Cómo organizar una noche de teatro sin improvisaciones
Una noche de teatro se organiza en dos líneas paralelas: la función y la atención al público. Empieza cerrando fecha, recinto, actuación y programa; después coordina permisos, seguro, entradas y personal. Durante las últimas semanas, concreta las necesidades de luz y sonido, la distribución de asientos, el catering y la decoración. El día del evento, reserva varias horas para probar el equipo, revisar las rutas de evacuación y preparar bebidas y aperitivos antes de abrir las puertas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
- 2
Registrar la actuación y el programa
2 personas
- 3
Hacer la reserva del recinto
- 4
Comprobar permisos
- 5
Comprobar el seguro
- 6
Contratar personal para la noche
2 personas
- 7
Enviar invitaciones
2 personas
- 8
Abrir la venta de entradas
- 9
Gestionar inscripciones
2 personas
- 10
Recoger preferencias dietéticas
- 11
Reservar el catering
- 12
Comprobar las necesidades técnicas
2 personas
- 13
Hacer el plan de iluminación
2 personas
- 14
Crear el plan de decoración
2 personas
- 15
Imprimir el plan de trabajo
- 16
Imprimir folletos del programa
- 17
Hacer las acreditaciones para el personal
- 18
Crear el plano del público
- 19
Comprobar las rutas de evacuación
2 personas
- 20
Comprobar la decoración y el atrezo
3 personas
- 21
Probar el equipo de luz y sonido
2 personas
- 22
Comprobar la lista de la compra
- 23
Hacer la compra
2 personas
- 24
Enfriar bebidas
2 personas
- 25
Preparar aperitivos
3 personas
Evento
- 26
Recoger las llaves del recinto
- 27
Montar el escenario y la zona de juego
4 personas
- 28
Colocar las sillas para el público
4 personas
- 29
Preparar la mesa de entrada
2 personas
- 30
Montar el guardarropa
2 personas
- 31
Montar la decoración
4 personas
- 32
Preparar los accesorios
2 personas
- 33
Orientar las luces
2 personas
- 34
Conectar el equipo de sonido
2 personas
- 35
Probar los micrófonos
2 personas
- 36
Probar la música y las señales
2 personas
- 37
Preparar los vestuarios
2 personas
- 38
Preparar los disfraces
2 personas
- 39
Preparar aperitivos y bebidas
3 personas
- 40
Realizar la reunión informativa del personal
3 personas
- 41
Montar el buffet de catering
3 personas
- 42
Atender la entrada y el control de entradas
2 personas
- 43
Recibir al público
3 personas
- 44
Repartir folletos del programa
2 personas
- 45
Atender el guardarropa
2 personas
- 46
Operar técnicamente la función
2 personas
- 47
Servir bebidas del descanso
4 personas
- 48
Rellenar las bebidas
2 personas
- 49
Reponer aperitivos
2 personas
- 50
Despedir al público
3 personas
Seguimiento
- 51
Vaciar el guardarropa
2 personas
- 52
Reunir los accesorios
3 personas
- 53
Desmontar la decoración
4 personas
- 54
Desmontar el equipo de luces y sonido
2 personas
- 55
Retirar sillas y mesas
4 personas
- 56
Lavar la vajilla
3 personas
- 57
Recoger la basura
2 personas
- 58
Limpiar las salas y los baños
3 personas
- 59
Empaquetar el material
2 personas
- 60
Devolver el material prestado
2 personas
- 61
Cerrar el recinto
2 personas
- 62
Guardar los objetos perdidos
- 63
Guardar los víveres no utilizados
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Escenario
- Asientos para el públicocant. 120
- Mesas plegablescant. 8
- Percheroscant. 2
- Sillas del vestuariocant. 12
- Papeleracant. 6
Vajilla
- Vasoscant. 150
- Tazas de cafécant. 100
- Platoscant. 150
- Cubiertoscant. 150
- Cucharonescant. 6
- Jarras de cafécant. 4
- Termoscant. 4
Equipo
- Altavocescant. 2
- Micrófonoscant. 3
- Mesa de mezclas
- Reproductor de música
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 6
Iluminación
- Focos de teatrocant. 6
- Trípodes de iluminacióncant. 4
- Lámparas LEDcant. 8
Decoración
- Telones de fondocant. 3
- Cortinascant. 4
- Paneles decorativoscant. 6
- Cinta adhesivacant. 6
- Bridascant. 100
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de serviciocant. 8
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 3
- Pinzascant. 4
- Paños de cocinacant. 12
- Acumuladores de fríocant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el recinto y el programa antes de abrir la venta de entradas. Deja al menos 6 semanas para resolver permisos, seguro, contratación y necesidades técnicas.
- Pide las preferencias dietéticas al registrarse y entrega ese recuento al catering 7 días antes. Así no tendrás que improvisar platos, cubiertos o bebidas durante la recepción.
- Haz una prueba completa de altavoces, micrófonos, mesa de mezclas, focos y cables como mínimo 3 horas antes de recibir al público. Comprueba también que las regletas y los alargadores no crucen las rutas de paso.
- Imprime el plan de trabajo, los folletos del programa y las acreditaciones el día anterior. Prepara además el plano del público y marca claramente las rutas de evacuación antes de colocar decoración o atrezo.
- Enfría las bebidas y prepara los aperitivos entre 60 y 90 minutos antes de la apertura. Coloca primero mesas, vasos, tazas, platos y cubiertos para que el servicio no bloquee la entrada ni el acceso al escenario.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de teatro?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite reservar el recinto, confirmar la actuación, comprobar permisos y seguro, contratar personal y preparar la venta de entradas.
- ¿Cuándo hay que hacer la prueba de sonido e iluminación?
- Haz una prueba completa al menos 3 horas antes de abrir las puertas y repite los cambios después de montar el escenario, los focos y los telones. Guarda tiempo para sustituir cables o recolocar altavoces.
- ¿Cuándo se debe cerrar el número de asistentes para el catering?
- Cierra el recuento y las preferencias dietéticas 7 días antes. Comunícalos al catering con el número de bebidas, aperitivos, platos, vasos y cubiertos necesarios.
- ¿Qué se prepara el día de la función?
- Reserva entre 4 y 5 horas para montar asientos, mesas, escenario, decoración y equipo, revisar las rutas de evacuación e imprimir o distribuir la documentación. Las bebidas pueden enfriarse y los aperitivos prepararse entre 60 y 90 minutos antes de la apertura.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!