
Prendre des photos
37
Servir la réception
3 personnes
38
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
39
Accompagner les invités à la sortie
2 personnes

Suivi

40
Rassembler la vaisselle
2 personnes
41
Démonter le buffet
3 personnes
42
Rassembler les déchets
2 personnes
43
Faire la vaisselle
2 personnes
44
Nettoyer l’espace
3 personnes
45
Remettre le mobilier en place
4 personnes
46
Débrancher le matériel technique
2 personnes
47
Retirer la décoration
2 personnes
48
Retourner les matériels de location
2 personnes
49
Archiver les photos et les documents
50
Envoyer les messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 80
Tablesqté 10
Inscription à la table pliante
Porte-manteauxqté 2
Pupitre

Vaisselle

Verres à vinqté 80
Verres à eauqté 80
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 100
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4
Carafes d’eauqté 8

Équipement

Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Catering

Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Saladiers pour buffetqté 10
Pinces de serviceqté 8
Courses

Décoration

Nappesqté 10
Compositions floralesqté 6
Panneau d’accueil
Bannière municipaleqté 2
Badges nominatifsqté 80

Matériel

Médaille d’honneur
Diplôme encadré
Flyers du programmeqté 80
Stylosqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balai et pelleqté 2
Serpillièresqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 6

Conseils

Bloquez le déroulé au moins 10 jours avant la cérémonie. Faites confirmer les intervenants et rassemblez leurs discours afin de vérifier les noms, les fonctions et l’ordre des prises de parole.
Commandez la médaille et faites imprimer le diplôme plusieurs semaines à l’avance. Gardez une vérification finale des noms pour éviter une correction urgente le jour de la remise.
Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires avant de confirmer le traiteur. Une relance 7 jours avant permet de réduire les absences et d’ajuster les quantités.
Prévoyez au moins 90 minutes pour installer la salle : tables, chaises, accueil, pupitre, décoration et espace de cérémonie. Placez aussi les badges nominatifs avant l’ouverture des portes.
Testez la sonorisation, les microphones sans fil, l’ordinateur et le vidéoprojecteur avant l’arrivée du public. Gardez 30 minutes de marge pour résoudre un câble manquant, une multiprise ou un problème de réglage.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une remise de médaille d’honneur ?: Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant la cérémonie. Fixez une date limite d’inscription environ 10 jours avant, notamment pour recueillir les besoins alimentaires.
Quand commander la médaille d’honneur et le diplôme ?: Lancez la commande de la médaille au moins 4 semaines à l’avance et faites imprimer le diplôme dès que les noms sont validés. Gardez 7 jours pour contrôler les impressions et prévoir une réimpression si nécessaire.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Comptez environ 90 minutes pour installer les tables, les chaises, l’accueil, la décoration et la technique. Ajoutez 30 minutes pour tester les microphones, les haut-parleurs, le projecteur et le déroulé.
Que faut-il vérifier juste avant l’arrivée des invités ?: Vérifiez les badges, la médaille, le diplôme, les discours, les boissons et le programme imprimé. Faites cette vérification 30 minutes avant l’ouverture, après le test complet de la sonorisation et de la projection.

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