Organiser un salon des prestataires de mariage, étape par étape

Un salon de prestataires de mariage se prépare d’abord comme un projet logistique, puis comme un rendez-vous commercial. Commencez par définir les exposants recherchés, ouvrez les inscriptions et visitez le lieu avant de dessiner le plan des stands. Ensuite, verrouillez les besoins de chaque fournisseur, les autorisations, le mobilier, la technique et la restauration. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les participants, guider les visiteurs et préparer un accueil fluide le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir la liste des fournisseurs
2 personnes
2
Inviter les fournisseurs
2 personnes
3
Publier le formulaire d'inscription
4
Traiter les inscriptions
2 personnes
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Envoyer les confirmations des fournisseurs
7
Envoyer les invitations aux visiteurs
2 personnes
8
Effectuer une visite du site
2 personnes
9
Créer le plan de la zone d’exposition
2 personnes
10
Attribuer les emplacements
2 personnes
11
Envoyer les instructions du stand
12
Confirmer les inscriptions
2 personnes
13
Réserver le catering
14
Réserver le mobilier
15
Réserver la technique
16
Vérifier les autorisations
17
Vérifier les informations d'assurance
18
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
19
Envoyer les indications d'accès
20
Envoyer les infos de parking
21
Mettre à jour la liste des visiteurs
22
Mettre à jour la liste des fournisseurs
23
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
24
Imprimer la signalisation
25
Imprimer les programmes
2 personnes
26
Vérifier la commande traiteur
27
Créer le récapitulatif des allergènes
28
Rassembler le matériel
2 personnes
29
Faire les courses
2 personnes
30
Refroidir les boissons
2 personnes
31
Ouvrir le lieu
2 personnes
32
Dégager la zone de chargement
2 personnes
33
Décharger le matériel du stand
4 personnes
34
Délimiter le hall d'exposition
2 personnes
35
Installer les tables
4 personnes
36
Installer les chaises
3 personnes
37
Placer les numéros des stands
2 personnes
38
Installer le comptoir d'information
2 personnes
39
Installer la table d'inscription
2 personnes
40
Suspendre la décoration
3 personnes
41
Monter le mur photo
2 personnes
42
Installer l’éclairage
2 personnes
43
Tester le système de sonorisation
2 personnes
44
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
45
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
46
Préparer le café et le thé
2 personnes
47
Préparer les en-cas
3 personnes
48
Vérifier les toilettes
49
Contrôler les itinéraires de sécurité
2 personnes
50
Accueillir les exposants
3 personnes
51
Enregistrer les exposants
2 personnes
52
Effectuer le dernier contrôle de l’état du site
3 personnes

Événement

53
Ouvrir les portes
2 personnes
54
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
55
Distribuer les programmes
2 personnes
56
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
57
Accueillir les fournisseurs
2 personnes
58
Servir le café et le thé
2 personnes
59
Servir des amuse-bouches
3 personnes
60
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
61
Garder le buffet et les tables propres
2 personnes
62
Vider les poubelles
63
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
64
Accompagner le mur photo
65
Gérer la lumière et le son
66
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
67
Fermer les portes
2 personnes

Suivi

68
Faire décharger les exposants
4 personnes
69
Rassembler le matériel du stand
3 personnes
70
Démonter le mobilier
4 personnes
71
Retirer la décoration
3 personnes
72
Éteindre l’équipement
2 personnes
73
Faire la vaisselle
3 personnes
74
Vider les glacières
2 personnes
75
Trier les déchets
2 personnes
76
Nettoyer le lieu
4 personnes
77
Nettoyer les toilettes
2 personnes
78
Rassembler les objets trouvés
79
Retourner les matériels de location
2 personnes
80
Ranger les provisions restantes
2 personnes
81
Rassembler les factures et les reçus
82
Remercier les fournisseurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de réceptionqté 3
Tables de bièreqté 12
Tables pliantesqté 24
Chaisesqté 120
Tabourets de barqté 12
Nappesqté 30
Tables hautesqté 8
Bureau d’information
Portantsqté 3
Poubellesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à théqté 120
Verres à eauqté 160
Verres à vinqté 100
Verres à bièreqté 80
Assiettes à dessertqté 120
Assiettes de serviceqté 20
Cuillères à caféqté 120
Couvertsqté 120
Couverts de serviceqté 24

Catering

Machines à caféqté 3
Carafes d’eauqté 12
Distributeurs de boissonsqté 4
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 24
Plats de service avec couvercleqté 12
Thermosqté 8
Tire-bouchonsqté 6
Tire-bouchonsqté 4
Sous-mains de barqté 6
Courses

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Tablettesqté 3
Terminaux de paiementqté 2
Imprimantesqté 2
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 16
Rallonges à enrouleurqté 4
Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Chargeurs d’ordinateur portableqté 5

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Éclairage d’ambianceqté 8
Guirlandes lumineusesqté 10

Décoration

Compositions floralesqté 12
Arches de ballonsqté 2
Mur photo
Décoration de tableqté 24
Panneaux de standqté 30
Numéros de standqté 30
Panneau d’accueil
Panneaux de menuqté 6
Numéros de tableqté 24

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 4
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Louchesqté 12
Pinces de serviceqté 12
Papier aluminiumqté 4

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettesqté 6

Conseils

Commencez par la capacité réelle du lieu : mesurez les espaces, les accès et les branchements avant d’attribuer les stands. Gardez une zone libre pour l’accueil, la circulation et les livraisons.
Fixez une date limite d’inscription des exposants au moins 4 semaines avant le salon. Vous aurez ainsi le temps de traiter les demandes, recueillir les besoins alimentaires et envoyer les confirmations.
Envoyez à chaque fournisseur un dossier de stand avec son emplacement, les horaires d’installation, les dimensions disponibles et les consignes techniques au plus tard 10 jours avant l’événement.
Ne réservez pas la restauration sur une simple estimation. Utilisez la liste des visiteurs et des exposants confirmés, puis prévoyez une marge de 10 % pour les boissons, les tasses, les verres et les assiettes.
Préparez les badges, la signalétique, les programmes, les indications d’accès et les informations de parking la semaine précédente. Le jour du salon, placez un bureau d’information visible dès l’entrée.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions des prestataires pour un salon de mariage ?: Ouvrez le formulaire environ 8 à 10 semaines avant le salon. Fixez une date limite 4 semaines avant afin de finaliser le plan d’exposition et les besoins de chaque stand.
Quand envoyer les invitations aux visiteurs ?: Envoyez une première invitation 4 à 6 semaines avant l’événement, puis un rappel 7 jours avant. Ajoutez les indications d’accès et de parking dans le dernier message.
Combien de temps avant faut-il visiter le lieu ?: Faites la visite au moins 6 semaines avant le salon, avant de créer le plan des stands. Vérifiez les accès, les zones de livraison, les prises, les sanitaires et l’espace disponible pour le mobilier.
Quand réserver la restauration et le mobilier ?: Réservez la restauration, le mobilier et la technique dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines à l’avance. Confirmez les quantités finales environ 10 jours avant, après la clôture des inscriptions.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.