Zo organiseer je een trouwbeurs

Begin met de datum, openingstijden en locatie; die bepalen hoeveel standhouders en bezoekers je kunt ontvangen. Leg daarna de zaalindeling vast en benader leveranciers met duidelijke voorwaarden, standafmetingen en inschrijfdeadlines. Zodra het programma staat, open je het aanmeldformulier en start je de promotie. In de laatste weken draait alles om bezoekersinformatie, plattegrond, bewegwijzering, catering en een draaiboek waarmee het team op de dag zelf weet wat er wanneer gebeurt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
2
Locatie en zaalindeling reserveren
2 personen
3
Standhouders benaderen
2 personen
4
Standhouders inschrijven
2 personen
5
Standplaatsen toewijzen
2 personen
6
Leveranciersvoorwaarden bevestigen
2 personen
7
Promotietekst schrijven
8
Evenement online publiceren
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Socialmediaberichten plaatsen
11
Aanmeldformulier openen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Bezoekersinformatie versturen
15
Catering reserveren
16
Technische voorzieningen reserveren
17
Fotograaf reserveren
18
Draaiboek uitwerken
2 personen
19
Plattegrond maken
20
Standhoudersinformatie versturen
21
Parkeerinformatie controleren
22
Route- en bewegwijzering drukken
23
Naambadges voorbereiden
2 personen
24
Bezoekerslijsten afdrukken
25
Boodschappen doen
2 personen
26
Dranken koud zetten
2 personen
27
Hapjes voorbereiden
3 personen
28
Locatie controleren
2 personen
29
Zaal leegmaken
3 personen
30
Tafels opstellen
4 personen
31
Stoelen plaatsen
3 personen
32
Standwanden plaatsen
4 personen
33
Standnummering ophangen
2 personen
34
Versiering ophangen
3 personen
35
Podium en presentatieruimte inrichten
3 personen
36
Geluidsapparatuur testen
2 personen
37
Verlichting controleren
2 personen
38
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
39
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
40
Registratiebalie inrichten
2 personen
41
Infomateriaal klaarleggen
2 personen

Event

42
Standhouders ontvangen
3 personen
43
Standhouders aanmelden
2 personen
44
Bezoekers ontvangen
3 personen
45
Bezoekers registreren
2 personen
46
Programma toelichten
47
Standhouders ondersteunen
2 personen
48
Koffie en thee serveren
2 personen
49
Hapjes serveren
2 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Buffet opruimen
2 personen
52
Afvalbakken legen
2 personen
53
Toiletten controleren
54
Presentaties aankondigen
55
Fotomomenten begeleiden
56
Vertrek bezoekers begeleiden
2 personen

Nazorg

57
Standhouders laten afbouwen
3 personen
58
Materialen verzamelen
3 personen
59
Servies afwassen
3 personen
60
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
61
Zaal schoonmaken
3 personen
62
Meubilair terugplaatsen
3 personen
63
Decoratie verwijderen
2 personen
64
Geleende materialen retourneren
2 personen
65
Apparatuur retourneren
2 personen
66
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
67
Bedankbericht versturen
68
Foto’s met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Standtafelsaantal 30
Bistrotafelsaantal 8
Bezoekersstoelenaantal 80
Standstoelenaantal 60
Registratietafel
Buffettafelsaantal 4
Kleedkamerschermenaantal 4
Afvalbakkenaantal 10
Kapstokkenaantal 4
Garderoberekkenaantal 3
Presentatietafel

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Theeglazenaantal 100
Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 80
Dessertbordjesaantal 100
Koffielepelsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 12
Waterkannenaantal 10

Decoratie

Tafelkledenaantal 42
Tafellopersaantal 12
Ballonnenbogenaantal 2
Ballonnenaantal 200
Kunstbloemstukkenaantal 20
Vaasjesaantal 20
Decoratieve kaarsenaantal 40
Welkomsbord
Fotowand
Decoratieve lintenaantal 10
Standnummerbordenaantal 30
Infodisplaysaantal 8

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 12
Kabelmattenaantal 8
Laptop
Beamer
Beamerdoek
Mobiele telefoonaantal 2

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Serveertangenaantal 8
Thermoskannenaantal 8
Flessenopenersaantal 4
Koekjestrommelsaantal 6

Schoonmaak

Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stofzuiger
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Toiletborstelsaantal 4

Verlichting

Sfeerverlichtingaantal 8
Ledspotsaantal 6
Lichtslingersaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Leg standplaatsen vast vóór je de promotietekst publiceert. Maak een plattegrond met looproutes, registratie, catering en technische voorzieningen; zo voorkom je dat standhouders later moeten verhuizen.
Geef standhouders één informatiepakket met opbouwtijd, standafmetingen, mee te nemen materialen en leveranciersvoorwaarden. Verstuur dit uiterlijk 2 weken voor de trouwbeurs en vraag ontbrekende gegevens direct na.
Open de bezoekersregistratie zodra datum, locatie en openingstijden definitief zijn. Vraag dieetwensen meteen uit en stuur route-, parkeer- en aanmeldinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf.
Plan catering niet alleen op het verwachte bezoekersaantal, maar ook op piekmomenten. Zet bij registratie een aparte tafel met bezoekerslijsten, naambadges en voldoende schrijfmateriaal klaar.
Maak het draaiboek met tijden per onderdeel: opbouw, ontvangst, presentaties, cateringmomenten en afbouw. Controleer de zaal de dag ervoor op tafels, stoelen, bewegwijzering, afvalbakken, garderobe en techniek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een trouwbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf. Reserveer eerst datum en locatie, benader daarna standhouders en plan de promotie; houd minimaal 2 weken aan voor het definitief versturen van bezoekers- en standhoudersinformatie.
Hoeveel standhouders passen op een trouwbeurs?: Dat hangt af van de beschikbare zaalruimte en de gewenste looproute. Maak eerst een plattegrond met standtafels, bezoekersstoelen, registratie en catering; plan liever 10% minder plaatsen dan dat gangen en zichtlijnen worden geblokkeerd.
Wanneer moet de promotie voor een trouwbeurs starten?: Start met online publicatie zodra datum, locatie, openingstijden en het eerste aanbod aan standhouders vaststaan, meestal 6 tot 8 weken vooraf. Plaats daarna wekelijks berichten en stuur de laatste bezoekersinformatie 3 dagen voor het evenement.
Wat moet er op de dag zelf klaarstaan bij de registratie?: Zet de registratietafel minimaal 30 minuten voor opening klaar met bezoekerslijsten, naambadges, schrijfmateriaal en duidelijke bewegwijzering. Houd daarnaast een actuele lijst bij van aanmeldingen en dieetwensen, zodat wijzigingen direct kunnen worden verwerkt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.