Checklist voor een goed georganiseerd trefbaltoernooi
Een trefbaltoernooi staat of valt met een strak wedstrijdschema, duidelijke teamindeling en materiaal dat vóór de eerste wedstrijd klaarstaat. Begin met inschrijvingen en toestemmingsformulieren, verzamel dieetwensen en leg vast wie fluit, scores bijhoudt en teams begeleidt. Controleer daarnaast ballen, pionnen, hesjes, scoreborden en EHBO-materiaal ruim op tijd. Deze checklist helpt je stap voor stap van de eerste uitnodiging tot de prijsuitreiking.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Deelnemerslijsten bijhouden
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Teamindeling maken
2 personen
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
Scheidsrechters indelen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Reserveringen bevestigen
Deelnemersinformatie versturen
Toestemmingsformulieren verzamelen
2 personen
Prijzen en medailles bestellen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Wedstrijdformulieren printen
Teamkaarten printen
Routebordjes printen
Sportmateriaal controleren
2 personen
EHBO-materiaal controleren
Prijzen sorteren
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Materialen klaarzetten
2 personen
Sportvloer controleren
2 personen
Speelvelden uitzetten
4 personen
Doelen en lijnen plaatsen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Scheidsrechters instrueren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Event
Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Teamkaarten uitdelen
2 personen
Toernooi uitleggen
2 personen
Opwarming begeleiden
3 personen
Eerste wedstrijden begeleiden
6 personen
Wedstrijdstanden bijhouden
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Rustpauze begeleiden
3 personen
Middagwedstrijden begeleiden
6 personen
Lunchbuffet aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Finalisten bekendmaken
Finales begeleiden
6 personen
Publiek informeren
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
Wedstrijduitslagen archiveren
Nazorg
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
Speelvelden afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval sorteren
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Geluidsapparatuur opruimen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Deelnemersbedankje versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 10
- Stoelenaantal 80
- Buffettafelsaantal 4
- Klaptafelsaantal 4
- Tafelkleedhoezenaantal 10
- Afvalbakkenaantal 8
Sportmateriaal
- Trefballenaantal 18
- Reserveballenaantal 4
- Pionnenaantal 40
- Markeerschijvenaantal 40
- Linten voor teamsaantal 80
- Fluitjesaantal 8
- Scorebordenaantal 6
- Klembordenaantal 8
- Stopwatchesaantal 8
- Pomp voor ballenaantal 2
- Balnaaldenaantal 6
- Reservefluitjesaantal 4
- Teamhesjesaantal 80
- Sporttapeaantal 6
- Mattenaantal 8
- Handdoekenaantal 20
- Waterkrattenaantal 8
Apparatuur
- Draagbare speakersaantal 2
- Microfoonsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Oplaadbare batterijenaantal 12
- Batterijladersaantal 4
- Laptop
- Printer
- Presentatiescherm
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Bordenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
- Koffiekopjesaantal 60
- Theeglazenaantal 60
- Opscheplepelsaantal 8
- Opscheptangenaantal 8
- Schaaltjesaantal 16
- Kannenaantal 12
Keuken
- Koelboxenaantal 8
- Thermoskannenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Serveerschalenaantal 16
- Bewaarbakkenaantal 12
- Aluminiumfolieaantal 3
- Vershoudfolieaantal 3
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Teamnummerkaartenaantal 24
- Podiumlintenaantal 3
- Ballonnenaantal 100
- Ballonnenpompaantal 2
- Plakbandaantal 8
- Touwaantal 4
Catering
- Boodschappen
Schoonmaak
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Bezemsaantal 4
- Stoffer en blikaantal 4
- Vuilnisgrijpersaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 12
- Microvezeldoekenaantal 20
- Handzeepdispensersaantal 6
- Handdoekrollenaantal 12
- Toiletborstelsaantal 4
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Lichtslingersaantal 6
- Zaklampenaantal 4
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- IJscompressenaantal 12
- Wegwerphandschoenenaantal 2
- Veiligheidshesjesaantal 10
- Antislipmattenaantal 8
Papierwaren
- Wedstrijdformulierenaantal 120
- Deelnemerslijstenaantal 20
- Teamkaartenaantal 30
- Scoreblokkenaantal 12
- Pennenaantal 40
- Potlodenaantal 20
- Permanente markersaantal 12
- Naamstickersaantal 150
- Plaknotitiesaantal 12
- Prijscertificatenaantal 30
Sportprijzen
- Medaillesaantal 30
- Bekersaantal 3
- Fairplayprijs
- Prijzentafel
Transport
- Rolcontainersaantal 4
- Steekwagensaantal 2
- Opbergkrattenaantal 20
- Materiaalkarrenaantal 4
Tips
- Sluit de inschrijving uiterlijk 10 tot 14 dagen voor het toernooi en verwerk daarna de aanmeldingen in één deelnemerslijst. Zo kun je teams, dieetwensen en ontbrekende toestemmingsformulieren op tijd controleren.
- Maak het wedstrijdschema zodra het aantal teams bekend is en plan per speelveld een scheidsrechter, scorehouder en vrijwilliger. Houd per wedstrijd enkele minuten wisseltijd aan voor het verzamelen van ballen en het klaarzetten van teams.
- Controleer sportmateriaal minstens 3 dagen vooraf: tel de trefballen en reserveballen, test fluitjes en stopwatches en leg pionnen, markeerschijven, linten of hesjes per team apart. Een pomp, balnaalden en sporttape worden vaak pas gemist als de wedstrijden al begonnen zijn.
- Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen voor de wedstrijddag met route, starttijd, teamindeling, regels en wat zij zelf moeten meenemen. Print wedstrijdformulieren, teamkaarten en routebordjes daarnaast vooraf; op de dag zelf wil je niet meer afhankelijk zijn van een printer.
- Koel dranken enkele uren vooraf en zet waterkratten op meerdere punten klaar. Richt buffettafels, afvalbakken en een aparte plek voor hapjes in voordat de eerste teams arriveren, en bewaar prijzen en medailles gesorteerd bij de organisatiebalie.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een trefbaltoernooi organiseren?
- Begin 6 tot 8 weken vooraf met uitnodigingen, de aanmeldingen en de reservering van de locatie. Rond 2 weken vooraf sluit je de inschrijving, zodat je teams en het wedstrijdschema nog rustig kunt maken.
- Hoeveel scheidsrechters heb ik nodig voor een trefbaltoernooi?
- Plan minimaal 1 scheidsrechter per actief speelveld en daarnaast 1 reserve voor pauzes of uitval. Bij 4 speelvelden heb je dus minstens 5 mensen met een scheidsrechterstaak nodig.
- Wanneer maak je de teamindeling en het wedstrijdschema?
- Maak de teamindeling zodra de inschrijving sluit, meestal 10 tot 14 dagen voor het toernooi. Werk het wedstrijdschema daarna binnen 2 dagen uit en stuur beide uiterlijk 3 dagen vooraf naar de deelnemers.
- Hoeveel trefballen heb je nodig voor een toernooi?
- Gebruik per speelveld het aantal ballen dat in jouw spelregels staat en leg per veld minimaal 1 reservebal klaar. Controleer alle ballen 3 dagen vooraf en neem ook een pomp en balnaalden mee voor tussentijds bijvullen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!