Zo organiseer je een trouwleveranciersbeurs

Begin met het doel en de omvang van de beurs: hoeveel leveranciers en bezoekers verwacht je, en welke categorieën moeten vertegenwoordigd zijn? Stel daarna de leverancierslijst samen, regel de aanmeldingen en leg de locatie vast voordat je de beursvloer indeelt. Pas als standplaatsen, catering, meubilair en techniek zijn afgestemd, verstuur je definitieve instructies en bezoekersinformatie. De meeste problemen ontstaan doordat dieetwensen, parkeren, verzekeringsgegevens of bewegwijzering pas in de laatste week worden opgepakt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Leverancierslijst samenstellen
2 personen
2
Leveranciers uitnodigen
2 personen
3
Aanmeldformulier publiceren
4
Aanmeldingen verwerken
2 personen
5
Dieetwensen verzamelen
6
Leveranciersbevestigingen versturen
7
Bezoekersuitnodigingen versturen
2 personen
8
Locatiebezoek uitvoeren
2 personen
9
Plattegrond beursvloer maken
2 personen
10
Standplaatsen toewijzen
2 personen
11
Standinstructies versturen
12
Aanmeldingen bevestigen
2 personen
13
Catering reserveren
14
Meubilair reserveren
15
Techniek reserveren
16
Vergunningen controleren
17
Verzekeringsgegevens controleren
18
Promotie op sociale media plaatsen
19
Routebeschrijving versturen
20
Parkeerinformatie versturen
21
Bezoekerslijst bijwerken
22
Leverancierslijst bijwerken
23
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
24
Bewegwijzering printen
25
Programmafolders printen
2 personen
26
Cateringbestelling controleren
27
Allergenenoverzicht maken
28
Materialen verzamelen
2 personen
29
Boodschappen doen
2 personen
30
Dranken koelen
2 personen
31
Locatie openen
2 personen
32
Laadzone vrijmaken
2 personen
33
Standmaterialen uitladen
4 personen
34
Beursvloer uitzetten
2 personen
35
Tafels opstellen
4 personen
36
Stoelen plaatsen
3 personen
37
Standnummers plaatsen
2 personen
38
Informatiebalie inrichten
2 personen
39
Registratietafel inrichten
2 personen
40
Versiering ophangen
3 personen
41
Fotowand opbouwen
2 personen
42
Verlichting plaatsen
2 personen
43
Geluidsinstallatie testen
2 personen
44
Stroompunten controleren
2 personen
45
Cateringbuffet inrichten
3 personen
46
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
47
Hapjes voorbereiden
3 personen
48
Toiletten controleren
49
Veiligheidsroutes controleren
2 personen
50
Standhouders ontvangen
3 personen
51
Standhouders registreren
2 personen
52
Laatste standcontrole uitvoeren
3 personen

Event

53
Deuren openen
2 personen
54
Bezoekers registreren
3 personen
55
Programmafolders uitdelen
2 personen
56
Bezoekers naar stands verwijzen
2 personen
57
Leveranciers ontvangen
2 personen
58
Koffie en thee serveren
2 personen
59
Hapjes serveren
3 personen
60
Dranken bijvullen
2 personen
61
Buffet en tafels schoonhouden
2 personen
62
Afvalbakken legen
63
Toiletten tussentijds controleren
64
Fotowand begeleiden
65
Licht en geluid bedienen
66
Laatste bezoekers informeren
2 personen
67
Deuren sluiten
2 personen

Nazorg

68
Standhouders laten uitladen
4 personen
69
Standmaterialen verzamelen
3 personen
70
Meubilair afbreken
4 personen
71
Decoratie verwijderen
3 personen
72
Apparatuur uitschakelen
2 personen
73
Servies afwassen
3 personen
74
Koelboxen legen
2 personen
75
Afval sorteren
2 personen
76
Locatie schoonmaken
4 personen
77
Toiletten schoonmaken
2 personen
78
Gevonden voorwerpen verzamelen
79
Huurmaterialen retourneren
2 personen
80
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen
81
Facturen en bonnen verzamelen
82
Leveranciers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Receptietafelsaantal 3
Biertafelsaantal 12
Klaptafelsaantal 24
Stoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 12
Tafelkledenaantal 30
Statafelsaantal 8
Infobalie
Garderoberekkenaantal 3
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Theeglazenaantal 120
Waterglazenaantal 160
Wijn glazenaantal 100
Bierglazenaantal 80
Dessertbordjesaantal 120
Serveerbordenaantal 20
Koffielepelsaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerbestekaantal 24

Catering

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkannenaantal 12
Drankdispensersaantal 4
Koelboxenaantal 6
Serveerschalenaantal 24
Serveerschalen met dekselaantal 12
Thermoskannenaantal 8
Flessenopenersaantal 6
Kurkentrekkersaantal 4
Barbladenaantal 6
Boodschappen

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Tabletsaantal 3
Pinapparatenaantal 2
Printersaantal 2
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 16
Kabelhaspelsaantal 4
Geluidsset
Draadloze microfoonsaantal 2
Laptopladersaantal 5

Verlichting

Ledspotsaantal 12
Sfeerverlichtingaantal 8
Lichtsnoerenaantal 10

Decoratie

Bloemstukkenaantal 12
Ballonnenbogenaantal 2
Fotowand
Tafeldecoratieaantal 24
Standbordenaantal 30
Standnummersaantal 30
Welkomstbord
Menubordenaantal 6
Tafelnummersaantal 24

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 4
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 6
Opscheplepelsaantal 12
Serveertangenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 4

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekdispensersaantal 6

Tips

Plan het locatiebezoek voordat je standplaatsen toewijst. Controleer daar looproutes, stroompunten, garderobe, entree en de plek van de infobalie; verwerk dit direct in de plattegrond.
Werk met twee aparte registraties: één leverancierslijst en één bezoekerslijst. Bevestig een aanmelding binnen 2 werkdagen en noteer dieetwensen meteen bij de juiste persoon.
Stuur standinstructies uiterlijk 14 dagen voor de beurs. Vermeld het standnummer, de opbouwtijd, beschikbare tafels en stoelen, laad- en losafspraken en wat de leverancier zelf moet meenemen.
Reserveer catering en meubilair op basis van het verwachte bezoekersaantal plus ongeveer 10 procent marge. Controleer daarnaast of koffiezetapparaten, waterkannen, glazen, servies en afvalbakken op de juiste momenten beschikbaar zijn.
Stuur routebeschrijving, parkeerinformatie en het programma uiterlijk 7 dagen vooraf. Print naamkaartjes, bewegwijzering en programmafolders niet pas op de beursdag; houd een reserve van ongeveer 10 procent aan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een trouwleveranciersbeurs?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met de leverancierslijst en locatie. Plan de uitnodigingen en aanmeldingen in de eerste 2 maanden, zodat je minimaal 6 weken voor de beurs de plattegrond en standplaatsen kunt vastleggen.
Wanneer moet ik leveranciers uitnodigen voor een trouwleveranciersbeurs?: Stuur de eerste uitnodigingen ongeveer 12 weken voor de beurs. Geef leveranciers 2 tot 3 weken om te reageren en verstuur daarna binnen 2 werkdagen een bevestiging of een bericht over de wachtlijst.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een trouwleveranciersbeurs?: Reserveer minimaal 3 uur voor de opbouw van stands, infobalie, catering, bewegwijzering en techniek. Laat leveranciers minstens 90 minuten voor opening toegang krijgen als zij eigen materialen moeten plaatsen.
Wat moet je een week voor een trouwleveranciersbeurs controleren?: Controleer 7 dagen vooraf de bezoekerslijst, leveranciersbevestigingen, dieetwensen, catering, meubilair, techniek, vergunningen en verzekeringsgegevens. Stuur op dat moment ook de routebeschrijving, parkeerinformatie en het definitieve programma.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.