Eine Gartenbau-Messe Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Gartenbau-Messe entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen ruhigen Veranstaltungstag. Beginne mit Termin und Location, plane danach Standflächen und Aussteller und öffne erst dann die Anmeldung. In den letzten Wochen geht es vor allem um Bestätigungen, Standnummern, Technik und Besucherinformationen. Am Veranstaltungstag zählen klare Aufbauzeiten, beschriftete Stände und ein funktionierender Kaffee- und Kühlbereich.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Messetermin festlegen
2 Personen
- 3
Messeplan erstellen
2 Personen
- 4
Aussteller einladen
2 Personen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Anmeldeformular öffnen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Aussteller bestätigen
2 Personen
- 10
Standnummern zuweisen
2 Personen
- 11
Ausstellerinformationen versenden
2 Personen
- 12
Reservierungen prüfen
- 13
Programm finalisieren
2 Personen
- 14
Besucher-E-Mail versenden
2 Personen
- 15
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 16
Standetiketten drucken
- 17
Wegbeschreibung prüfen
- 18
Wettervorhersage prüfen
- 19
Einkaufen gehen
3 Personen
- 20
Materialien zusammenstellen
3 Personen
- 21
Pflanzen und Materialien anliefern
4 Personen
- 22
Kühlboxen befüllen
2 Personen
- 23
Kaffeebereich vorbereiten
2 Personen
- 24
Das Aufbauteam einweisen
2 Personen
- 25
Location öffnen
2 Personen
- 26
Lade- und Entladezone absperren
2 Personen
- 27
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 28
Stellwände aufbauen
4 Personen
- 29
Stromanschlüsse verteilen
2 Personen
- 30
Beleuchtung aufhängen
2 Personen
- 31
Standnummern aufhängen
2 Personen
- 32
Ausstellertische einrichten
4 Personen
- 33
Demonstrationstische aufstellen
3 Personen
- 34
Pflanzen pro Stand verteilen
5 Personen
- 35
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 36
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
- 37
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 38
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 39
Toiletten kontrollieren
- 40
Müllstationen aufstellen
2 Personen
- 41
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
- 42
Teambriefing durchführen
4 Personen
Event
- 43
Anmeldetresen besetzen
2 Personen
- 44
Aussteller empfangen
3 Personen
- 45
Besucher begrüßen
3 Personen
- 46
Programm vorstellen
2 Personen
- 47
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 48
Snacks servieren
2 Personen
- 49
Workshops betreuen
3 Personen
- 50
Vorführungen betreuen
3 Personen
- 51
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 52
Standmaterial auffüllen
2 Personen
- 53
Abfallstationen leeren
2 Personen
- 54
Toiletten zwischendurch kontrollieren
- 55
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
- 56
Besucherfragen beantworten
2 Personen
- 57
Letzte Besucher informieren
2 Personen
- 58
Aussteller den Abbau durchführen lassen
3 Personen
- 59
Besucherausgang begleiten
2 Personen
Nachbereitung
- 60
Aussteller-Material sammeln
4 Personen
- 61
Rückläuferpflanzen verteilen
4 Personen
- 62
Standwände abbauen
4 Personen
- 63
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
- 64
Materialien sortieren
3 Personen
- 65
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 66
Kühlschränke leeren
2 Personen
- 67
Abfall entsorgen
3 Personen
- 68
Location reinigen
4 Personen
- 69
Dekoration entfernen
2 Personen
- 70
Beleuchtung entfernen
2 Personen
- 71
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 72
Übrig gebliebene Materialien verstauen
2 Personen
- 73
Fundgegenstände bearbeiten
- 74
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- BiertischeAnz. 12
- KlappstühleAnz. 80
- BarhockerAnz. 12
- StehtischeAnz. 24
- StandwändeAnz. 24
- KleiderständerAnz. 6
- AbsperrpfostenAnz. 12
- PartyzelteAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 250
- KaffeetassenAnz. 100
- GläserAnz. 150
- TellerAnz. 150
- BestecksetsAnz. 150
- ServiertablettsAnz. 12
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- KühlschränkeAnz. 3
- KühlboxenAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 12
- HandkarrenAnz. 4
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Mikrofon
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- ServierzangenAnz. 8
- SchälchenAnz. 20
- MessbecherAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 8
- WasserkannenAnz. 8
- KühlmattenAnz. 8
Dekoration
- PflanzendisplaysAnz. 12
- BlumentöpfeAnz. 40
- HolzkistenAnz. 30
- TischdeckenAnz. 24
- WimpelkettenAnz. 8
- KreidetafelnAnz. 12
- InfotafelnAnz. 10
- BadgehalterAnz. 120
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 10
- LED-BaustrahlerAnz. 8
- BatterielampenAnz. 12
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 12
- StaubsaugerAnz. 2
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- BesensetsAnz. 4
- ReinigungshandschuheAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Termin und Location früh fest und plane den Messegrundriss, bevor du Aussteller einlädst. So weißt du, wie viele Standflächen, Standwände und Wege tatsächlich verfügbar sind.
- Öffne die Anmeldung erst, wenn das Formular, die Standgrößen und die Angaben zu Ernährungswünschen geklärt sind. Schicke bestätigten Ausstellern anschließend Standnummern und Anreiseinformationen in einer gemeinsamen Nachricht.
- Finalisiere das Programm spätestens 7 Tage vor der Messe. Prüfe dabei auch Beamer, Projektionsleinwand und Mikrofon vor Ort, statt die Technik erst beim Aufbau zu testen.
- Bereite Namensschilder und Standetiketten mindestens 2 Tage vorher vor und sortiere sie nach Standnummern. Das spart beim Einlass Zeit und verhindert, dass Aussteller ihre Fläche suchen müssen.
- Plane den Aufbau mit einer festen Einweisung und einer klaren Öffnungszeit der Location. Stelle Handkarren, Verlängerungskabel und Kühlboxen vor Beginn bereit und prüfe am Vortag zusätzlich die Wettervorhersage, wenn Partyzelte oder Außenflächen genutzt werden.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Gartenbau-Messe organisieren?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Location und Messeplan. Für viele Aussteller oder eine größere Außenfläche sind 3 bis 4 Monate realistischer, damit Einladungen und Reservierungen rechtzeitig bearbeitet werden können.
- Wann sollte die Anmeldung für Aussteller geöffnet werden?
- Öffne das Anmeldeformular, sobald Standflächen, Teilnahmebedingungen und die wichtigsten Programmpunkte feststehen, idealerweise 6 bis 8 Wochen vor der Messe. Schließe die Anmeldung etwa 10 bis 14 Tage vorher, damit Standnummern und Etiketten noch rechtzeitig erstellt werden können.
- Was muss man am Tag vor einer Gartenbau-Messe prüfen?
- Kontrolliere am Vortag den Messeplan, die Ausstellerliste, Namensschilder, Standetiketten und die Wegbeschreibung. Teste außerdem Strom, Mikrofon und Beamer und stelle Kaffeeausstattung, Geschirr sowie gefüllte Kühlboxen für den Aufbau bereit.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Gartenbau-Messe?
- Plane für Mobiliar, Standwände, Beschilderung und Technik mindestens 2 bis 3 Stunden ein. Bei vielen Ausstellern oder Pflanzenanlieferungen solltest du 4 Stunden vor dem Einlass beginnen und dem Aufbauteam eine kurze Einweisung geben.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!