Cómo organizar una feria de horticultura sin perder el control

Empieza por reservar el lugar y fijar la fecha; todo lo demás depende de esas dos decisiones. Después diseña el plano, abre las inscripciones y confirma a cada expositor con instrucciones claras sobre montaje, horarios y número de stand. La última semana se centra en cerrar el programa, preparar acreditaciones, etiquetas y materiales, y revisar la previsión meteorológica. El día de la feria, el equipo debe tener una persona responsable del montaje, otra de los expositores y otra de la atención a visitantes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar el lugar
2
Fijar la fecha de la feria
2 personas
3
Crear el plano de la feria
2 personas
4
Invitar a los expositores
2 personas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Abrir el formulario de inscripción
7
Gestionar inscripciones
2 personas
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Confirmar expositores
2 personas
10
Asignar números de stand
2 personas
11
Enviar información a los expositores
2 personas
12
Comprobar las reservas
13
Definir el programa final
2 personas
14
Enviar correo a los visitantes
2 personas
15
Preparar acreditaciones
2 personas
16
Imprimir las etiquetas del stand
17
Comprobar las indicaciones de la ruta
18
Comprobar el pronóstico del tiempo
19
Hacer la compra
3 personas
20
Reunir los materiales
3 personas
21
Suministrar plantas y materiales
4 personas
22
Rellenar las neveras
2 personas
23
Preparar la zona de café
2 personas
24
Instruir al equipo de montaje
2 personas
25
Abrir la ubicación
2 personas
26
Delimitar la zona de carga y descarga
2 personas
27
Colocar mesas y sillas
4 personas
28
Montar las paredes del stand
4 personas
29
Repartir los puntos de electricidad
2 personas
30
Colgar la iluminación
2 personas
31
Colgar los números de stand
2 personas
32
Montar las mesas de los expositores
4 personas
33
Colocar mesas de demostración
3 personas
34
Distribuir las plantas por stand
5 personas
35
Colocar la señalización
2 personas
36
Montar el mostrador de registro
2 personas
37
Preparar café y té
2 personas
38
Preparar aperitivos
3 personas
39
Comprobar los baños
40
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
41
Realizar el control de seguridad
2 personas
42
Hacer briefing al equipo
4 personas

Evento

43
Atender la mesa de registro
2 personas
44
Recibir a los expositores
3 personas
45
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
46
Presentar el programa
2 personas
47
Servir café y té
2 personas
48
Servir aperitivos
2 personas
49
Guiar talleres
3 personas
50
Coordinar demostraciones
3 personas
51
Rellenar las bebidas
2 personas
52
Reponer el material del stand
2 personas
53
Vaciar puntos de residuos
2 personas
54
Comprobar los baños periódicamente
55
Servir comidas especiales
2 personas
56
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
57
Informar a los últimos visitantes
2 personas
58
Permitir que los expositores desmonten
3 personas
59
Guiar la salida de visitantes
2 personas

Seguimiento

60
Recoger material del expositor
4 personas
61
Distribuir plantas de retorno
4 personas
62
Desmontar las paredes del stand
4 personas
63
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
64
Clasificar los materiales
3 personas
65
Lavar la vajilla
3 personas
66
Vaciar las neveras
2 personas
67
Retirar los residuos
3 personas
68
Limpiar el lugar
4 personas
69
Retirar la decoración
2 personas
70
Retirar la iluminación
2 personas
71
Devolver los objetos prestados
2 personas
72
Guardar los materiales sobrantes
2 personas
73
Gestionar objetos perdidos
74
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de cervezacant. 12
Sillas plegablescant. 80
Taburetes de barcant. 12
Mesas altascant. 24
Paredes para standscant. 24
Percheroscant. 6
Postes separadorescant. 12
Carpas de fiestacant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 150
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de serviciocant. 12

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neverascant. 3
Neveras portátilescant. 4
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 12
Carritos de manocant. 4
Proyector
Pantalla de proyección
Micrófono

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 8
Cuencoscant. 20
Jarras medidorascant. 4
Termoscant. 8
Jarras de aguacant. 8
Alfombrillas de refrigeracióncant. 8

Decoración

Expositores de plantascant. 12
Macetascant. 40
Cajitas de maderacant. 30
Mantelescant. 24
Guirnaldascant. 8
Pizarrascant. 12
Paneles informativoscant. 10
Portabadgescant. 120

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 10
Focos LED de montajecant. 8
Lámparas de bateríacant. 12

Limpieza

Papeleracant. 12
Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 4
Guantes de limpiezacant. 12

Catering

Compras

Consejos

Reserva el lugar antes de invitar a los expositores y comprueba qué incluye: mesas, sillas, carpas, electricidad y acceso para carritos de mano. Si falta algo, tendrás que contratarlo o llevarlo por tu cuenta.
Cierra el plano antes de asignar los números de stand. Deja pasillos suficientemente anchos para el público y para transportar plantas y materiales, y marca en el plano las tomas eléctricas, la zona de café y las salidas.
Envía a cada expositor una ficha con su número de stand, horario de llegada, ruta de acceso y material disponible. Manda la información al menos 7 días antes para poder corregir inscripciones incompletas.
No dejes las preferencias dietéticas para el día anterior: recógelas durante la inscripción y calcula la compra con esos datos. Prepara la zona de café con máquinas, tazas, vasos, termos y neveras ya revisados.
Haz una reunión breve con el equipo de montaje antes de abrir la ubicación. Reparte las tareas por zonas y comprueba durante la última hora las acreditaciones, las etiquetas, los cables alargadores, las regletas y el micrófono.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de horticultura?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si habrá varios expositores, inscripciones y un programa de actividades. Reserva el lugar y fija la fecha primero; intenta tener confirmados los expositores al menos 3 semanas antes.
¿Cuándo hay que enviar la información a los expositores?: Envía el plano, el número de stand, los horarios y las indicaciones de ruta al menos 7 días antes. Reenvía un recordatorio 24 horas antes con cualquier cambio y un contacto del equipo.
¿Cuánto tiempo necesita el montaje de una feria de horticultura?: Calcula entre 2 y 4 horas para colocar mesas, sillas, paredes de stand, carpas, señalización y equipos, según el tamaño del lugar. El equipo debería llegar al menos 3 horas antes de abrir al público.
¿Qué se suele olvidar al preparar una feria de horticultura?: Lo que más se retrasa son las etiquetas de los stands, las acreditaciones, los cables y la comprobación de la electricidad. Revísalos el día anterior y comprueba también la previsión del tiempo para decidir si las carpas y el material exterior están preparados.

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