Organiser un salon du mariage, étape par étape

Un salon du mariage se construit d’abord autour d’une date, d’un programme clair et d’un lieu réellement adapté aux exposants comme aux visiteurs. Commencez par confirmer le site et les réservations, puis avancez sur les fournisseurs, l’implantation des stands et les inscriptions. La communication vient ensuite, avec des informations pratiques sur le stationnement et le parcours. Les derniers jours servent surtout à vérifier les besoins alimentaires, l’accès, le matériel et la technique sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Contacter les fournisseurs participants
2 personnes
3
Inscrire les fournisseurs
4
Élaborer l’agencement des stands
2 personnes
5
Effectuer une visite du site
2 personnes
6
Confirmer la réservation du lieu
7
Confirmer la réservation des tables
8
Confirmer la réservation des sièges
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Publier la promotion en ligne
11
Distribuer les affiches
2 personnes
12
Traiter les inscriptions
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Vérifier les coordonnées des fournisseurs
15
Publier les informations de stationnement
16
Créer un plan pour les visiteurs
17
Créer des badges nominatifs pour les fournisseurs
18
Concevoir les brochures du programme
19
Imprimer les programmes
20
Envoyer le briefing aux fournisseurs
21
Passer la commande traiteur
22
Tester la technique sur place
2 personnes
23
Faire les courses
2 personnes
24
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
25
Vérifier les clés et l’accès
26
Accueillir les fournisseurs
2 personnes
27
Marquer les emplacements
2 personnes
28
Installer les tables
4 personnes
29
Installer les chaises
3 personnes
30
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
31
Aménager les stands des fournisseurs
6 personnes
32
Suspendre la décoration
3 personnes
33
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
34
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
35
Raccorder la sonorisation
2 personnes
36
Vérifier l'éclairage
2 personnes
37
Mettre les boissons au frais
2 personnes
38
Préparer le café et le thé
2 personnes
39
Préparer les en-cas
3 personnes
40
Préparer la liste d’inscription

Événement

41
Assurer l’accueil des visiteurs
2 personnes
42
Accueillir les visiteurs
2 personnes
43
Distribuer les programmes
44
Guider les prestataires
2 personnes
45
Servir le café et le thé
2 personnes
46
Servir des amuse-bouches
2 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
49
Marquer séparément les options diététiques
50
Présenter la présentation
51
Encadrer la salle de présentation
2 personnes
52
Gérer les micros
53
Soutenir les pauses des fournisseurs
54
Gérer la table du concours photo
55
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
56
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
57
Vider les poubelles
58
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

59
Faire démonter les installations par les prestataires
4 personnes
60
Retirer la décoration
3 personnes
61
Rassembler les tables et les chaises
4 personnes
62
Faire la vaisselle
2 personnes
63
Éteindre l’équipement
2 personnes
64
Rassembler les déchets
3 personnes
65
Nettoyer les sols
2 personnes
66
Nettoyer les toilettes
2 personnes
67
Rassembler les objets perdus
68
Remettre le lieu en état
2 personnes
69
Rapporter le matériel
3 personnes
70
Rendre les articles empruntés
2 personnes
71
Ranger les courses restantes
72
Rassembler les factures des fournisseurs
73
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs
74
Partager des photos avec les fournisseurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de salonqté 20
Tablesqté 24
Chaisesqté 80
Tables hautesqté 8
Nappesqté 24
Tables pliantesqté 4
Portantsqté 2
Poteaux de balisageqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 100
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 80
Assiettes à dessertqté 100
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères à caféqté 100
Serviettesqté 250

Décoration

Ballonsqté 120
Arches de ballonsqté 2
Compositions floralesqté 12
Décorations de tableqté 24
Tapis rougeqté 2
Mur photo
Bougies décorativesqté 48
Bougeoirsqté 24
Rubansqté 10
Coupes à confettisqté 8
Panneau d’accueil
Logo du salon du mariage
Support pour panneau de bienvenue

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Câbles de rechargeqté 8
Tiroir-caisse
Terminal de paiement
Lecteur de codes-barres
Imprimante
Piles de rechangeqté 24
Batteries externesqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes à batterieqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couverts de serviceqté 12
Bacs alimentairesqté 12
Bacs de maintien au chaudqté 4
Tire-bouchonsqté 4
Théièresqté 4
Pichets à laitqté 4

Catering

Courses
Plaques de refroidissementqté 12
Distributeurs d'eauqté 2
Filtres à caféqté 100
Filtres à théqté 100
Sucriersqté 6
Pinces de serviceqté 8
Distributeurs de boissonsqté 4
Râteliers de refroidissementqté 4
Étiquettes pour les options alimentairesqté 40
Moulin à café

Nettoyage

Aspirateur
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Chiffons microfibresqté 24
Poubellesqté 10
Brosses de toilettesqté 4

Inscription

Formulaires d’inscriptionqté 250
Stylosqté 30
Badges nominatifsqté 120
Porte-badgesqté 120
Braceletsqté 250
Presse-papiersqté 6
Présentoirs à cartesqté 20

Imprimés

Brochures du programmeqté 250
Plansqté 250
Badges des fournisseursqté 80
Panneaux indicateursqté 20
Flyers promotionnelsqté 500
Blocs-notesqté 120
Présentoirs pour cartes de visiteqté 20

Autre

Ruban adhésifqté 6
Attaches-câblesqté 200
Ciseauxqté 8
Couteaux Stanleyqté 4
Mètres rubansqté 2
Gants de travailqté 12
Boîtes de rangementqté 12
Serre-câblesqté 100
Assiettes de réserveqté 12
Bacs à jetonsqté 4

Conseils

Bloquez la date et le programme avant de solliciter les fournisseurs : prévoyez ensuite plusieurs semaines pour les inscriptions, la relance et la vérification de leurs coordonnées.
Faites la visite du lieu avant de dessiner l’implantation des stands. Mesurez les circulations, les accès et les zones nécessaires aux tables, chaises, portants et tables hautes.
Ne remettez pas la communication à la dernière semaine : envoyez les invitations, publiez les informations de stationnement et distribuez les affiches au moins 2 à 3 semaines avant l’événement.
Préparez un dossier exposant unique avec le plan, les horaires, les badges nominatifs, les consignes d’accès et le briefing. Envoyez-le quelques jours avant l’ouverture pour limiter les appels de dernière minute.
Testez la technique directement dans la salle avant le jour J, notamment l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur et l’écran. Vérifiez aussi les clés, l’accès au lieu et l’arrivée du matériel la veille ou suffisamment tôt le matin.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon du mariage ?: Prévoyez au minimum 8 à 12 semaines pour coordonner le lieu, les fournisseurs, la communication et les inscriptions. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, le briefing et les contrôles sur place.
Quand faut-il contacter les exposants d’un salon du mariage ?: Contactez-les dès que la date, le programme et le lieu sont suffisamment avancés, idéalement 8 à 10 semaines avant l’événement. Demandez rapidement leurs coordonnées, leurs besoins et leur confirmation de participation.
Quand envoyer les invitations pour un salon du mariage ?: Envoyez les invitations environ 3 semaines avant le salon, puis faites une relance 5 à 7 jours avant. Cette marge laisse le temps de traiter les inscriptions et de recueillir les besoins alimentaires.
Que faut-il vérifier la veille d’un salon du mariage ?: Contrôlez les clés et l’accès, l’arrivée des stands et du mobilier, l’implantation, les badges, les programmes imprimés et la technique. Faites ce contrôle au moins 24 heures avant l’ouverture lorsque le lieu le permet.

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