Zo organiseer je een tuinbeurs zonder last-minute chaos

Begin een tuinbeurs niet met tafels neerzetten, maar met de voorwaarden voor deelnemers, de datum en de openingstijden. Daarna werf je standhouders, verwerk je inschrijvingen en teken je de standindeling en bezoekersroute. Controleer op tijd vergunningen, stroompunten en regendekking; juist die onderdelen worden vaak te laat geregeld. In de laatste week maak je de standhouderslijst, naamkaartjes, routeborden en prijslijsten klaar en test je de koffieapparatuur.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
2
Deelnemersvoorwaarden opstellen
2 personen
3
Vergunningseisen controleren
4
Standhouders benaderen
2 personen
5
Inschrijfformulier publiceren
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Promotie op sociale media plaatsen
8
Affiches ophangen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Standhouders bevestigen
12
Reserveringen maken
13
Standindeling tekenen
2 personen
14
Bezoekersroute bepalen
2 personen
15
Stroompunten controleren
16
Weersverwachting controleren
17
Regendekking aanvullen
2 personen
18
Standhouderslijst afdrukken
19
Naamkaartjes voorbereiden
20
Routeborden voorbereiden
2 personen
21
Prijslijsten afdrukken
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Materialen controleren
2 personen
24
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
25
Koffieapparatuur testen
2 personen
26
Koelboxen vullen
2 personen
27
Locatie vrijmaken
4 personen
28
Partytenten opbouwen
6 personen
29
Tafels opstellen
4 personen
30
Stoelen en banken plaatsen
3 personen
31
Standplaatsen markeren
2 personen
32
Standhouders ontvangen
3 personen
33
Standmaterialen uitdelen
3 personen
34
Beplanting op presentatietafels zetten
4 personen
35
Decoratie ophangen
2 personen
36
Routeborden plaatsen
2 personen
37
Kassa inrichten
2 personen
38
Dranken koud zetten
2 personen
39
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
40
Hapjes klaarzetten
2 personen
41
Afvalbakken plaatsen
2 personen
42
Toiletten controleren

Event

43
Entreebalie bemannen
2 personen
44
Bezoekers welkom heten
2 personen
45
Programma uitdelen
2 personen
46
Standhouders ondersteunen
2 personen
47
Demonstraties aankondigen
48
Koffie en thee serveren
2 personen
49
Hapjes serveren
2 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Afvalbakken legen
2 personen
52
Toiletten tussentijds controleren
53
Tafels tussentijds schoonmaken
2 personen
54
Voorraad hapjes aanvullen
2 personen
55
Kassa afsluiten
2 personen
56
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

57
Standhouders laten afbouwen
4 personen
58
Planten en materialen verzamelen
4 personen
59
Servies afwassen
2 personen
60
Afval verzamelen
3 personen
61
Tenten afbreken
6 personen
62
Meubilair terugplaatsen
4 personen
63
Locatie grondig schoonmaken
3 personen
64
Materialen drogen en sorteren
2 personen
65
Voorraad opbergen
2 personen
66
Geleende spullen retourneren
2 personen
67
Ongebruikte boodschappen opruimen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 6
Klaptafelsaantal 18
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 8
Bankenaantal 8
Tafelkledenaantal 18
Presentatierekkenaantal 10
Krukkenaantal 12
Kledingrek
Afzetpalenaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Betaalterminalsaantal 2
Kassaboxenaantal 2
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Kabelgotenaantal 6
Handmegafon
Handwagensaantal 2

Tuinmateriaal

Gieteraantal 6
Plantentraysaantal 30
Kweekpottenaantal 50
Plantenbakkenaantal 20
Werktafelsaantal 4
Tuinhandschoenenaantal 12
Handscheppenaantal 8
Snoeischarenaantal 6
Emmersaantal 8
Plantlabelsaantal 200
Touwaantal 4
Haringenaantal 48
Rubberhamersaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Schenkkanenaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Decoratie

Tuinbeursbanneraantal 2
Vlaggenlijnenaantal 8
Marktkraambordenaantal 18
Naamkaartjeshoudersaantal 30
Prijshoudersaantal 60
Krijtbordenaantal 6
Krijtstiftenaantal 12
Bloempotten voor decoratieaantal 20
Pijlbordenaantal 12

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 8
Ledbouwlampenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Stoffer en blikaantal 3
Bezemaantal 3
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20

Catering

Drankdispensersaantal 3
Serveerplateausaantal 8
Koelelementenaantal 24
Boodschappen

Tips

Leg de deelnemersvoorwaarden vast voordat je standhouders benadert. Vermeld wat een stand mag bevatten, welke tafelruimte beschikbaar is en wanneer opbouwen en afbreken kan.
Maak de standindeling pas definitief nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Houd daarbij rekening met loopruimte, presentatierekken, werktafels en een route die niet eindigt bij één smalle doorgang.
Controleer stroompunten minimaal twee weken vooraf. Test koffiezetapparaten en waterkokers, leg verlengkabels en stekkerdozen klaar en werk kabels weg met kabelgoten zodat bezoekers er niet over struikelen.
Regel regenopvang niet pas wanneer de weersverwachting omslaat. Controleer enkele dagen vooraf of de partytenten en andere regendekking genoeg plaatsen bieden voor standhouders, bezoekers en kwetsbare planten.
Print de standhouderslijst, routeborden, naamkaartjes en prijslijsten uiterlijk de dag vóór de beurs. Zet daarnaast tafels, stoelen, koelboxen en tuinmaterialen per zone klaar, zodat de opbouw niet afhankelijk is van zoeken op locatie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een tuinbeurs organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, openingstijden, deelnemersvoorwaarden en vergunningseisen. Benader daarna standhouders en publiceer het inschrijfformulier, zodat je nog tijd houdt voor indeling en promotie.
Hoeveel standhouders heb je nodig voor een tuinbeurs?: Dat hangt af van de beschikbare ruimte en de gewenste variatie, niet van één vast aantal. Stel eerst de maximale standruimte vast en houd per stand extra loopruimte vrij; bevestig de deelnemers pas nadat de indeling op schaal past.
Wanneer controleer je het weer voor een tuinbeurs?: Controleer de weersverwachting ongeveer 5 tot 7 dagen vooraf en opnieuw de dag vóór het evenement. Gebruik die laatste controle om regendekking, tafels onder tenten en bescherming van planten en materialen definitief te verdelen.
Wanneer test je de koffieapparatuur op een tuinbeurs?: Test koffiezetapparaten en waterkokers uiterlijk de dag vóór de beurs, bij voorkeur met de stekkerdozen en verlengkabels die je op locatie gebruikt. Controleer ook waar water, stroom en een veilige kabelroute beschikbaar zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.