Völkerballturnier organisieren: Von der Anmeldung bis zum letzten Spiel

Ein Völkerballturnier steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst legst du Format, Termin und Rahmen fest, dann öffnest du die Anmeldung und teilst Teams, Spiele und Aufgaben ein. Plane nicht nur die Völkerbälle, sondern auch Ersatzbälle, Pfeifen, Anzeigetafeln und Erste-Hilfe-Material. Kurz vor dem Turnier werden Teilnehmerinformationen, Einverständniserklärungen und Verpflegung oft zu spät erledigt. Mit einem festen Zeitplan bleibt am Turniertag mehr Zeit für die Spiele.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Einladungen verschicken
2 Personen
2
Anmeldeformular öffnen
3
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
4
Teilnehmerlisten pflegen
2 Personen
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Teamaufteilung erstellen
2 Personen
7
Wettkampfplan erstellen
2 Personen
8
Schiedsrichter einteilen
9
Freiwillige einplanen
2 Personen
10
Reservierungen bestätigen
11
Teilnehmerinformationen versenden
12
Einverständniserklärungen einsammeln
2 Personen
13
Preise und Medaillen bestellen
14
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
15
Wettkampfformulare drucken
16
Teamkarten drucken
17
Wegweiser drucken
18
Sportmaterial prüfen
2 Personen
19
Erste-Hilfe-Material prüfen
20
Preise sortieren
21
Einkaufen gehen
3 Personen
22
Getränke kühlen
2 Personen
23
Snacks vorbereiten
3 Personen
24
Materialien bereitstellen
2 Personen
25
Sportboden prüfen
2 Personen
26
Spielfelder abstecken
4 Personen
27
Tore und Linien aufstellen
4 Personen
28
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
29
Empfangstheke einrichten
2 Personen
30
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
31
Tonanlage testen
2 Personen
32
Beschilderung anbringen
2 Personen
33
Schiedsrichter einweisen
2 Personen
34
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

35
Teilnehmende empfangen
4 Personen
36
Anwesenheit erfassen
2 Personen
37
Teamkarten austeilen
2 Personen
38
Turnier erklären
2 Personen
39
Aufwärmen begleiten
3 Personen
40
Erste Spiele betreuen
6 Personen
41
Spielstände erfassen
2 Personen
42
Getränke servieren
3 Personen
43
Getränke nachfüllen
2 Personen
44
Snacks servieren
3 Personen
45
Ruhepause begleiten
3 Personen
46
Nachmittagswettkämpfe betreuen
6 Personen
47
Mittagsbuffet auffüllen
2 Personen
48
Mülleimer leeren
2 Personen
49
Finalisten bekanntgeben
50
Finalen betreuen
6 Personen
51
Publikum informieren
52
Preisverleihung vorbereiten
2 Personen
53
Preisverleihung durchführen
3 Personen
54
Teilnehmende verabschieden
3 Personen
55
Wettkampfergebnisse archivieren

Nachbereitung

56
Sportgeräte sammeln
4 Personen
57
Spielfelder abbauen
4 Personen
58
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
59
Catering aufräumen
3 Personen
60
Geschirr abwaschen
3 Personen
61
Abfall trennen
2 Personen
62
Location reinigen
4 Personen
63
Soundequipment aufräumen
2 Personen
64
Dekoration entfernen
2 Personen
65
Fundsachen sammeln
66
Materialien zurückbringen
2 Personen
67
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
68
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
69
Dankeschön an Teilnehmer versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 80
BuffetischeAnz. 4
KlappischeAnz. 4
TischdeckenhussenAnz. 10
AbfallbehälterAnz. 8

Sportmaterial

VölkerbälleAnz. 18
ErsatzbälleAnz. 4
KegelAnz. 40
MarkierscheibenAnz. 40
Bänder für TeamsAnz. 80
PfeifenAnz. 8
AnzeigetafelnAnz. 6
KlemmbretterAnz. 8
StoppuhrenAnz. 8
BallpumpeAnz. 2
BallnadelnAnz. 6
ErsatzpfeifenAnz. 4
TeamwestenAnz. 80
SporttapeAnz. 6
MattenAnz. 8
HandtücherAnz. 20
WasserkistenAnz. 8

Ausstattung

Tragbare LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Wiederaufladbare BatterienAnz. 12
BatterieladegeräteAnz. 4
Laptop
Drucker
Präsentationsbildschirm

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
KaffeetassenAnz. 60
TeegläserAnz. 60
ServierlöffelAnz. 8
ServierzangenAnz. 8
SchälchenAnz. 16
KannenAnz. 12

Küche

KühlboxenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 16
AufbewahrungsbehälterAnz. 12
AluminiumfolieAnz. 3
FrischhaltefolieAnz. 3

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
Team-NummernkartenAnz. 24
BühnenbänderAnz. 3
BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
KlebebandAnz. 8
SeilAnz. 4

Catering

Einkäufe

Reinigung

WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BesenAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
MüllgreiferAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 12
MikrofasertücherAnz. 20
HandseifenspenderAnz. 6
HandtuchrollenAnz. 12
ToilettenbürstenAnz. 4

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 6
TaschenlampenAnz. 4

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
KühlkompressenAnz. 12
EinweghandschuheAnz. 2
SicherheitswestenAnz. 10
Rutschfeste MattenAnz. 8

Papierwaren

WettkampfformulareAnz. 120
TeilnehmerlistenAnz. 20
TeamkartenAnz. 30
WertungsblöckeAnz. 12
StifteAnz. 40
BleistifteAnz. 20
PermanentmarkerAnz. 12
NamensaufkleberAnz. 150
HaftnotizenAnz. 12
PreiszertifikateAnz. 30

Sportpreise

MedaillenAnz. 30
BecherAnz. 3
Fairplay-Preis
Preisetisch

Transport

RollcontainerAnz. 4
SackkarrenAnz. 2
AufbewahrungsboxenAnz. 20
MaterialwagenAnz. 4

Tipps

Öffne die Anmeldung früh genug, damit du Teilnehmerlisten, Ernährungswünsche und Einverständniserklärungen vor der Teamaufteilung prüfen kannst. Lege außerdem einen Termin fest, an dem Anmeldungen geschlossen werden.
Erstelle den Wettkampfplan erst, wenn die Teilnehmerzahl feststeht. Teile zusätzlich Schiedsrichter und Freiwillige ein und verschicke Teamaufteilung, Spielzeiten, Treffpunkt und wichtige Hinweise spätestens eine Woche vorher.
Prüfe das Sportmaterial mindestens zwei Tage vor dem Turnier: Neben Völkerbällen brauchst du Ersatzbälle, Ballpumpe, Ballnadeln, Pfeifen, Stoppuhren und Markierscheiben. Teste auch Anzeigetafeln und Teamwesten.
Plane die Ausgabe von Getränken und Snacks nach den Spielblöcken. Kühle die Getränke am Vortag und stelle Wasserkisten so auf, dass Teams ohne lange Wege nachfüllen können.
Richte den Spielort vor dem ersten Spiel vollständig ein: Sportboden, Spielfeldmarkierungen, Tische, Wegweiser, Erste-Hilfe-Material und Lautsprecher. Drucke Wettkampfformulare und Teamkarten jeweils mindestens einen Satz pro Spielfeld plus Ersatzexemplare.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Völkerballturnier organisieren?: Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Spielort und Anmeldung. Spätestens 2 Wochen vor dem Turnier sollten Teilnehmerzahl, Teams, Spielplan und Helfereinteilung feststehen.
Wie viele Schiedsrichter braucht man für ein Völkerballturnier?: Plane mindestens einen Schiedsrichter pro gleichzeitig bespieltem Feld ein. Für Ausfälle solltest du zusätzlich 1 bis 2 Ersatzpersonen einteilen, besonders bei einem Turnier mit mehreren Spielblöcken.
Wann sollte der Spielplan für ein Völkerballturnier fertig sein?: Erstelle den endgültigen Spielplan, sobald die Anmeldung geschlossen ist, idealerweise 10 bis 14 Tage vor dem Turnier. Verschicke ihn zusammen mit Teamaufteilung und Teilnehmerinformationen spätestens eine Woche vorher.
Was braucht man am Turniertag für Völkerball?: Plane pro Spielfeld mehrere Völkerbälle und mindestens 1 bis 2 Ersatzbälle ein. Zusätzlich brauchst du unter anderem Pfeifen, Stoppuhren, Markierscheiben, Teamkennzeichnungen, Anzeigetafeln, Erste-Hilfe-Material und ausreichend Wasser.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.