Zo organiseer je een toneelavond zonder last-minute stress

Begin een toneelavond niet met decoratie, maar met de voorstelling, locatie en publiekscapaciteit. Zodra datum en programma vaststaan, regel je vergunningen, verzekering, medewerkers en kaartverkoop. Daarna werk je techniek, licht, decor en publieksstromen uit in één draaiboek. De laatste week draait vooral om bevestigen en testen: van microfoons en theaterspots tot stoelen, programmafolders, dranken en hapjes. Zo voorkom je dat een ontbrekende kabel of onduidelijke garderobe pas bij binnenkomst wordt ontdekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Voorstelling en programma vastleggen
2 personen
3
Reservering locatie maken
4
Vergunningen controleren
5
Verzekering controleren
6
Medewerkers voor de avond werven
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Kaartverkoop openen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Catering reserveren
12
Technische wensen controleren
2 personen
13
Lichtplan maken
2 personen
14
Decorplan maken
2 personen
15
Draaiboek afdrukken
16
Programmafolders afdrukken
17
Naambadges voor medewerkers maken
18
Publieksplattegrond maken
19
Vluchtroutes controleren
2 personen
20
Decor en rekwisieten controleren
3 personen
21
Licht- en geluidsapparatuur testen
2 personen
22
Boodschappenlijst controleren
23
Boodschappen doen
2 personen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Hapjes voorbereiden
3 personen

Event

26
Locatiesleutels ophalen
27
Podium en speelvlak opbouwen
4 personen
28
Publieksstoelen opstellen
4 personen
29
Entreetafel klaarzetten
2 personen
30
Garderobe inrichten
2 personen
31
Decor opbouwen
4 personen
32
Rekwisieten klaarzetten
2 personen
33
Lampen richten
2 personen
34
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
35
Microfoons testen
2 personen
36
Muziek en cues testen
2 personen
37
Kleedkamers inrichten
2 personen
38
Kostuums klaarleggen
2 personen
39
Hapjes en dranken klaarzetten
3 personen
40
Medewerkersbriefing uitvoeren
3 personen
41
Cateringbuffet inrichten
3 personen
42
Entree en kaartcontrole bemannen
2 personen
43
Publiek ontvangen
3 personen
44
Programmafolders uitdelen
2 personen
45
Garderobe bemannen
2 personen
46
Voorstelling technisch bedienen
2 personen
47
Pauzedranken serveren
4 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Hapjes bijvullen
2 personen
50
Publiek uitzwaaien
3 personen

Nazorg

51
Garderobe leeghalen
2 personen
52
Rekwisieten verzamelen
3 personen
53
Decor afbreken
4 personen
54
Licht- en geluidsapparatuur afbouwen
2 personen
55
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
56
Servies afwassen
3 personen
57
Afval verzamelen
2 personen
58
Zalen en toiletten schoonmaken
3 personen
59
Voorraad inpakken
2 personen
60
Geleende materialen retourneren
2 personen
61
Locatie afsluiten
2 personen
62
Gevonden voorwerpen bewaren
63
Ongebruikte boodschappen opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Toneelpodium
Publieksstoelenaantal 120
Klaptafelsaantal 8
Garderoberekkenaantal 2
Kleedkamerstoelenaantal 12
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Glazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Opscheplepelsaantal 6
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 3
Mengpaneel
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6

Verlichting

Theaterspotsaantal 6
Lichtstatievenaantal 4
LED-lampenaantal 8

Decoratie

Achterdoekenaantal 3
Gordijnenaantal 4
Decorpanelenaantal 6
Plakbandaantal 6
Kabelbindersaantal 100

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Tangenaantal 4
Theedoekenaantal 12
Koelelementenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de techniek vóór je de zaalindeling definitief maakt. Controleer hoeveel microfoons, luidsprekers, verlengkabels en stekkerdozen nodig zijn en test licht- en geluidsapparatuur uiterlijk tijdens een aparte repetitie.
Open de kaartverkoop pas nadat locatie, programma en publiekscapaciteit zijn bevestigd. Verwerk aanmeldingen dagelijks en verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de toneelavond, zodat catering niet hoeft te gokken.
Maak één publieksplattegrond met stoelen, garderoberekken, toiletten en vluchtroutes. Loop die route met minimaal 2 medewerkers door voordat deuren opengaan en wijs iemand aan voor publieksbegeleiding.
Druk het draaiboek, de programmafolders en naambadges minstens 2 dagen vooraf af. Neem een papieren versie mee naar techniek, backstage en ontvangst; tijdens de avond wil je niet afhankelijk zijn van één telefoon.
Koel dranken enkele uren vooraf en houd koffie apart van de voorstelling klaar. Reken voor de pauze op voldoende glazen, kopjes, borden, bestek en opscheplepels en controleer afvalbakken voordat het publiek binnenkomt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een toneelavond organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, voorstelling en programma. Regel kaartverkoop, medewerkers en catering daarna zo snel mogelijk; technische tests en het definitieve draaiboek horen in de laatste 7 dagen.
Wanneer moet je de kaartverkoop voor een toneelavond openen?: Open de kaartverkoop zodra locatie, programma en maximale zaalcapaciteit vaststaan, meestal 6 tot 8 weken vooraf. Verwerk aanmeldingen dagelijks en sluit de verkoop op een vooraf gekozen moment, bijvoorbeeld 2 dagen voor de voorstelling.
Hoeveel medewerkers heb je nodig voor een toneelavond?: Plan naast spelers en techniek minimaal 1 medewerker voor ontvangst, 1 voor garderobe of publieksbegeleiding en 1 aanspreekpunt backstage. Bij meer dan 100 bezoekers is een extra publieksbegeleider verstandig; leg de rollen uiterlijk 2 weken vooraf vast.
Wanneer test je licht en geluid voor een toneelavond?: Doe een volledige test uiterlijk 1 dag vooraf en herhaal de basiscontrole 2 uur vóór de deuren opengaan. Controleer microfoons, luidsprekers, mengpaneel, muziekspeler, theaterspots, kabels en reserve-aansluitingen afzonderlijk.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.