Zo organiseer je een tuinbouwbeurs

Begin met de locatie en de beursdatum; die bepalen hoeveel exposanten en bezoekers je kunt ontvangen. Maak daarna een plattegrond met standtafels, standwanden, looproutes en eventuele partytenten, zodat je weet wat er nodig is. Nodig exposanten tijdig uit en verwerk aanmeldingen met standruimte, dieetwensen en technische behoeften. Leg het programma pas definitief vast nadat reserveringen zijn gecontroleerd. In de laatste week draait alles om bezoekersinformatie, badges, standlabels, weersverwachting en een duidelijke opbouwinstructie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Beursdatum vastleggen
2 personen
3
Plattegrond van de beurs maken
2 personen
4
Exposanten uitnodigen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldformulier openen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Exposanten bevestigen
2 personen
10
Standnummers toewijzen
2 personen
11
Exposanteninformatie versturen
2 personen
12
Reserveringen controleren
13
Programma definitief maken
2 personen
14
Bezoekersmail versturen
2 personen
15
Naambadges voorbereiden
2 personen
16
Standlabels printen
17
Routebeschrijving controleren
18
Weersverwachting controleren
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Materialen verzamelen
3 personen
21
Planten en materialen aanleveren
4 personen
22
Koelingen vullen
2 personen
23
Koffiehoek voorbereiden
2 personen
24
Opbouwteam instrueren
2 personen
25
Locatie openen
2 personen
26
Laad- en loszone afzetten
2 personen
27
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
28
Standwanden opbouwen
4 personen
29
Stroompunten verdelen
2 personen
30
Verlichting ophangen
2 personen
31
Standnummers ophangen
2 personen
32
Exposantentafels inrichten
4 personen
33
Demonstratietafels plaatsen
3 personen
34
Planten per stand verdelen
5 personen
35
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
36
Registratiebalie inrichten
2 personen
37
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
38
Hapjes voorbereiden
3 personen
39
Toiletten controleren
40
Afvalpunten plaatsen
2 personen
41
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
42
Teambriefing houden
4 personen

Event

43
Registratiebalie bemannen
2 personen
44
Exposanten ontvangen
3 personen
45
Bezoekers verwelkomen
3 personen
46
Programma toelichten
2 personen
47
Koffie en thee serveren
2 personen
48
Hapjes serveren
2 personen
49
Workshops begeleiden
3 personen
50
Demonstraties begeleiden
3 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Standmateriaal aanvullen
2 personen
53
Afvalpunten legen
2 personen
54
Toiletten tussentijds controleren
55
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
56
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
57
Laatste bezoekers informeren
2 personen
58
Exposanten laten afbouwen
3 personen
59
Bezoekersuitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

60
Exposantmateriaal verzamelen
4 personen
61
Planten retour verdelen
4 personen
62
Standwanden afbreken
4 personen
63
Meubilair terugplaatsen
4 personen
64
Materialen sorteren
3 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Koelingen leegmaken
2 personen
67
Afval afvoeren
3 personen
68
Locatie schoonmaken
4 personen
69
Decoratie verwijderen
2 personen
70
Verlichting verwijderen
2 personen
71
Geleende spullen retourneren
2 personen
72
Overgebleven materialen opbergen
2 personen
73
Verloren voorwerpen afhandelen
74
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Biertafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 12
Standtafelsaantal 24
Standwandenaantal 24
Kledingrekkenaantal 6
Afzetpalenaantal 12
Partytentenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 150
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerbladenaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelkastenaantal 3
Koelboxenaantal 4
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
Handkarrenaantal 4
Beamer
Projectiescherm
Microfoon

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveertangenaantal 8
Schaaltjesaantal 20
Maatbekersaantal 4
Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 8
Koelmattenaantal 8

Decoratie

Plantendisplaysaantal 12
Bloempottenaantal 40
Houten kistjesaantal 30
Tafelkledenaantal 24
Vlaggenlijnenaantal 8
Krijtbordenaantal 12
Informatiebordenaantal 10
Badgehoudersaantal 120

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 10
Ledbouwlampenaantal 8
Batterijlampenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie en leg de beursdatum minimaal 12 weken vooraf vast. Controleer meteen of er stroompunten, parkeerruimte, toiletten en een overdekte uitwijkmogelijkheid zijn.
Maak de plattegrond vóór je exposanten bevestigt. Houd aparte looproutes vrij en noteer per stand het standnummer, de tafel, de wand en eventuele stroomvoorziening.
Sluit de aanmeldingen uiterlijk 2 weken voor de beurs. Verzamel per exposant contactgegevens, dieetwensen, benodigde ruimte en apparatuur, zodat je niet op de opbouwdag hoeft na te bellen.
Stuur bezoekersinformatie minstens 7 dagen vooraf. Vermeld de routebeschrijving, starttijd, parkeerinformatie en het programma; print daarnaast standlabels en bereid naambadges voor.
Plan de opbouw met een klein team en een tijdschema per zone. Vul koelkasten en koelboxen pas na controle van de weersverwachting, en test koffiezetapparaten, beamer, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen vóór de locatie opengaat.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een tuinbouwbeurs organiseren?: Start minimaal 12 weken vooraf met de locatie, datum en eerste uitnodigingen voor exposanten. Gebruik de laatste 2 weken voor bevestigingen, het programma, bezoekersmails, badges en standlabels.
Wanneer moet ik exposanten uitnodigen voor een tuinbouwbeurs?: Nodig exposanten ongeveer 10 tot 12 weken vooraf uit. Sluit de aanmelding 2 weken voor de beurs en bevestig daarna de standnummers en praktische informatie.
Wanneer maak je de plattegrond van een tuinbouwbeurs?: Maak een eerste plattegrond zodra de locatie en datum vaststaan, dus ongeveer 10 tot 12 weken vooraf. Werk de indeling definitief bij zodra de aanmeldingen zijn verwerkt en de exposanten zijn bevestigd.
Wanneer stuur je bezoekers de informatie over de tuinbouwbeurs?: Stuur de bezoekersmail uiterlijk 7 dagen voor de beurs. Neem routebeschrijving, programma, aanvangstijd en praktische informatie op, zodat bezoekers niet op de ochtend zelf hoeven te zoeken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.