Organiser un salon du jardin, étape par étape
Un salon du jardin se prépare d’abord sur le papier : date, horaires, exposants, conditions de participation et parcours des visiteurs. Commencez par cadrer les inscriptions, puis construisez le plan des stands avant de commander ou louer le matériel. Les derniers jours servent surtout à confirmer les besoins, imprimer les documents et vérifier l’installation. La météo, les branchements électriques et l’accueil café sont les points souvent réglés trop tard.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
- 2
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
- 3
Vérifier les exigences de permis
- 4
Contacter les exposants
2 personnes
- 5
Publier le formulaire d'inscription
- 6
Envoyer les invitations
2 personnes
- 7
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
- 8
Accrocher les affiches
2 personnes
- 9
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 10
Recueillir les besoins alimentaires
- 11
Confirmer les exposants
- 12
Faire les réservations
- 13
Dessiner le plan du stand
2 personnes
- 14
Définir le parcours des visiteurs
2 personnes
- 15
Vérifier les points d'alimentation
- 16
Vérifier les prévisions météo
- 17
Compléter la protection contre la pluie
2 personnes
- 18
Imprimer la liste des exposants
- 19
Préparer les badges nominatifs
- 20
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
- 21
Imprimer les listes de prix
- 22
Faire les courses
2 personnes
- 23
Vérifier le matériel
2 personnes
- 24
Installer les tables et les chaises
3 personnes
- 25
Tester le matériel à café
2 personnes
- 26
Remplir les glacières
2 personnes
- 27
Dégager le lieu
4 personnes
- 28
Monter les tentes de réception
6 personnes
- 29
Installer les tables
4 personnes
- 30
Installer les chaises et les bancs
3 personnes
- 31
Marquer les emplacements
2 personnes
- 32
Accueillir les exposants
3 personnes
- 33
Distribuer les supports de stand
3 personnes
- 34
Installer des plantes sur les tables de présentation
4 personnes
- 35
Installer la décoration
2 personnes
- 36
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
- 37
Installer la caisse
2 personnes
- 38
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 39
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 40
Préparer les en-cas
2 personnes
- 41
Installer les poubelles
2 personnes
- 42
Vérifier les toilettes
Événement
- 43
Tenir le comptoir d'accueil
2 personnes
- 44
Accueillir les visiteurs
2 personnes
- 45
Distribuer le programme
2 personnes
- 46
Soutenir les exposants
2 personnes
- 47
Annoncer les démonstrations
- 48
Servir le café et le thé
2 personnes
- 49
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 51
Vider les poubelles
2 personnes
- 52
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
- 53
Nettoyer les tables entre-temps
2 personnes
- 54
Réapprovisionner les amuse-bouches
2 personnes
- 55
Clôturer la caisse
2 personnes
- 56
Reconduire les visiteurs
2 personnes
Suivi
- 57
Faire démonter les stands
4 personnes
- 58
Rassembler les plantes et le matériel
4 personnes
- 59
Faire la vaisselle
2 personnes
- 60
Rassembler les déchets
3 personnes
- 61
Démonter les tentes
6 personnes
- 62
Remettre le mobilier en place
4 personnes
- 63
Nettoyer le lieu en profondeur
3 personnes
- 64
Sécher et trier le matériel
2 personnes
- 65
Ranger les stocks
2 personnes
- 66
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 67
Ranger les courses non utilisées
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 6
- Tables pliantesqté 18
- Chaises pliantesqté 80
- Tables de bièreqté 8
- Bancsqté 8
- Nappesqté 18
- Supports de présentationqté 10
- Tabouretsqté 12
- Portant à vêtements
- Poteaux de balisageqté 12
Équipement
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Terminaux de paiementqté 2
- Caissesqté 2
- Multiprisesqté 8
- Rallongesqté 8
- Goulottes de câblesqté 6
- Mégaphone à main
- Diablesqté 2
Matériel de jardinage
- Arrosoirqté 6
- Plateaux pour plantesqté 30
- Pots de cultureqté 50
- Bacs à plantesqté 20
- Tables de travailqté 4
- Gants de jardinageqté 12
- Pelles à mainqté 8
- Sécateursqté 6
- Seauxqté 8
- Étiquettes pour plantesqté 200
- Cordeqté 4
- Piquetsqté 48
- Marteaux en caoutchoucqté 4
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 120
- Tasses à caféqté 80
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Plateaux de serviceqté 12
- Carafesqté 6
- Thermosqté 6
Décoration
- Bannière du salon du jardinqté 2
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Panneaux de stand de marchéqté 18
- Porte-nomsqté 30
- Porte-prixqté 60
- Panneaux en ardoiseqté 6
- Marqueurs craieqté 12
- Pots de fleurs pour la décorationqté 20
- Panneaux indicateursqté 12
Éclairage
- Guirlandes LEDqté 8
- Projecteurs LEDqté 6
- Lampes à pilesqté 8
Nettoyage
- Poubellesqté 10
- Balayette et pelleqté 3
- Balaiqté 3
- Sets de serpillièreqté 2
- Seaux de nettoyageqté 3
- Chiffons microfibresqté 20
Catering
- Distributeurs de boissonsqté 3
- Plateaux de serviceqté 8
- Pains de glaceqté 24
- Courses
Conseils
- Bloquez la date et les horaires avant de contacter les exposants, puis fixez une date limite d’inscription au moins 3 semaines avant l’ouverture. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les participants et de dessiner un plan cohérent des stands.
- Demandez dès l’inscription les besoins alimentaires, électriques et d’installation de chaque exposant. Un stand avec machine à café, éclairage ou matériel de paiement ne se prépare pas comme une simple table de présentation.
- Dessinez le parcours des visiteurs avant de placer les tables : prévoyez une entrée visible, des allées assez larges pour circuler et une signalétique lisible depuis plusieurs mètres. Imprimez les panneaux de direction et les listes de prix au plus tard la veille.
- Vérifiez la météo 5 à 7 jours avant le salon, puis prévoyez une solution complète contre la pluie plutôt qu’une simple bâche. Les tentes, tables, câbles et zones de passage doivent rester utilisables même en cas d’averse.
- Faites une répétition de l’installation la veille ou le matin même : tables, chaises, multiprises, rallonges, terminaux de paiement et machines à café. Gardez les diables et un petit stock de matériel de dépannage près de la zone d’accueil.
Questions fréquentes
- Quand commencer l’organisation d’un salon du jardin ?
- Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant l’ouverture. Les inscriptions et les réservations de tentes, tables et chaises doivent être lancées au moins 4 semaines à l’avance.
- Combien de temps prévoir pour installer un salon du jardin ?
- Prévoyez au minimum une demi-journée pour installer les tentes, les tables, les chaises, la signalétique et les branchements. Pour un salon avec de nombreux stands, une journée complète avec une équipe de 4 à 6 personnes est plus réaliste.
- Quand faut-il confirmer les exposants ?
- Fixez la clôture des inscriptions environ 3 semaines avant l’événement et envoyez la confirmation définitive 10 à 14 jours avant. Demandez à ce moment-là les besoins en alimentation, mobilier, électricité et paiement.
- Que prévoir en cas de pluie pour un salon du jardin ?
- Vérifiez les prévisions 5 à 7 jours avant, puis contrôlez les tentes, les protections latérales et les zones de circulation 24 heures avant l’ouverture. Prévoyez aussi une solution pour garder les documents, les plantes et les branchements au sec.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !