Organiser une journée portes ouvertes pour une troupe de théâtre

Une journée portes ouvertes réussie repose sur un programme lisible et une circulation simple entre l’accueil, les salles et les espaces de rencontre. Commencez par fixer la date, les horaires et le contenu des activités avant de communiquer au public. Les inscriptions, les besoins alimentaires et le planning des bénévoles doivent être suivis au même endroit. La veille, vérifiez les salles, le matériel technique, les boissons et la signalétique pour éviter les retards le jour venu.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu et les salles
3
Publier la journée portes ouvertes en ligne
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Distribuer les affiches
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Envoyer le programme aux visiteurs
9
Établir le planning des bénévoles
10
Confirmer les réservations
11
Vérifier la liste des courses
2 personnes
12
Faire les courses
2 personnes
13
Mettre les boissons au frais
2 personnes
14
Préparer la décoration et la signalisation
2 personnes
15
Préparer le service traiteur
3 personnes
16
Préparer les en-cas
3 personnes
17
Préparer le café et le thé
2 personnes
18
Vérifier les salles
2 personnes
19
Installer les tables
3 personnes
20
Installer les chaises
3 personnes
21
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
22
Suspendre la décoration
3 personnes
23
Tester la technique
2 personnes
24
Aménager les vestiaires
2 personnes
25
Déposer les brochures du programme
2 personnes
26
Briefer l’équipe d’accueil
3 personnes

Événement

27
Ouvrir les portes
2 personnes
28
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
29
Accueillir les visiteurs
2 personnes
30
Accompagner les visites guidées
3 personnes
31
Animer les ateliers de théâtre
4 personnes
32
Présenter de courtes scènes
5 personnes
33
Servir le café et le thé
2 personnes
34
Servir des amuse-bouches
2 personnes
35
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
36
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
37
Animer la représentation du soir
5 personnes
38
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

39
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
40
Faire la vaisselle
3 personnes
41
Rassembler les déchets
2 personnes
42
Retirer la décoration
3 personnes
43
Éteindre la technique
2 personnes
44
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
45
Nettoyer les salles
4 personnes
46
Rassembler les objets trouvés
47
Remettre les clés et le lieu
48
Stocker le matériel restant
2 personnes
49
Rendre les articles empruntés
2 personnes
50
Conserver les courses restantes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 90
Portants à vêtementsqté 3
Porte-manteauxqté 4

Vaisselle

Tasses à café réutilisablesqté 90
Verres réutilisablesqté 100
Assiettes réutilisablesqté 100
Couverts réutilisablesqté 100

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 10
Pinces de serviceqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Glacièresqté 4

Équipement

Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projecteur

Décoration

Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandesqté 8
Nappesqté 8
Affiches de théâtreqté 12
Accessoires décoratifs de théâtreqté 15

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4

Inscription

Accueil
Étiquettes nominativesqté 100
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 4
Panneaux du programmeqté 6

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le programme au moins 4 semaines à l’avance. Prévoyez des créneaux précis pour la visite, les répétitions ouvertes et les échanges avec les comédiens, afin que les visiteurs sachent où aller.
Fermez les inscriptions 3 à 5 jours avant l’événement, puis confirmez les réservations et les besoins alimentaires. Gardez une liste imprimée à l’accueil, même si les inscriptions sont gérées en ligne.
Répartissez les bénévoles par créneaux d’au moins 2 heures. Une personne doit rester à l’accueil, tandis qu’une autre guide les visiteurs et qu’une troisième surveille les boissons, les collations ou les salles selon l’affluence.
Testez les microphones sans fil, les haut-parleurs, l’ordinateur et le vidéoprojecteur la veille, puis refaites un essai 60 minutes avant l’ouverture. Vérifiez aussi les rallonges et multiprises pour éviter qu’un câble traverse un passage.
Préparez l’accueil avant l’arrivée du public : brochures du programme, signalisation visible, vestiaire équipé de portants et de porte-manteaux, tables et chaises installées. Mettez les boissons au frais plusieurs heures à l’avance et préparez le café et le thé juste avant le premier créneau.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes de théâtre ?: Prévoyez 4 à 6 semaines pour fixer le programme, réserver les salles, publier l’événement et traiter les inscriptions. Gardez les 3 derniers jours pour les confirmations, les courses et la répartition finale des bénévoles.
Quand envoyer le programme aux visiteurs ?: Envoyez une première version dès que les inscriptions sont ouvertes, puis une confirmation définitive 3 à 5 jours avant la journée portes ouvertes. Indiquez les horaires, les salles, l’accès, le vestiaire et les éventuels besoins alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il pour une journée portes ouvertes de troupe de théâtre ?: Prévoyez au minimum 3 bénévoles par créneau de 2 heures : une personne à l’accueil, une pour orienter les visiteurs et une pour aider dans les salles ou au service. Ajoutez une personne si plusieurs salles fonctionnent en parallèle.
Quand préparer le matériel technique et les salles ?: Vérifiez les salles et testez toute la technique la veille, puis faites un contrôle final 60 minutes avant l’ouverture. Installez les tables, les chaises, la signalisation, les brochures et le vestiaire avant l’arrivée des premiers visiteurs.

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