Zo organiseer je een toneelvereniging open dag

Begin met een helder programma en leg meteen vast welke zalen je nodig hebt. Daarna regel je publiciteit, aanmeldingen en een vrijwilligersrooster, zodat bezoekers weten waar ze moeten zijn en wie waarvoor verantwoordelijk is. Plan de praktische voorbereiding niet alleen op de dag zelf: techniek, kleedkamers, catering en bewegwijzering vragen een aparte controle. Met deze volgorde voorkom je dat de ontvangst goed loopt, maar een microfoon, programmafolder of gekoeld drankje ontbreekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en zalen reserveren
3
Open dag online publiceren
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Posters verspreiden
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Programma naar bezoekers sturen
9
Vrijwilligersrooster maken
10
Reserveringen bevestigen
11
Boodschappenlijst controleren
2 personen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Dranken gekoeld klaarzetten
2 personen
14
Decoratie en bewegwijzering voorbereiden
2 personen
15
Catering voorbereiden
3 personen
16
Hapjes voorbereiden
3 personen
17
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
18
Zalen controleren
2 personen
19
Tafels opstellen
3 personen
20
Stoelen klaarzetten
3 personen
21
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
22
Versiering ophangen
3 personen
23
Techniek testen
2 personen
24
Kleedkamers inrichten
2 personen
25
Programmafolders neerleggen
2 personen
26
Welkomstteam briefen
3 personen

Event

27
Deuren openen
2 personen
28
Bezoekers registreren
2 personen
29
Bezoekers welkom heten
2 personen
30
Rondleidingen begeleiden
3 personen
31
Theaterworkshops begeleiden
4 personen
32
Korte scènes presenteren
5 personen
33
Koffie en thee serveren
2 personen
34
Hapjes serveren
2 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Buffet aanvullen
2 personen
37
Avondvoorstelling begeleiden
5 personen
38
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

39
Eten en drinken opruimen
3 personen
40
Servies afwassen
3 personen
41
Afval verzamelen
2 personen
42
Decoratie verwijderen
3 personen
43
Techniek uitschakelen
2 personen
44
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
45
Zalen schoonmaken
4 personen
46
Gevonden voorwerpen verzamelen
47
Sleutels en locatie opleveren
48
Overgebleven materiaal opslaan
2 personen
49
Geleende spullen retourneren
2 personen
50
Overgebleven boodschappen bewaren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 90
Kledingrekkenaantal 3
Kapstokkenaantal 4

Servies

Herbruikbare koffiekopjesaantal 90
Herbruikbare glazenaantal 100
Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbaar bestekaantal 100

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Serveerschalenaantal 10
Serveertangenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Koelboxenaantal 4

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Speakersaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Laptop
Beamer
Beamerdoek

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Theaterpostersaantal 12
Decoratieve theaterattributenaantal 15

Verlichting

Ledspotsaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 4

Registratie

Ontvangstbalie
Naamstickersaantal 100
Pennenaantal 20
Clipboardsaantal 4
Programmabordenaantal 6

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilmoppenaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Zet het programma eerst op papier met vaste tijden voor ontvangst, rondleidingen, presentaties en pauzes. Stuur bezoekers de definitieve versie uiterlijk 2 dagen vooraf, zodat wijzigingen niet meer bij de ontvangstbalie hoeven te worden uitgelegd.
Maak naast het bezoekersaantal een aparte telling voor stoelen, kopjes, glazen en borden. Reserveer bij een open dag met meerdere zalen extra zitplaatsen en controleer of je genoeg herbruikbaar servies hebt voor koffie, thee en hapjes.
Test draadloze microfoons, speakers, laptop, beamer en beamerdoek minimaal 1 dag vooraf in de zaal waar je ze gebruikt. Leg verlengkabels en stekkerdozen klaar; techniek die pas bij de eerste presentatie wordt getest, veroorzaakt meestal vertraging.
Plan de ontvangstbalie met een deelnemerslijst, programmafolders en duidelijke bewegwijzering naar zalen, kleedkamers en toiletten. Laat bezoekers niet zelf uitzoeken waar ze moeten wachten en wijs per tijdsblok één vrijwilliger aan voor vragen.
Verzamel dieetwensen tijdens de aanmelding en geef het aantal uiterlijk 2 dagen voor de open dag door aan degene die de catering voorbereidt. Zet dranken gekoeld klaar, maar houd koffie en thee gescheiden van de hapjes zodat de uitgifte tijdens drukke momenten blijft doorlopen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een toneelvereniging open dag organiseren?: Leg datum, programma en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Publiceer de open dag daarna direct, zodat je minimaal 2 weken hebt voor aanmeldingen, uitnodigingen en posters.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een toneelvereniging open dag?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger bij de ontvangstbalie, 1 persoon voor techniek en 1 begeleider per actieve zaal of programmaonderdeel. Bij drie gelijktijdige zalen kom je daardoor al snel uit op 5 tot 6 mensen, inclusief een reserve.
Wanneer test je de techniek voor een open dag?: Test microfoons, speakers, laptop, beamer en aansluitingen uiterlijk 1 dag vooraf in de echte zaal. Doe op de ochtend zelf nog een korte controle van ongeveer 30 minuten, inclusief batterijen, geluidsniveau en presentatiebestanden.
Hoeveel eten en drinken moet je voorbereiden voor een open dag?: Tel per aangemelde bezoeker minimaal 2 drankmomenten: bijvoorbeeld koffie of thee bij ontvangst en water of een andere drank tijdens de pauze. Voor hapjes kun je 3 tot 4 kleine stuks per persoon rekenen en voor onverwachte bezoekers ongeveer 10 procent extra voorzien.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.