Cómo organizar una feria de jardinería sin improvisar
Una feria de jardinería necesita más que mesas y plantas: hay que coordinar expositores, circulación, pagos, electricidad y atención al público. Empieza fijando fecha y horario, confirma los permisos y define las condiciones de participación antes de abrir las inscripciones. Después organiza los puestos, las reservas y la promoción en ese orden. El día anterior, comprueba materiales, previsión meteorológica, equipos de café y toda la señalización para no resolver problemas mientras llegan los visitantes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el horario
2 personas
- 2
Redactar las condiciones de participación
2 personas
- 3
Comprobar los requisitos de permiso
- 4
Contactar con los expositores
2 personas
- 5
Publicar el formulario de inscripción
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Publicar promoción en redes sociales
- 8
Colgar carteles
2 personas
- 9
Gestionar inscripciones
2 personas
- 10
Recoger preferencias dietéticas
- 11
Fijar los soportes de los puestos
- 12
Hacer reservas
- 13
Dibujar la distribución de los stands
2 personas
- 14
Definir la ruta de visitantes
2 personas
- 15
Comprobar los puntos de electricidad
- 16
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 17
Reforzar la protección contra la lluvia
2 personas
- 18
Imprimir la lista de expositores
- 19
Preparar tarjetas de nombre
- 20
Preparar señales de ruta
2 personas
- 21
Imprimir listas de precios
- 22
Hacer la compra
2 personas
- 23
Comprobar los materiales
2 personas
- 24
Montar mesas y sillas
3 personas
- 25
Probar el equipo de café
2 personas
- 26
Llenar las neveras portátiles
2 personas
- 27
Despejar el lugar
4 personas
- 28
Montar las carpas
6 personas
- 29
Montar mesas
4 personas
- 30
Colocar sillas y bancos
3 personas
- 31
Marcar las ubicaciones de los stands
2 personas
- 32
Recibir a los expositores
3 personas
- 33
Repartir materiales del stand
3 personas
- 34
Colocar plantas en las mesas de presentación
4 personas
- 35
Colgar la decoración
2 personas
- 36
Colocar señales de ruta
2 personas
- 37
Preparar la caja
2 personas
- 38
Enfriar las bebidas
2 personas
- 39
Preparar café y té
2 personas
- 40
Preparar los aperitivos
2 personas
- 41
Colocar cubos de basura
2 personas
- 42
Comprobar los baños
Evento
- 43
Atender la entrada
2 personas
- 44
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
- 45
Repartir el programa
2 personas
- 46
Apoyar a los expositores
2 personas
- 47
Anunciar las demostraciones
- 48
Servir café y té
2 personas
- 49
Servir aperitivos
2 personas
- 50
Rellenar las bebidas
2 personas
- 51
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 52
Comprobar los baños periódicamente
- 53
Limpiar las mesas entre usos
2 personas
- 54
Reponer los aperitivos
2 personas
- 55
Cerrar la caja
2 personas
- 56
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas
Seguimiento
- 57
Indicar a los expositores que desmonten
4 personas
- 58
Recopilar plantas y materiales
4 personas
- 59
Lavar la vajilla
2 personas
- 60
Recoger la basura
3 personas
- 61
Desmontar las tiendas
6 personas
- 62
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
- 63
Limpiar a fondo el lugar
3 personas
- 64
Secar y clasificar los materiales
2 personas
- 65
Guardar el inventario
2 personas
- 66
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 67
Retirar los productos no utilizados
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 6
- Mesas plegablescant. 18
- Sillas plegablescant. 80
- Mesas de cervezacant. 8
- Bancoscant. 8
- Mantelescant. 18
- Expositores de presentacióncant. 10
- Taburetescant. 12
- Perchero
- Postes separadorescant. 12
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Terminales de pagocant. 2
- Cajas de cajacant. 2
- Regletascant. 8
- Cables alargadorescant. 8
- Canaletas para cablescant. 6
- Megáfono de mano
- Carretillascant. 2
Material de jardín
- Regaderacant. 6
- Bandejas para plantascant. 30
- Macetas de cultivocant. 50
- Jardinerascant. 20
- Mesas de trabajocant. 4
- Guantes de jardineríacant. 12
- Pala de manocant. 8
- Tijeras de podarcant. 6
- Cuboscant. 8
- Etiquetas para plantascant. 200
- Cuerdacant. 4
- Estacascant. 48
- Martillos de gomacant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 120
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de servircant. 12
- Jarrascant. 6
- Termoscant. 6
Decoración
- Banderola de la feria de jardineríacant. 2
- Guirnaldascant. 8
- Carteles de los puestos del mercadocant. 18
- Portanombrescant. 30
- Portaprecioscant. 60
- Pizarrascant. 6
- Rotuladores de tizacant. 12
- Macetas para decoracióncant. 20
- Carteles direccionalescant. 12
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 8
- Focos LED de montajecant. 6
- Linternas a pilascant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 10
- Recogedor y escobacant. 3
- Escobacant. 3
- Fregonascant. 2
- Cubos de limpiezacant. 3
- Paños de microfibracant. 20
Catering
- Dispensadores de bebidascant. 3
- Bandejas para servircant. 8
- Acumuladores de fríocant. 24
- Compras
Consejos
- Cierra primero las condiciones de participación y el formulario de inscripción. Pide también las preferencias dietéticas con antelación para calcular la compra y evitar cambios de última hora.
- Dibuja la distribución de los stands antes de reservar mesas, carpas y sillas. Deja una ruta clara para visitantes, zonas de espera y espacio suficiente para mover carretillas y reponer plantas.
- Comprueba los puntos de electricidad y prueba las máquinas de café al menos un día antes. Usa regletas, cables alargadores y canaletas para que nadie tropiece ni se desconecten los terminales de pago.
- Prepara una lista de expositores, tarjetas de nombre, señales de ruta y listas de precios antes del montaje. Lleva copias impresas: depender solo del móvil suele fallar cuando hay poca cobertura o batería.
- Revisa el pronóstico y refuerza la protección contra la lluvia antes de montar. Las carpas deben estar listas para cubrir mesas, plantas, equipos de café y materiales de papel, no solo a los expositores.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de jardinería?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite comprobar permisos, contactar con expositores, publicar el formulario y corregir la distribución de los puestos antes del día del evento.
- ¿Cuándo debo abrir las inscripciones de los expositores?
- Ábrelas cuando estén fijadas la fecha, el horario y las condiciones de participación, normalmente entre 4 y 6 semanas antes. Cierra el formulario al menos 7 días antes para imprimir la lista y preparar las tarjetas de nombre.
- ¿Cuántas mesas necesita una feria de jardinería?
- Calcula una mesa de exposición por expositor como punto de partida y añade una mesa de trabajo por cada 3 o 4 puestos. Reserva además espacio para café, cobro, materiales de jardinería y circulación, en lugar de llenar toda la superficie con stands.
- ¿Qué hago si se prevé lluvia el día de la feria?
- Confirma la previsión 48 horas antes y vuelve a revisarla la misma mañana. Refuerza las carpas, protege cables y papel, y coloca plantas, máquinas de café y terminales de pago bajo cubierta antes de abrir el acceso al público.
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