Zo organiseer je een trouwfotodag zonder tijdverlies

Begin niet met de camera, maar met het programma van de trouwdag. Verzamel eerst de fotowensen van het paar, maak daarna de familielijst en leg per fotomoment de locatie, route en beschikbare tijd vast. Deel het tijdschema met het paar, familie en leveranciers voordat de dag begint. Controleer vervolgens het weer, regel een binnenlocatie en maak apparatuur en praktische materialen uiterlijk de avond ervoor gereed. Zo voorkom je dat groepsfoto’s uitlopen of dat een ontbrekende geheugenkaart de planning stillegt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Fotolocatie definitief bevestigen
2
Trouwprogramma verzamelen
3
Fotowensen van het paar verzamelen
4
Groepsfoto’s inventariseren
5
Familielijst voor groepsfoto’s maken
6
Uitnodigingen versturen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Reservering voor diner maken
10
Reservering voor parkeerruimte maken
11
Weersverwachting controleren
12
Binnenlocatie voor regen bepalen
2 personen
13
Route naar fotolocaties controleren
14
Tijdschema met alle betrokkenen delen
15
Leverancierscontacten verzamelen
16
Boodschappenlijst controleren
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Dranken gekoeld klaarzetten
2 personen
19
Fotospullen opladen
20
Geheugenkaarten formatteren
21
Reservebatterijen klaarleggen
22
Fotolijst met groepsfoto’s printen
23
Naambadges voorbereiden
2 personen
24
Tafelschikking printen
25
Noodpakket voor kleding klaarzetten
26
Weerbestendige fototas inpakken

Event

27
Locatie openen
2 personen
28
Fotomateriaal uitladen
2 personen
29
Fotoposities op locatie bepalen
2 personen
30
Lichtopstelling testen
2 personen
31
Gasten ontvangen
3 personen
32
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
33
Detailfoto’s van decor maken
34
Sfeerfoto’s van ontvangst maken
2 personen
35
Portretfoto’s van het paar maken
2 personen
36
Individuele familiefoto’s maken
2 personen
37
Groepsfoto’s maken
3 personen
38
Dranken bijvullen
2 personen
39
Hapjes uitserveren
3 personen
40
Locatiewissel begeleiden
2 personen
41
Fotomateriaal veilig vervoeren
2 personen
42
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
43
Dinerbuffet openen
2 personen
44
Dinerbuffet aanvullen
2 personen
45
Tafelmomenten fotograferen
2 personen
46
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
47
Servies afruimen
3 personen
48
Taart aansnijden begeleiden
2 personen
49
Taartmoment fotograferen
2 personen
50
Openingsdans fotograferen
2 personen
51
Feestfoto’s maken
2 personen
52
Avondlichtportretten maken
2 personen
53
Dranken en hapjes bijvullen
2 personen
54
Laatste groepsfoto maken
2 personen
55
Laatste fotocontrole uitvoeren
56
Gasten uitzwaaien
2 personen
57
Fotobestanden veiligstellen
58
Fotomateriaal inpakken
2 personen

Nazorg

59
Afval verzamelen
2 personen
60
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
61
Decoratie verwijderen
2 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Keuken schoonmaken
2 personen
64
Locatie schoon opleveren
3 personen
65
Huurmaterialen retourneren
2 personen
66
Back-ups van foto’s maken
67
Foto’s gestructureerd opslaan
68
Geheugenkaarten veilig archiveren
69
Fotomateriaal reinigen
70
Boodschappenrestanten controleren
71
Overgebleven voedsel koelen
2 personen
72
Koelboxen leegmaken
73
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Receptietafelsaantal 2
Eettafelsaantal 6
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Caketafel
Kledingrek
Garderoberekaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 70
Dessertbordenaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 70
Wijnglazenaantal 70
Champagneglazenaantal 60
Vorkenaantal 70
Messenaantal 70
Lepelsaantal 70
Taartvorkjesaantal 70
Serveerbestekaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Serveerschotelsaantal 8

Apparatuur

Fotocamera’saantal 2
Reservecamera
Portretlenzenaantal 2
Groothoeklens
Telelens
Flitsersaantal 3
Flitsparaplu’saantal 2
Lichtstatievenaantal 3
Camerastatievenaantal 2
Monopod
Geheugenkaartenaantal 8
Reservebatterijenaantal 10
Batterijladersaantal 4
Powerbanksaantal 3
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Reflectieschermenaantal 2
Waterdichte fototassenaantal 3
Geheugenkaartetuisaantal 3
Externe harde schijvenaantal 2
Laptop
Kaartlezersaantal 2

Decoratie

Tafellopersaantal 6
Bloemstukkenaantal 8
Menukaartenaantal 60
Naamkaartjesaantal 60
Tafelnummersaantal 6
Welkomstbord
Fotoboothachtergrond
Ledlichtslingersaantal 6
Kaarsenaantal 36
Kaarsenhoudersaantal 18

Keuken

Koelboxenaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Taartmes
Buffetwarmersaantal 4
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 2
Koelzakkenaantal 6

Verlichting

Ledpanelenaantal 3
Lichtstatievenaantal 3
Buitenlampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalzakhoudersaantal 4
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilset
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12
Keukenpapierrollenaantal 6
Toiletpapierrollenaantal 24
Handzeepdispensersaantal 3
Desinfecterende gelaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan groepsfoto’s in blokken van ongeveer 15 minuten en zet per blok één aanspreekpunt klaar. Print de familielijst met namen en combinaties; zonder die lijst ben je snel meerdere minuten per foto kwijt.
Controleer de route naar elke fotolocatie minimaal één dag vooraf. Noteer reistijd, parkeermogelijkheden en een regenalternatief, zodat een bui niet meteen het portretmoment verplaatst.
Laad alle camera’s, flitsers en reservebatterijen de avond ervoor op. Formatteer de geheugenkaarten en leg minstens één reservecamera en extra kaarten apart, niet onder in een volle tas.
Vraag fotowensen uiterlijk een week voor de trouwdag op en zet ze om in een korte prioriteitenlijst. Begin op de dag zelf met de foto’s die alleen op die locatie of met bepaalde familieleden kunnen worden gemaakt.
Maak de praktische ontvangstmaterialen de avond ervoor klaar: naambadges, tafelschikking, geprinte fotolijst en een noodpakket voor kleding. Zet dranken gekoeld klaar en controleer servies en serveerbestek voordat gasten arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een trouwfotodag?: Verzamel fotowensen en het trouwprogramma bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Bevestig locaties, routes en groepsfoto’s uiterlijk 1 week voor de dag en doe de laatste materiaalcontrole de avond ervoor.
Hoeveel tijd plan je voor groepsfoto’s op een trouwdag?: Reken gemiddeld 15 minuten per groepsblok en ongeveer 3 minuten per afzonderlijke combinatie. Plan daarnaast 10 tot 15 minuten uitloop, omdat familieleden vaak nog moeten worden verzameld.
Wat moet je doen als het regent tijdens trouwfoto’s?: Bepaal uiterlijk 1 dag vooraf een binnenlocatie en controleer of die groot genoeg is voor het paar en de groepsfoto’s. Houd minimaal 20 minuten speling in het schema voor verplaatsen en opnieuw opstellen.
Welke trouwfotospullen moet je de avond ervoor controleren?: Laad alle camera’s en flitsers op, formatteer de geheugenkaarten en leg reservebatterijen klaar. Controleer ook de reservecamera, lenzen, statieven en verlichting; trek hiervoor minstens 30 minuten uit.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.