Zo organiseer je een toneelavond zonder last-minute stress

Begin met de datum, zaal en speelplanning; die bepalen hoeveel tijd je hebt voor cast, kaartverkoop en techniek. Bevestig daarna cast en crew, werk het techniek- en decorplan uit en open de kaartverkoop zodra programma en capaciteit vaststaan. Verzamel dieetwensen en reserveringen vroeg, zodat catering en zaalindeling kloppen. Plan in de laatste week een controle van scripts, rekwisieten, kleding, microfoons en licht. Op de dag zelf bouw je eerst podium en techniek op, daarna richt je zaal en foyer in.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en zaal vastleggen
2 personen
2
Speelplanning bepalen
3 personen
3
Reserveringen maken
2 personen
4
Cast en crew bevestigen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Kaartverkoop openen
2 personen
9
Programma opmaken
10
Techniekplan uitwerken
2 personen
11
Decorplan uitwerken
2 personen
12
Catering reserveren
2 personen
13
Vrijwilligers indelen
2 personen
14
Teksten en scripts afdrukken
15
Kaarten en gastenlijst maken
16
Techniek controleren
2 personen
17
Decor en rekwisieten controleren
3 personen
18
Promotie herinneren
19
Boodschappenlijst controleren
2 personen
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Kleding en grime klaarleggen
2 personen
22
Decor verzamelen
3 personen

Event

23
Locatie openen
2 personen
24
Zaal en foyer inspecteren
2 personen
25
Podium opbouwen
4 personen
26
Publieksstoelen opstellen
3 personen
27
Decor plaatsen
3 personen
28
Rekwisieten klaarzetten
2 personen
29
Licht installeren
2 personen
30
Geluid installeren
2 personen
31
Licht en geluid testen
3 personen
32
Kleedkamers inrichten
2 personen
33
Kleding klaarleggen
2 personen
34
Grimeplek inrichten
35
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
36
Hapjes voorbereiden
3 personen
37
Dranken koud zetten
2 personen
38
Foyer inrichten
3 personen
39
Programma's klaarleggen
40
Kassa en entree inrichten
2 personen
41
Artiestenbriefing geven
2 personen
42
Deuren openen
3 personen
43
Gasten ontvangen
4 personen
44
Programma's uitdelen
2 personen
45
Voorstelling begeleiden
3 personen
46
Pauzedranken serveren
4 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Hapjes bijvullen
2 personen
49
Gasten uitgeleiden
3 personen

Nazorg

50
Apparatuur uitschakelen
2 personen
51
Decor afbreken
4 personen
52
Stoelen en tafels opruimen
3 personen
53
Servies afwassen
3 personen
54
Afval verzamelen
2 personen
55
Zaal schoonmaken
3 personen
56
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
57
Voorraad inpakken
2 personen
58
Materialen retourneren
2 personen
59
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 6
Publieksstoelenaantal 100
Klaptafelsaantal 8
Receptietafel
Kledingrekkenaantal 3
Kleedkamerstoelenaantal 12
Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Luidsprekerkabelsaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Laptop

Verlichting

Theaterspotsaantal 6
Lichtstatievenaantal 4
Lichttafel
Sfeerlampenaantal 6

Decoratie

Achterdoek
Gordijnenaantal 4
Decorpanelenaantal 6
Rekwisietentafelsaantal 2
Plantenaantal 6
Menukaarthoudersaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Dienbladenaantal 6

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de techniek niet pas op de speeldag. Test microfoons, mengpaneel, luidsprekers, kabels en theaterspots uiterlijk één week vooraf; controleer ook of laptop, stekkerdozen en verlengkabels op de juiste plek liggen.
Werk decor en rekwisieten per scène uit en leg ze minstens één dag eerder klaar. Controleer achterdoek, gordijnen, decorpanelen en rekwisietentafels voordat de locatie opengaat.
Open de kaartverkoop pas wanneer speelplanning en publiekscapaciteit vaststaan. Maak daarna een actuele gastenlijst en houd reserveringen en dieetwensen bij tot uiterlijk 3 dagen voor de voorstelling.
Reserveer catering zodra het aantal aanmeldingen betrouwbaar is, bij voorkeur 7 dagen vooraf. Tel koffie, glazen, borden, bestek en serveerschalen apart na; servies wordt vaak pas tijdens het klaarzetten gemist.
Maak op de speeldag een openingsvolgorde met vaste tijden: locatie openen, zaal en foyer inspecteren, podium opbouwen, techniek testen en pas daarna kleding, grime en publieksontvangst klaarzetten. Houd minimaal 2 uur opbouwtijd aan voor een volledige toneelavond.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een toneelavond organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, zaal, speelplanning, cast en crew. Reserveer catering en start de praktische zaalplanning uiterlijk 2 weken voor de voorstelling.
Wanneer open je de kaartverkoop voor een toneelavond?: Open de kaartverkoop zodra speelplanning, zaalcapaciteit en programma vaststaan, meestal 4 tot 6 weken vooraf. Sluit of controleer de verkoop 2 tot 3 dagen voor de voorstelling voor een definitieve gastenlijst.
Hoeveel opbouwtijd heb je nodig voor een toneelavond?: Reken op minimaal 2 uur voor podium, stoelen, decor en techniek, en op 3 tot 4 uur als licht en geluid nog moeten worden afgesteld. Plan de technische controle vóór de deuren opengaan.
Wanneer verzamel je dieetwensen voor de catering?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en maak 3 dagen vooraf een definitieve telling. Geef het aantal en de uitzonderingen daarna door aan de cateraar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.