Cómo organizar una entrega de medalla de honor
Una entrega de medalla de honor combina un acto protocolario con recepción y catering, así que conviene organizarla por fases. Empieza por la lista de invitados y el lugar, y cierra después el programa, los discursos y las necesidades técnicas. La medalla, el diploma y las acreditaciones requieren plazos propios: no los dejes para la última semana. El día del acto, reserva tiempo para montar la sala, probar los micrófonos y revisar el recorrido de registro.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Preparar la lista de invitados
2 personas
- 2
Enviar invitaciones
2 personas
- 3
Gestionar inscripciones
- 4
Recoger preferencias dietéticas
- 5
Definir el programa final
2 personas
- 6
Confirmar ponentes
- 7
Recopilar discursos
- 8
Reservar el catering
- 9
Reservar el lugar
- 10
Reservar técnica
- 11
Encargar medalla de honor
- 12
Hacer imprimir el diploma
- 13
Preparar acreditaciones
- 14
Imprimir el plan de trabajo
- 15
Hacer la compra
2 personas
- 16
Enfriar bebidas
2 personas
- 17
Abrir la ubicación
2 personas
- 18
Comprobar el espacio
2 personas
- 19
Montar mesas
4 personas
- 20
Colocar las sillas
4 personas
- 21
Montar la mesa de registro
2 personas
- 22
Colgar la decoración
2 personas
- 23
Colocar arreglos florales
- 24
Conectar el equipo de sonido
2 personas
- 25
Probar los micrófonos
2 personas
- 26
Probar la presentación
2 personas
- 27
Preparar aperitivos
3 personas
- 28
Preparar el buffet
3 personas
- 29
Preparar café y té
2 personas
- 30
Briefing del equipo de recepción
4 personas
Evento
- 31
Recibir a los ponentes
2 personas
- 32
Registrar a los invitados
3 personas
- 33
Acompañar a los invitados al salón
2 personas
- 34
Presentar el programa
- 35
Entregar la medalla de honor
3 personas
- 36
Hacer fotos
- 37
Servir la recepción
3 personas
- 38
Rellenar las bebidas
2 personas
- 39
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
- 40
Recoger la vajilla
2 personas
- 41
Desmontar el buffet
3 personas
- 42
Recoger la basura
2 personas
- 43
Lavar la vajilla
2 personas
- 44
Limpiar el espacio
3 personas
- 45
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
- 46
Desconectar la tecnología
2 personas
- 47
Retirar la decoración
2 personas
- 48
Devolver el material alquilado
2 personas
- 49
Archivar fotos y documentos
- 50
Enviar mensajes de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 80
- Mesascant. 10
- Registro en mesa plegable
- Percheroscant. 2
- Atril
Vajilla
- Copas de vinocant. 80
- Vasos para aguacant. 80
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 80
- Bandejas de servircant. 12
- Jarras de cafécant. 4
- Jarras de aguacant. 8
Equipo
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Catering
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 6
- Cuencos para buffetcant. 10
- Pinzas de servircant. 8
- Compras
Decoración
- Mantelescant. 10
- Arreglos floralescant. 6
- Cartel de bienvenida
- Banner municipalcant. 2
- Tarjetas de nombrecant. 80
Materiales
- Medalla de honor
- Certificado enmarcado
- Folletos del programacant. 80
- Bolígrafoscant. 10
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Escoba y recogedorcant. 2
- Fregonascant. 2
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 6
Consejos
- Cierra la lista de invitados antes de enviar las invitaciones y pide las preferencias dietéticas al confirmar la asistencia. Así el catering puede calcular cantidades y preparar alternativas con tiempo.
- Define el programa final cuando estén confirmados los ponentes y recopila sus discursos con varios días de margen. Imprime una copia de trabajo para la persona que coordina el acto.
- Encarga la medalla y el diploma con antelación suficiente para corregir nombres, cargos y fechas antes de imprimir o grabar nada. Comprueba el texto una segunda vez al recibirlos.
- Planifica la sala pensando en el momento de la entrega: deja un recorrido despejado hacia el atril, coloca las sillas antes de abrir y prepara la mesa de registro junto a la entrada.
- Abre el lugar con al menos 90 minutos de antelación. Comprueba sonido, proyección, cables y regletas, y prueba cada micrófono desde la posición real de los ponentes antes de que lleguen los invitados.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una entrega de medalla de honor?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el lugar, el catering y la técnica. Encarga la medalla y prepara el diploma como mínimo 3 semanas antes, para disponer de margen ante errores.
- ¿Cuándo se deben enviar las invitaciones?
- Envíalas entre 4 y 6 semanas antes del acto, especialmente si asistirán autoridades o ponentes. Fija una fecha de confirmación unos 10 días antes para cerrar el catering y las acreditaciones.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar la sala?
- Calcula entre 90 minutos y 2 horas para colocar mesas, sillas, registro, decoración y equipos. Añade al menos 30 minutos para probar micrófonos, altavoces y proyector con el programa definitivo.
- ¿Qué hay que revisar el día de la entrega?
- Comprueba primero la medalla, el diploma, las acreditaciones y el orden del programa. Después revisa el registro, las bebidas, el catering y la técnica; haz la prueba de sonido al menos 45 minutos antes de recibir al público.
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