Organiser un salon du mariage, étape par étape
Un salon du mariage se prépare dans un ordre précis : d’abord la date, le lieu et la capacité d’accueil, puis les exposants et l’implantation des stands. La communication et les inscriptions viennent ensuite, avec le suivi des besoins alimentaires et des informations pratiques des visiteurs. Les dernières semaines servent à verrouiller le déroulé, le matériel, les badges, les listes et la signalétique. Voici les points qui évitent les oublis le jour J.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
- 2
Réserver le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
- 3
Contacter les exposants
2 personnes
- 4
Inscrire les exposants
2 personnes
- 5
Attribuer les emplacements
2 personnes
- 6
Confirmer les conditions du fournisseur
2 personnes
- 7
Rédiger le texte promotionnel
- 8
Publier l’événement en ligne
- 9
Envoyer les invitations
2 personnes
- 10
Publier des messages sur les réseaux sociaux
- 11
Ouvrir le formulaire d’inscription
- 12
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 13
Recueillir les besoins alimentaires
- 14
Envoyer les informations aux visiteurs
- 15
Réserver le catering
- 16
Réserver les équipements techniques
- 17
Réserver le photographe
- 18
Élaborer le déroulé
2 personnes
- 19
Créer le plan
- 20
Envoyer les informations aux exposants
- 21
Vérifier les informations de stationnement
- 22
Imprimer l'itinéraire et la signalétique
- 23
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 24
Imprimer les listes de visiteurs
- 25
Faire les courses
2 personnes
- 26
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 27
Préparer les en-cas
3 personnes
- 28
Vérifier le lieu
2 personnes
- 29
Vider la salle
3 personnes
- 30
Installer les tables
4 personnes
- 31
Installer les chaises
3 personnes
- 32
Installer les parois des stands
4 personnes
- 33
Installer la numérotation des stands
2 personnes
- 34
Suspendre la décoration
3 personnes
- 35
Aménager la scène et l’espace de présentation
3 personnes
- 36
Tester le matériel sonore
2 personnes
- 37
Vérifier l'éclairage
2 personnes
- 38
Monter le buffet traiteur
3 personnes
- 39
Installer le point café et thé
2 personnes
- 40
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
- 41
Préparer le matériel d’information
2 personnes
Événement
- 42
Accueillir les exposants
3 personnes
- 43
Inscrire les exposants
2 personnes
- 44
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 45
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
- 46
Présenter le programme
- 47
Soutenir les exposants
2 personnes
- 48
Servir le café et le thé
2 personnes
- 49
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 51
Démonter le buffet
2 personnes
- 52
Vider les poubelles
2 personnes
- 53
Vérifier les toilettes
- 54
Annoncer les présentations
- 55
Encadrer les séances photo
- 56
Accompagner le départ des visiteurs
2 personnes
Suivi
- 57
Faire démonter les stands
3 personnes
- 58
Rassembler le matériel
3 personnes
- 59
Faire la vaisselle
3 personnes
- 60
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
- 61
Nettoyer la salle
3 personnes
- 62
Remettre le mobilier en place
3 personnes
- 63
Retirer la décoration
2 personnes
- 64
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 65
Retourner le matériel
2 personnes
- 66
Ranger le stock restant
2 personnes
- 67
Envoyer un message de remerciement
- 68
Partager les photos avec les participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables de standqté 30
- Tables bistrotqté 8
- Chaises pour les visiteursqté 80
- Chaises de standqté 60
- Table d'inscription
- Tables de buffetqté 4
- Paravents de vestiaireqté 4
- Poubellesqté 10
- Porte-manteauxqté 4
- Portantsqté 3
- Table de présentation
Vaisselle
- Tasses à caféqté 100
- Verres à théqté 100
- Verres à eauqté 150
- Verres à vinqté 80
- Assiettes à dessertqté 100
- Cuillères à caféqté 100
- Plateaux de serviceqté 12
- Couverts de serviceqté 12
- Carafes d’eauqté 10
Décoration
- Nappesqté 42
- Chemins de tableqté 12
- Arches de ballonsqté 2
- Ballonsqté 200
- Compositions florales artificiellesqté 20
- Petits vasesqté 20
- Bougies décorativesqté 40
- Panneau de bienvenue
- Mur photo
- Rubans décoratifsqté 10
- Panneaux numérotés des standsqté 30
- Écrans d’informationqté 8
Équipement
- Système de sonorisation
- Microphones sans filqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Rallongesqté 10
- Multiprisesqté 12
- Passe-câblesqté 8
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
- Écran de projecteur
- Téléphone mobileqté 2
Cuisine
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 3
- Glacièresqté 6
- Conteneurs à glaceqté 4
- Planches à découperqté 4
- Couteau de chefqté 3
- Pinces de serviceqté 8
- Thermosqté 8
- Tire-bouchonsqté 4
- Boîtes à biscuitsqté 6
Nettoyage
- Serpillièresqté 4
- Seauxqté 4
- Sets de balaiqté 3
- Aspirateur
- Gants de nettoyageqté 6
- Brosses de toilettesqté 4
Éclairage
- Éclairage d’ambianceqté 8
- Projecteurs LEDqté 6
- Guirlandes lumineusesqté 10
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par la capacité réelle de la salle : comptez les tables de stand, les chaises visiteurs, les espaces de circulation et la table d’inscription avant d’attribuer les emplacements. Gardez une zone libre pour l’accueil et les files d’attente.
- Fixez une date limite d’inscription des exposants au moins 4 semaines avant le salon. Vous aurez ainsi le temps de confirmer leurs conditions, leurs besoins et le plan définitif sans déplacer les stands au dernier moment.
- Ne publiez pas seulement la date et l’adresse : indiquez les horaires d’ouverture, le stationnement et le fonctionnement des inscriptions. Envoyez ces informations aux visiteurs après leur inscription, puis rappelez-les quelques jours avant l’événement.
- Réservez le traiteur et les équipements techniques dès que le nombre d’exposants et le volume attendu sont connus. Pour le buffet, prévoyez la vaisselle de service, les carafes d’eau, les verres, les tasses et les assiettes séparément du mobilier.
- Préparez le jour J dans l’ordre d’installation : signalétique et panneau de bienvenue, accueil, stands, vestiaire, buffet, puis décoration. Imprimez les listes de visiteurs et les badges nominatifs avant l’ouverture, avec quelques exemplaires supplémentaires en cas d’inscription tardive.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un salon du mariage ?
- Prévoyez idéalement 3 à 6 mois. Les exposants, le lieu et le traiteur doivent être confirmés plusieurs semaines avant l’ouverture, tandis que la signalétique et les listes de visiteurs se finalisent dans la dernière semaine.
- Quand faut-il contacter les exposants pour un salon du mariage ?
- Contactez-les dès que la date, les horaires et le lieu sont fixés, idéalement 12 à 16 semaines avant l’événement. Fermez les inscriptions environ 4 semaines avant afin de produire un plan cohérent et d’envoyer les informations pratiques.
- Quand ouvrir les inscriptions des visiteurs ?
- Ouvrez le formulaire dès que la page de l’événement et le texte promotionnel sont prêts, généralement 6 à 8 semaines avant le salon. Traitez les inscriptions chaque semaine et envoyez les consignes pratiques au plus tard 3 jours avant l’ouverture.
- Que faut-il préparer la veille d’un salon du mariage ?
- La veille, vérifiez le plan de salle, les horaires des prestataires, les badges, les listes, le stationnement et toute la signalétique. Regroupez aussi le matériel d’accueil, les fournitures du buffet et les éléments de décoration pour éviter les recherches le matin même.
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