Organiser un tournoi de balle au prisonnier, étape par étape

Un tournoi de balle au prisonnier se prépare d’abord comme une petite compétition : il faut connaître le nombre de joueurs, composer les équipes et fixer un programme réaliste. Commence par les inscriptions, puis confirme le lieu, les arbitres et les bénévoles avant de commander les récompenses. Le jour J, prévois du temps pour l’accueil, l’échauffement et les changements entre les matchs. Les formulaires, les scores et le matériel de secours sont souvent oubliés jusqu’à la dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2 personnes
2
Ouvrir le formulaire d’inscription
3
Traiter les inscriptions
2 personnes
4
Tenir à jour les listes de participants
2 personnes
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Établir la répartition des équipes
2 personnes
7
Établir le programme de la compétition
2 personnes
8
Répartir les arbitres
9
Planifier les bénévoles
2 personnes
10
Confirmer les réservations
11
Envoyer les informations aux participants
12
Collecter les formulaires d’autorisation
2 personnes
13
Commander les prix et médailles
14
Vérifier la liste des courses
2 personnes
15
Imprimer les formulaires de match
16
Imprimer les cartes d’équipe
17
Imprimer les panneaux de parcours
18
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
19
Vérifier le matériel de premiers secours
20
Trier les prix
21
Faire les courses
3 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Préparer les en-cas
3 personnes
24
Préparer le matériel
2 personnes
25
Vérifier le revêtement de sport
2 personnes
26
Délimiter les terrains
4 personnes
27
Installer les buts et les lignes
4 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
30
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
31
Tester le matériel sonore
2 personnes
32
Installer la signalétique
2 personnes
33
Briefer les arbitres
2 personnes
34
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

35
Accueillir les participants
4 personnes
36
Enregistrer la présence
2 personnes
37
Distribuer les cartes d’équipe
2 personnes
38
Expliquer le tournoi
2 personnes
39
Encadrer l’échauffement
3 personnes
40
Encadrer les premiers matchs
6 personnes
41
Suivre les scores du match
2 personnes
42
Servir les boissons
3 personnes
43
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
44
Servir des amuse-bouches
3 personnes
45
Encadrer la pause
3 personnes
46
Encadrer les matchs de l’après-midi
6 personnes
47
Réapprovisionner le buffet du déjeuner
2 personnes
48
Vider les poubelles
2 personnes
49
Annoncer les finalistes
50
Encadrer les finales
6 personnes
51
Informer le public
52
Préparer la remise des prix
2 personnes
53
Assurer la remise des prix
3 personnes
54
Saluer les participants à leur départ
3 personnes
55
Archiver les résultats du concours

Suivi

56
Rassembler le matériel sportif
4 personnes
57
Démonter les aires de jeu
4 personnes
58
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
59
Ranger le service traiteur
3 personnes
60
Faire la vaisselle
3 personnes
61
Trier les déchets
2 personnes
62
Nettoyer le lieu
4 personnes
63
Ranger le matériel audio
2 personnes
64
Retirer la décoration
2 personnes
65
Rassembler les objets trouvés
66
Rapporter le matériel
2 personnes
67
Rendre les articles empruntés
2 personnes
68
Stocker la restauration restante
2 personnes
69
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Tables de buffetqté 4
Tables pliantesqté 4
Housses de nappesqté 10
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Balles de balle au prisonnierqté 18
Ballons de rechangeqté 4
Cônesqté 40
Disques de marquageqté 40
Rubans pour équipesqté 80
Siffletsqté 8
Panneaux de scoreqté 6
Presse-papiersqté 8
Chronomètresqté 8
Pompe pour ballonsqté 2
Aiguilles de ballonqté 6
Sifflets de rechangeqté 4
Chasubles d’équipeqté 80
Ruban de sportqté 6
Tapisqté 8
Serviettesqté 20
Caisses d’eauqté 8

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphonesqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Piles rechargeablesqté 12
Chargeurs de batterieqté 4
Ordinateur portable
Imprimante
Écran de présentation

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 60
Verres à théqté 60
Louchesqté 8
Pince de serviceqté 8
Petits bolsqté 16
Carafesqté 12

Cuisine

Glacièresqté 8
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Plateaux de serviceqté 16
Bacs de conservationqté 12
Papier aluminiumqté 3
Film alimentaireqté 3

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Cartes numérotées pour les équipesqté 24
Rubans de podiumqté 3
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Ruban adhésifqté 8
Cordeqté 4

Catering

Courses

Nettoyage

Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Balaisqté 4
Balayette et pelleqté 4
Pinces à déchetsqté 2
Gants de nettoyageqté 12
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Rouleaux d’essuie-mainsqté 12
Brosses de toilettesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes de pocheqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Poches de glaceqté 12
Gants jetablesqté 2
Gilets de sécuritéqté 10
Tapis antidérapantsqté 8

Papeterie

Fiches de matchqté 120
Listes de participantsqté 20
Cartes d’équipeqté 30
Feuilles de scoreqté 12
Stylosqté 40
Crayonsqté 20
Marqueurs permanentsqté 12
Étiquettes nominativesqté 150
Notes adhésivesqté 12
Certificats de prixqté 30

Prix sportifs

Médaillesqté 30
Gobeletsqté 3
Prix du fair-play
Table des prix

Transport

Roll-containersqté 4
Diablesqté 2
Caisses de rangementqté 20
Chariots de matérielqté 4

Conseils

Ouvre les inscriptions au moins 3 semaines avant le tournoi et demande dès ce moment les besoins alimentaires ainsi que les autorisations nécessaires. Une liste de participants tenue à jour évite de composer les équipes avec des absents.
Prépare le programme après avoir fixé le nombre d’équipes. Ajoute au moins 10 minutes entre deux matchs pour changer les joueurs, noter le score et gérer un éventuel retard.
Attribue un arbitre et un bénévole à chaque terrain ou zone de jeu. Prévoyez aussi une personne à l’accueil pour remettre les cartes d’équipe et répondre aux questions pendant les matchs.
Contrôle le revêtement sportif, les ballons, les sifflets, les chronomètres et le matériel de premiers secours la veille. Gardez des ballons et des sifflets de rechange accessibles, plutôt que rangés dans un véhicule ou une réserve fermée.
Fais les courses après avoir vérifié les inscriptions définitives, puis refroidis les boissons et prépare les en-cas le jour précédent. Compte environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure et réserve une table séparée pour le buffet.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de balle au prisonnier ?: Prévois au minimum 3 semaines pour recueillir les inscriptions, réserver le lieu et répartir les équipes. Termine la vérification du matériel et l’impression des documents 1 à 2 jours avant le tournoi.
Combien de temps prévoir entre deux matchs de balle au prisonnier ?: Compte environ 10 minutes entre deux matchs pour noter le résultat, faire entrer l’équipe suivante et régler les petits incidents. Ajoute une pause plus longue de 20 à 30 minutes au milieu de la journée.
Quand faut-il faire la répartition des équipes ?: Compose les équipes 5 à 7 jours avant le tournoi, quand les inscriptions sont presque définitives. Envoie ensuite le programme et les cartes d’équipe aux participants au moins 2 jours avant.
Quel matériel prévoir pour un tournoi de balle au prisonnier ?: Prévois les balles, des ballons de rechange, des cônes, des sifflets, des chronomètres et des panneaux de score. Ajoute du matériel de premiers secours, une pompe avec aiguilles et au moins un sifflet de rechange par zone de jeu.

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