Tag der offenen Tür im Theaterverein planen

Ein Tag der offenen Tür im Theaterverein braucht eine klare Reihenfolge: Erst legst du Datum und Programm fest, dann sicherst du Räume, Helfer und Technik. Besucher sollten früh erfahren, was sie erwartet und ob eine Anmeldung nötig ist. Plane neben Aufführungen auch Empfang, Umkleiden, Getränke und Snacks ein. Viele Probleme entstehen, weil Mikrofone, Beschilderung oder gekühlte Getränke erst am Veranstaltungstag geprüft werden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Location und Räume reservieren
3
Tag der offenen Tür online veröffentlichen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Poster verteilen
2 Personen
6
Anmeldungen bearbeiten
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Programm an Besucher senden
9
Freiwilligenplan erstellen
10
Reservierungen bestätigen
11
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
12
Einkaufen gehen
2 Personen
13
Getränke gekühlt bereitstellen
2 Personen
14
Dekoration und Beschilderung vorbereiten
2 Personen
15
Catering vorbereiten
3 Personen
16
Snacks vorbereiten
3 Personen
17
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
18
Räume kontrollieren
2 Personen
19
Tische aufstellen
3 Personen
20
Stühle aufstellen
3 Personen
21
Empfangstheke einrichten
2 Personen
22
Dekoration aufhängen
3 Personen
23
Technik testen
2 Personen
24
Umkleidekabinen einrichten
2 Personen
25
Programmhefte auslegen
2 Personen
26
Begrüßungsteam einweisen
3 Personen

Event

27
Türen öffnen
2 Personen
28
Besucher registrieren
2 Personen
29
Besucher begrüßen
2 Personen
30
Führungen begleiten
3 Personen
31
Theaterworkshops betreuen
4 Personen
32
Kurze Szenen präsentieren
5 Personen
33
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
34
Snacks servieren
2 Personen
35
Getränke nachfüllen
2 Personen
36
Buffet auffüllen
2 Personen
37
Abendvorstellung begleiten
5 Personen
38
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen

Nachbereitung

39
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
40
Geschirr abwaschen
3 Personen
41
Abfall sammeln
2 Personen
42
Dekoration entfernen
3 Personen
43
Technik ausschalten
2 Personen
44
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
45
Räume reinigen
4 Personen
46
Fundsachen sammeln
47
Schlüssel und Location übergeben
48
Übriges Material einlagern
2 Personen
49
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
50
Übrig gebliebene Einkäufe aufbewahren
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 8
StühleAnz. 90
KleiderständerAnz. 3
KleiderständerAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 90
Wiederverwendbare GläserAnz. 100
Mehrweg-TellerAnz. 100
Wiederverwendbares BesteckAnz. 100

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
ServierschalenAnz. 10
ServierzangenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
KühlboxenAnz. 4

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Laptop
Beamer
Projektorleinwand

Dekoration

BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
GirlandenAnz. 8
TischdeckenAnz. 8
TheaterplakateAnz. 12
Dekorative TheaterrequisitenAnz. 15

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 6
StimmungsbeleuchtungAnz. 4

Registrierung

Empfangstresen
NamensaufkleberAnz. 100
StifteAnz. 20
KlemmbretterAnz. 4
ProgrammschilderAnz. 6

Reinigung

BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischmoppsAnz. 2
EimerAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege das Programm mindestens vier Wochen vorher fest und verschicke es nach der Anmeldung noch einmal. So wissen Besucher, wann Vorführungen, Rundgänge oder Mitmachangebote beginnen.
Teile die Helfer in feste Zeitblöcke von zwei bis drei Stunden ein. Für Empfang, Catering, Technik und Umkleiden brauchst du jeweils eine klar benannte zuständige Person.
Prüfe die Technik spätestens am Vortag im selben Raum: Funkmikrofone, Lautsprecher, Laptop, Beamer und Verlängerungskabel müssen zusammen funktionieren.
Richte den Empfang mindestens 60 Minuten vor Beginn ein. Programmhefte, Beschilderung, Garderobenständer und Informationen zu den Räumen sollten dann bereits an ihrem Platz liegen.
Plane Getränke und Snacks nach der erwarteten Besucherzahl und stelle Kaffee, Tee sowie gekühlte Getränke vor dem Einlass bereit. Ernährungswünsche gehören spätestens eine Woche vorher in die Einkaufs- und Cateringplanung.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür im Theaterverein ankündigen?: Beginne mindestens vier Wochen vorher mit der Online-Ankündigung und dem Verteilen der Poster. Einladungen und das konkrete Programm sollten spätestens zwei Wochen vor dem Termin verschickt werden.
Wie viele Helfer braucht ein Tag der offenen Tür im Theaterverein?: Plane mindestens vier feste Bereiche ein: Empfang, Technik, Catering und Räume beziehungsweise Umkleiden. Bei bis zu 50 Besuchern reichen meist 6 bis 8 Helfer pro Schicht, damit Pausen und kurzfristige Ausfälle abgedeckt sind.
Wann sollte die Technik für den Tag der offenen Tür getestet werden?: Teste Mikrofone, Lautsprecher, Beamer und Laptop spätestens am Vortag und wiederhole eine kurze Kontrolle 60 Minuten vor dem Einlass. So bleibt Zeit, Kabel oder Geräte auszutauschen.
Wie lange vorher sollte man Anmeldungen und Ernährungswünsche abfragen?: Setze eine Anmeldefrist etwa eine Woche vor der Veranstaltung. Prüfe danach die Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche, damit Einkauf, Sitzplätze und Snacks rechtzeitig angepasst werden können.

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