Organiser une soirée théâtre, étape par étape

Une soirée théâtre se prépare dans un ordre précis : confirmer le lieu et le spectacle, régler les autorisations, puis ouvrir la billetterie avant de gérer l’accueil et la technique. Le programme dépend du nombre de spectateurs, de la durée du spectacle et du moment prévu pour les boissons ou les en-cas. Commencez par verrouiller les décisions qui bloquent les autres, puis gardez les essais de son, de lumière et de circulation pour la dernière semaine.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Fixer le spectacle et le programme
2 personnes
3
Faire la réservation du lieu
4
Vérifier les autorisations
5
Vérifier l’assurance
6
Recruter du personnel pour la soirée
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Ouvrir la billetterie
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Réserver le catering
12
Vérifier les besoins techniques
2 personnes
13
Établir le plan d’éclairage
2 personnes
14
Créer le plan de décoration
2 personnes
15
Imprimer le déroulé
16
Imprimer les programmes
17
Créer des badges nominatifs pour les employés
18
Créer le plan du public
19
Vérifier les issues de secours
2 personnes
20
Vérifier la décoration et les accessoires
3 personnes
21
Tester le matériel de lumière et de son
2 personnes
22
Vérifier la liste des courses
23
Faire les courses
2 personnes
24
Refroidir les boissons
2 personnes
25
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

26
Récupérer les clés du lieu
27
Monter la scène et la zone de jeu
4 personnes
28
Installer les sièges du public
4 personnes
29
Préparer la table d'entrée
2 personnes
30
Aménager le vestiaire
2 personnes
31
Monter la décoration
4 personnes
32
Installer les accessoires
2 personnes
33
Orienter les lampes
2 personnes
34
Raccorder le matériel audio
2 personnes
35
Tester les microphones
2 personnes
36
Tester la musique et les cues
2 personnes
37
Aménager les vestiaires
2 personnes
38
Préparer les costumes
2 personnes
39
Préparer les snacks et les boissons
3 personnes
40
Effectuer le briefing des employés
3 personnes
41
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
42
Tenir l’entrée et le contrôle des billets
2 personnes
43
Accueillir le public
3 personnes
44
Distribuer les programmes
2 personnes
45
Tenir le vestiaire
2 personnes
46
Assurer la technique du spectacle
2 personnes
47
Servir les boissons de pause
4 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
50
Saluer le public au revoir
3 personnes

Suivi

51
Vider le vestiaire
2 personnes
52
Rassembler les accessoires
3 personnes
53
Démonter le décor
4 personnes
54
Démonter le matériel de lumière et de son
2 personnes
55
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
56
Faire la vaisselle
3 personnes
57
Rassembler les déchets
2 personnes
58
Nettoyer les salles et les toilettes
3 personnes
59
Emballer le matériel
2 personnes
60
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
61
Fermer le lieu
2 personnes
62
Conserver les objets trouvés
63
Ranger les courses non utilisées
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Scène de théâtre
Chaises pour le publicqté 120
Tables pliantesqté 8
Portantsqté 2
Chaises des vestiairesqté 12
Poubellesqté 6

Vaisselle

Verresqté 150
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Louchesqté 6
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 4

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 3
Table de mixage
Lecteur audio
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6

Éclairage

Projecteurs de théâtreqté 6
Pieds d’éclairageqté 4
Lampes LEDqté 8

Décoration

Toiles de fondqté 3
Rideauxqté 4
Panneaux décoratifsqté 6
Ruban adhésifqté 6
Serre-câblesqté 100

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Pincesqté 4
Torchonsqté 12
Pains de glaceqté 12

Catering

Courses

Conseils

Bloquez d’abord la date, le lieu et le spectacle : prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour obtenir les autorisations, vérifier l’assurance et réserver les prestataires nécessaires.
Ouvrez la billetterie dès que le programme est confirmé. Demandez en même temps les besoins alimentaires afin d’adapter le catering au nombre réel d’inscrits, plutôt que d’improviser la veille.
Faites un plan séparé pour la scène et le public : indiquez les rangées de chaises, les accès, le vestiaire et les issues de secours. Gardez une largeur de passage conforme aux règles du lieu.
Testez le son et la lumière au moins 7 jours avant la représentation, puis refaites un essai complet le jour même. Vérifiez notamment les microphones, les haut-parleurs, la table de mixage, les projecteurs et les rallonges.
Préparez l’accueil avant l’arrivée du public : imprimez le déroulé et les programmes, identifiez les employés avec des badges, refroidissez les boissons et préparez les en-cas 2 à 3 heures avant le début.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée théâtre ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu et le programme, obtenir les autorisations, recruter l’équipe, ouvrir la billetterie et réserver le catering.
Quand ouvrir la billetterie pour une soirée théâtre ?: Ouvrez-la dès que la date, le lieu et le spectacle sont confirmés, généralement 4 à 6 semaines avant la soirée. Fixez une date de clôture des inscriptions 5 à 7 jours avant l’événement pour transmettre un nombre fiable au catering.
Quand tester le matériel de son et de lumière ?: Faites un premier test complet 7 jours avant, puis un contrôle de branchement le jour de la soirée. Prévoyez au moins 90 minutes sur place avant l’arrivée du public pour régler les microphones, les haut-parleurs et les projecteurs.
Combien de boissons prévoir pour une soirée théâtre ?: Pour l’accueil et l’entracte, comptez environ 2 à 3 verres par personne au total, puis adaptez selon la durée et le service prévu. Refroidissez les boissons 2 à 3 heures avant et gardez une réserve séparée pour l’équipe.

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