Cómo organizar una feria de bodas sin dejarlo todo para el último día
Una feria de bodas necesita más coordinación que decoración: primero se cierran la fecha, el recinto y los expositores; después se ordenan las inscripciones, los proveedores y el programa. El plano de los puestos debe estar listo antes de enviar la información definitiva a cada expositor. En la última semana conviene centrarse en acreditaciones, listas, señalización, aparcamiento y compras. Este plan reúne 68 tareas y 62 materiales para controlar cada fase sin improvisaciones.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el horario
2 personas
- 2
Reservar el recinto y la distribución de la sala
2 personas
- 3
Contactar con los expositores
2 personas
- 4
Inscribir a los expositores
2 personas
- 5
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
- 6
Confirmar las condiciones del proveedor
2 personas
- 7
Escribir texto promocional
- 8
Publicar el evento en línea
- 9
Enviar invitaciones
2 personas
- 10
Publicar mensajes en redes sociales
- 11
Abrir el formulario de inscripción
- 12
Gestionar inscripciones
2 personas
- 13
Recoger preferencias dietéticas
- 14
Enviar información a los visitantes
- 15
Reservar el catering
- 16
Reservar recursos técnicos
- 17
Reservar fotógrafo
- 18
Desarrollar el programa
2 personas
- 19
Hacer el plano
- 20
Enviar información a los expositores
- 21
Comprobar la información de aparcamiento
- 22
Imprimir la ruta y la señalización
- 23
Preparar acreditaciones
2 personas
- 24
Imprimir listas de visitantes
- 25
Hacer la compra
2 personas
- 26
Enfriar las bebidas
2 personas
- 27
Preparar aperitivos
3 personas
- 28
Comprobar el lugar
2 personas
- 29
Desocupar la sala
3 personas
- 30
Montar mesas
4 personas
- 31
Colocar las sillas
3 personas
- 32
Instalar los paneles del stand
4 personas
- 33
Colocar la numeración de los puestos
2 personas
- 34
Colgar la decoración
3 personas
- 35
Preparar el escenario y el área de presentación
3 personas
- 36
Probar el equipo de sonido
2 personas
- 37
Comprobar la iluminación
2 personas
- 38
Montar el bufé de catering
3 personas
- 39
Montar el punto de café y té
2 personas
- 40
Montar el mostrador de registro
2 personas
- 41
Dejar listo el material informativo
2 personas
Evento
- 42
Recibir a los expositores
3 personas
- 43
Registrar a los expositores
2 personas
- 44
Recibir a los visitantes
3 personas
- 45
Registrar a los visitantes
2 personas
- 46
Presentar el programa
- 47
Apoyar a los expositores
2 personas
- 48
Servir café y té
2 personas
- 49
Servir aperitivos
2 personas
- 50
Rellenar las bebidas
2 personas
- 51
Recoger el buffet
2 personas
- 52
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 53
Comprobar los baños
- 54
Anunciar presentaciones
- 55
Coordinar los momentos fotográficos
- 56
Guiar la salida de los visitantes
2 personas
Seguimiento
- 57
Indicar a los expositores que desmonten
3 personas
- 58
Reunir los materiales
3 personas
- 59
Lavar la vajilla
3 personas
- 60
Clasificar y retirar residuos
2 personas
- 61
Limpiar la sala
3 personas
- 62
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
- 63
Retirar la decoración
2 personas
- 64
Devolver el material prestado
2 personas
- 65
Devolver el equipo
2 personas
- 66
Guardar el stock sobrante
2 personas
- 67
Enviar mensaje de agradecimiento
- 68
Compartir fotos con los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas altascant. 30
- Mesas bistrocant. 8
- Sillas para visitantescant. 80
- Sillas de piecant. 60
- Mesa de registro
- Mesas de buffetcant. 4
- Biombos para vestuarioscant. 4
- Papeleracant. 10
- Percheroscant. 4
- Percheroscant. 3
- Mesa de presentación
Vajilla
- Tazas de cafécant. 100
- Vasos de técant. 100
- Vasos para aguacant. 150
- Copas de vinocant. 80
- Platos de postrecant. 100
- Cucharillas de cafécant. 100
- Bandejas de servircant. 12
- Cubiertos de serviciocant. 12
- Jarras de aguacant. 10
Decoración
- Mantelescant. 42
- Manteles runnerscant. 12
- Arcos de globoscant. 2
- Globoscant. 200
- Arreglos florales artificialescant. 20
- Jarroncitoscant. 20
- Velas decorativascant. 40
- Cartel de bienvenida
- Photowall
- Cintas decorativascant. 10
- Carteles con número de standcant. 30
- Pantallas informativascant. 8
Equipo
- Equipo de sonido
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Cables alargadorescant. 10
- Regletascant. 12
- Alfombrillas para cablescant. 8
- Portátil
- Proyector
- Pantalla para proyector
- Teléfono móvilcant. 2
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Neveras portátilescant. 6
- Contenedores para hielocant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 3
- Pinzas de servircant. 8
- Termoscant. 8
- Abrebotellascant. 4
- Botes de galletascant. 6
Limpieza
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Aspiradora
- Guantes de limpiezacant. 6
- Escobillas de bañocant. 4
Iluminación
- Iluminación ambientalcant. 8
- Focos LEDcant. 6
- Guirnaldas de lucescant. 10
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el horario y la distribución del recinto antes de promocionar la feria. Necesitas saber cuántos puestos caben, dónde estarán el registro, el buffet, las mesas altas y las sillas para visitantes.
- Contacta con los expositores con margen suficiente y confirma por escrito sus condiciones. Asigna cada espacio en el plano antes de enviarles la información final, para evitar cambios de última hora.
- Abre las inscripciones cuando ya tengas definidos el programa y los datos básicos de acceso. Recoge las preferencias dietéticas junto con el registro y envía la información a los visitantes varios días antes.
- Reserva con antelación el catering, los recursos técnicos y el fotógrafo. Confirma también qué vajilla se necesita para café, té, agua, vino y postres, porque estos elementos suelen olvidarse al calcular el montaje.
- En los últimos días prepara las acreditaciones, las listas de visitantes, la ruta, la señalización y la información sobre aparcamiento. Haz la compra final y revisa que haya mesas de registro, papeleras, percheros y carteles visibles antes de abrir.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de bodas?
- Empieza al menos 8 semanas antes: primero reserva el recinto y contacta con los expositores. Deja la última semana para acreditaciones, listas, señalización, compras y confirmaciones.
- ¿Cuándo hay que abrir las inscripciones para una feria de bodas?
- Abre el formulario cuando estén definidos el horario, el programa y la información de acceso, normalmente entre 4 y 6 semanas antes. Envía los datos finales a los visitantes varios días antes del evento.
- ¿Cuándo se debe hacer el plano de los puestos?
- Haz un primer plano en cuanto conozcas el recinto y el número de expositores, y ciérralo aproximadamente 2 semanas antes. Así puedes comunicar a cada expositor su espacio y ajustar mesas, sillas y zonas de paso.
- ¿Qué se suele olvidar al organizar una feria de bodas?
- Suelen quedar para el final la señalización, el aparcamiento, las acreditaciones y las preferencias dietéticas. Comprueba estos cuatro puntos al menos 3 días antes y revisa también la vajilla, las papeleras y los percheros.
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