Zo organiseer je een trefbaltoernooi

Begin met het aantal deelnemers, de beschikbare sportvloer en de totale speeltijd. Open daarna de aanmeldingen, verzamel dieetwensen en eventuele toestemmingsformulieren en houd één actuele deelnemerslijst bij. Pas als het aantal teams duidelijk is, maak je de teamindeling, het wedstrijdschema en de planning voor scheidsrechters en vrijwilligers. Controleer in de laatste week het sportmateriaal, de EHBO-spullen, de reservering en alle informatie die deelnemers nodig hebben.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2 personen
2
Aanmeldformulier openen
3
Aanmeldingen verwerken
2 personen
4
Deelnemerslijsten bijhouden
2 personen
5
Dieetwensen verzamelen
6
Teamindeling maken
2 personen
7
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
8
Scheidsrechters indelen
9
Vrijwilligers inplannen
2 personen
10
Reserveringen bevestigen
11
Deelnemersinformatie versturen
12
Toestemmingsformulieren verzamelen
2 personen
13
Prijzen en medailles bestellen
14
Boodschappenlijst controleren
2 personen
15
Wedstrijdformulieren printen
16
Teamkaarten printen
17
Routebordjes printen
18
Sportmateriaal controleren
2 personen
19
EHBO-materiaal controleren
20
Prijzen sorteren
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Hapjes voorbereiden
3 personen
24
Materialen klaarzetten
2 personen
25
Sportvloer controleren
2 personen
26
Speelvelden uitzetten
4 personen
27
Doelen en lijnen plaatsen
4 personen
28
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
29
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
30
Cateringbuffet inrichten
3 personen
31
Geluidsapparatuur testen
2 personen
32
Bewegwijzering ophangen
2 personen
33
Scheidsrechters instrueren
2 personen
34
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

35
Deelnemers ontvangen
4 personen
36
Aanwezigheid registreren
2 personen
37
Teamkaarten uitdelen
2 personen
38
Toernooi uitleggen
2 personen
39
Opwarming begeleiden
3 personen
40
Eerste wedstrijden begeleiden
6 personen
41
Wedstrijdstanden bijhouden
2 personen
42
Dranken serveren
3 personen
43
Dranken bijvullen
2 personen
44
Hapjes serveren
3 personen
45
Rustpauze begeleiden
3 personen
46
Middagwedstrijden begeleiden
6 personen
47
Lunchbuffet aanvullen
2 personen
48
Afvalbakken legen
2 personen
49
Finalisten bekendmaken
50
Finales begeleiden
6 personen
51
Publiek informeren
52
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
53
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
54
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
55
Wedstrijduitslagen archiveren

Nazorg

56
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
57
Speelvelden afbreken
4 personen
58
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
59
Catering opruimen
3 personen
60
Servies afwassen
3 personen
61
Afval sorteren
2 personen
62
Locatie schoonmaken
4 personen
63
Geluidsapparatuur opruimen
2 personen
64
Decoratie verwijderen
2 personen
65
Gevonden voorwerpen verzamelen
66
Materialen terugbrengen
2 personen
67
Geleende spullen retourneren
2 personen
68
Overgebleven catering opslaan
2 personen
69
Deelnemersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 4
Klaptafelsaantal 4
Tafelkleedhoezenaantal 10
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Trefballenaantal 18
Reserveballenaantal 4
Pionnenaantal 40
Markeerschijvenaantal 40
Linten voor teamsaantal 80
Fluitjesaantal 8
Scorebordenaantal 6
Klembordenaantal 8
Stopwatchesaantal 8
Pomp voor ballenaantal 2
Balnaaldenaantal 6
Reservefluitjesaantal 4
Teamhesjesaantal 80
Sporttapeaantal 6
Mattenaantal 8
Handdoekenaantal 20
Waterkrattenaantal 8

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare batterijenaantal 12
Batterijladersaantal 4
Laptop
Printer
Presentatiescherm

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Theeglazenaantal 60
Opscheplepelsaantal 8
Opscheptangenaantal 8
Schaaltjesaantal 16
Kannenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 16
Bewaarbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 3

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Teamnummerkaartenaantal 24
Podiumlintenaantal 3
Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Plakbandaantal 8
Touwaantal 4

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekrollenaantal 12
Toiletborstelsaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6
Zaklampenaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
IJscompressenaantal 12
Wegwerphandschoenenaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 10
Antislipmattenaantal 8

Papierwaren

Wedstrijdformulierenaantal 120
Deelnemerslijstenaantal 20
Teamkaartenaantal 30
Scoreblokkenaantal 12
Pennenaantal 40
Potlodenaantal 20
Permanente markersaantal 12
Naamstickersaantal 150
Plaknotitiesaantal 12
Prijscertificatenaantal 30

Sportprijzen

Medaillesaantal 30
Bekersaantal 3
Fairplayprijs
Prijzentafel

Transport

Rolcontainersaantal 4
Steekwagensaantal 2
Opbergkrattenaantal 20
Materiaalkarrenaantal 4

Tips

Sluit de aanmeldingen uiterlijk 7 dagen voor het toernooi. Dan heb je tijd om teams te maken, ontbrekende gegevens na te vragen en een speelschema zonder losse plekken op te stellen.
Maak het wedstrijdschema pas nadat de deelnemerslijst is gecontroleerd. Zet per wedstrijd een begin- en eindtijd, veldnummer en scheidsrechter op het wedstrijdformulier; zo voorkom je opstoppingen tussen rondes.
Plan per speelveld minimaal één scheidsrechter en wijs daarnaast een vrijwilliger aan voor scores en materiaal. Houd reservefluitjes, reserveballen en een pomp bij de wedstrijdtafel, niet in een afgesloten tas.
Controleer de sportvloer en leg pionnen of markeerschijven vóór ontvangst van de teams klaar. Test ook scoreborden, stopwatches en eventuele speakers; lege batterijen en ontbrekende verlengkabels worden vaak pas tijdens de opening ontdekt.
Koel de dranken en bereid hapjes uiterlijk de ochtend van het toernooi voor. Zet waterkratten bij de speelvloer, houd EHBO-materiaal bereikbaar en sorteer prijzen en medailles per onderdeel voordat de eerste wedstrijd begint.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een trefbaltoernooi te organiseren?: Reken op 3 tot 4 weken voorbereiding. Gebruik de eerste 2 weken voor uitnodigingen en aanmeldingen, de derde week voor teams en schema’s en de laatste 7 dagen voor materiaal, vrijwilligers en deelnemersinformatie.
Wanneer maak je de teamindeling voor een trefbaltoernooi?: Maak de teamindeling ongeveer 7 dagen voor het toernooi, nadat de aanmeldingen zijn gecontroleerd. Houd daarna nog 2 tot 3 dagen ruimte voor afmeldingen of ontbrekende toestemmingsformulieren.
Hoeveel scheidsrechters heb je nodig bij een trefbaltoernooi?: Plan minimaal 1 scheidsrechter per gelijktijdig gebruikt speelveld. Bij een schema met 3 velden heb je dus 3 scheidsrechters per speelronde nodig; plan daarnaast minstens 1 reserve voor pauzes en uitval.
Wanneer stuur je de deelnemersinformatie voor een trefbaltoernooi?: Stuur de definitieve informatie 3 tot 5 dagen vooraf. Vermeld daarin de route, starttijd, teamindeling, wedstrijdregels, kledingadvies, eventuele dieetafspraken en wat deelnemers zelf moeten meenemen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.