Hochzeitsshooting-Tag organisieren: der richtige Ablauf

Ein Hochzeitsshooting-Tag steht und fällt mit einem realistischen Zeitplan und klaren Absprachen. Kläre zuerst den Fotostandort, sammle die Wünsche des Paares und lege fest, welche Familien- und Gruppenfotos wirklich gebraucht werden. Danach stimmst du Programm, Anreise, Essen und Ansprechpartner miteinander ab. In den letzten Tagen geht es vor allem darum, Wetter und Innenalternative zu prüfen sowie Kamera, Speicherkarten und Ersatzakkus einsatzbereit zu machen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Fotostandort endgültig bestätigen
2
Hochzeitsprogramm sammeln
3
Fotowünsche des Paares sammeln
4
Gruppenfotos inventarisieren
5
Familienliste für Gruppenfotos erstellen
6
Einladungen verschicken
7
Anmeldungen bearbeiten
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Reservierung für das Abendessen machen
10
Parkplatzreservierung vornehmen
11
Wettervorhersage prüfen
12
Innenbereich für Regen festlegen
2 Personen
13
Route zu den Fotostandorten prüfen
14
Zeitplan mit allen Beteiligten teilen
15
Lieferantenkontakte sammeln
16
Einkaufsliste prüfen
17
Einkaufen gehen
2 Personen
18
Getränke gekühlt bereitstellen
2 Personen
19
Fotoausrüstung aufladen
20
Speicherkarten formatieren
21
Ersatzbatterien bereitlegen
22
Fotorahmen mit Gruppenfotos drucken
23
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
24
Tischaufstellung drucken
25
Notfallset für Kleidung bereitstellen
26
Wetterfeste Fototasche einpacken

Event

27
Location öffnen
2 Personen
28
Fotomaterial ausladen
2 Personen
29
Fotopositionen vor Ort festlegen
2 Personen
30
Lichtaufbau testen
2 Personen
31
Gäste empfangen
3 Personen
32
Willkommensgetränke servieren
2 Personen
33
Detailfotos von der Dekoration machen
34
Atmosphärenfotos vom Empfang machen
2 Personen
35
Porträtfotos des Paares machen
2 Personen
36
Einzelne Familienfotos machen
2 Personen
37
Gruppenfotos machen
3 Personen
38
Getränke nachfüllen
2 Personen
39
Snacks ausgeben
3 Personen
40
Wechsel des Veranstaltungsorts begleiten
2 Personen
41
Fotomaterial sicher transportieren
2 Personen
42
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
43
Abendbuffet eröffnen
2 Personen
44
Abendbuffet auffüllen
2 Personen
45
Tischmomente fotografieren
2 Personen
46
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
47
Geschirr abräumen
3 Personen
48
Das Anschneiden der Torte begleiten
2 Personen
49
Kuchenmoment fotografieren
2 Personen
50
Eröffnungstanz fotografieren
2 Personen
51
Partyfotos machen
2 Personen
52
Abendlichtporträts aufnehmen
2 Personen
53
Getränke und Snacks auffüllen
2 Personen
54
Letztes Gruppenfoto machen
2 Personen
55
Letzte Fotoprüfung durchführen
56
Gäste verabschieden
2 Personen
57
Fotodateien sichern
58
Fotomaterial einpacken
2 Personen

Nachbereitung

59
Abfall sammeln
2 Personen
60
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
61
Dekoration entfernen
2 Personen
62
Geschirr abwaschen
3 Personen
63
Küche reinigen
2 Personen
64
Ort sauber übergeben
3 Personen
65
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
66
Back-ups von Fotos erstellen
67
Fotos strukturiert speichern
68
Speicherkarten sicher archivieren
69
Fotomaterial reinigen
70
Lebensmittelreste kontrollieren
71
Übrig gebliebenes Essen kühlen
2 Personen
72
Kühlboxen leeren
73
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

EmpfangstischeAnz. 2
EsstischeAnz. 6
StühleAnz. 60
BuffetischeAnz. 3
Kuchentisch
Kleiderständer
GarderobenständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 4

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 70
DesserttellerAnz. 70
KaffeetassenAnz. 60
WassergläserAnz. 70
WeingläserAnz. 70
ChampagnergläserAnz. 60
GabelnAnz. 70
MesserAnz. 70
LöffelAnz. 70
TortengabelnAnz. 70
ServierbesteckAnz. 12
ServierschalenAnz. 12
ServierplattenAnz. 8

Ausstattung

FotokamerasAnz. 2
Ersatzkamera
PorträtobjektiveAnz. 2
Weitwinkelobjektiv
Teleobjektiv
BlitzgeräteAnz. 3
BlitzschirmeAnz. 2
LichtstativeAnz. 3
KamerastativeAnz. 2
Monopod
SpeicherkartenAnz. 8
ErsatzbatterienAnz. 10
BatterieladegeräteAnz. 4
PowerbanksAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
ReflektorschirmeAnz. 2
Wasserdichte FototaschenAnz. 3
SpeicherkartenetuisAnz. 3
Externe FestplattenAnz. 2
Laptop
KartenleserAnz. 2

Dekoration

TischläuferAnz. 6
BlumenarrangementsAnz. 8
SpeisekartenAnz. 60
NamensschilderAnz. 60
TischnummernAnz. 6
Willkommensschild
Fotobox-Hintergrund
LED-LichterkettenAnz. 6
KerzenAnz. 36
KerzenhalterAnz. 18

Küche

KühlboxenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
Tortenmesser
BuffetwärmerAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
MessbecherAnz. 2
KühltaschenAnz. 6

Beleuchtung

LED-PanelsAnz. 3
LichtstativeAnz. 3
AußenlampenAnz. 4

Reinigung

MüllbeutelhalterAnz. 4
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
Wischset
EimerAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 12
KüchenpapierrollenAnz. 6
ToilettenpapierrollenAnz. 24
HandseifenspenderAnz. 3
DesinfektionsgelAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die Gruppenfotos nicht erst vor Ort fest. Erstelle eine Familienliste mit Namen und Reihenfolge und plane pro Gruppe etwa 3 bis 5 Minuten ein, damit fehlende Personen sofort auffallen.
Teile den vollständigen Zeitplan spätestens 3 Tage vorher mit Paar, Familie, Dienstleistern und Fahrern. Ergänze Fotostandorte, Treffpunkte, Telefonnummern und die geplante Route.
Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und bestimme eine konkrete Innenalternative. So musst du bei Regen nicht erst überlegen, wo Gruppenfotos und Porträts stattfinden.
Lade Kameras und Blitzgeräte am Vorabend vollständig auf, formatiere die Speicherkarten und lege Ersatzbatterien bereit. Eine Ersatzkamera und ein zweites Objektiv sollten griffbereit, nicht im verschlossenen Koffer liegen.
Bereite Namensschilder, Tischaufstellung, gedruckte Fotorahmen und das Notfallset spätestens am Tag vor der Hochzeit vor. Gekühlte Getränke und reservierte Parkplätze werden ebenfalls oft zu spät organisiert.

Häufige Fragen

Wie viel Zeit sollte man für Gruppenfotos bei einer Hochzeit einplanen?: Rechne mit etwa 3 bis 5 Minuten pro Gruppe. Bei 10 Gruppen brauchst du damit mindestens 30 bis 50 Minuten, plus 10 Minuten Puffer für Wege und fehlende Personen.
Wann sollte der Zeitplan für den Hochzeitsshooting-Tag fertig sein?: Der Ablauf sollte spätestens 3 Tage vor dem Termin feststehen und an alle Beteiligten geschickt werden. Prüfe ihn am Vorabend noch einmal gemeinsam mit Wetter, Route und Ansprechpartnern.
Was muss man am Tag vor einem Hochzeitsshooting vorbereiten?: Lade alle Akkus, formatiere die Speicherkarten und lege Ersatzbatterien, Objektive und Blitzgeräte bereit. Kontrolliere außerdem Fotostandort, Innenalternative, Parkplätze, Namensschilder und das Notfallset.
Wie viele Ersatzakkus braucht man für einen Hochzeitsshooting-Tag?: Plane mindestens einen vollständig geladenen Ersatzakku pro Kamera ein, bei langen Shooting-Tagen besser zwei. Ersatzbatterien für Blitzgeräte sollten ebenfalls am Vorabend bereitliegen.

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