Einen Themenabend Schritt für Schritt organisieren
Ein Themenabend gelingt, wenn Programm, Raum und Technik früh aufeinander abgestimmt werden. Lege zuerst Datum, Saal und Spielplan fest, bevor du Einladungen verschickst oder den Ticketverkauf öffnest. Danach folgen Besetzung, Anmeldungen, Ernährungswünsche, Catering und der Technik- und Dekorationsplan. In den letzten Tagen geht es vor allem um Prüfungen, Ausdrucke, Einkäufe und den Aufbau vor Ort.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Saal festlegen
2 Personen
- 2
Spielplan festlegen
3 Personen
- 3
Reservierungen vornehmen
2 Personen
- 4
Cast und Crew bestätigen
2 Personen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Ticketverkauf eröffnen
2 Personen
- 9
Programm erstellen
- 10
Technikplan ausarbeiten
2 Personen
- 11
Dekorationsplan ausarbeiten
2 Personen
- 12
Catering reservieren
2 Personen
- 13
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 14
Texte und Skripte ausdrucken
- 15
Karten und Gästeliste erstellen
- 16
Technik prüfen
2 Personen
- 17
Dekor und Requisiten überprüfen
3 Personen
- 18
Werbung erinnern
- 19
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 20
Einkaufen gehen
2 Personen
- 21
Kleidung und Schminke bereitlegen
2 Personen
- 22
Deko zusammenstellen
3 Personen
Event
- 23
Location öffnen
2 Personen
- 24
Saal und Foyer inspizieren
2 Personen
- 25
Bühne aufbauen
4 Personen
- 26
Publikumssitze aufstellen
3 Personen
- 27
Dekoration aufstellen
3 Personen
- 28
Requisiten bereitstellen
2 Personen
- 29
Licht installieren
2 Personen
- 30
Soundanlage installieren
2 Personen
- 31
Licht und Ton testen
3 Personen
- 32
Umkleidekabinen einrichten
2 Personen
- 33
Kleidung bereitlegen
2 Personen
- 34
Make-up-Bereich einrichten
- 35
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 36
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 37
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 38
Foyer einrichten
3 Personen
- 39
Programme bereitlegen
- 40
Kasse und Eingang einrichten
2 Personen
- 41
Künstlerbriefing geben
2 Personen
- 42
Türen öffnen
3 Personen
- 43
Gäste empfangen
4 Personen
- 44
Programme ausgeben
2 Personen
- 45
Aufführung begleiten
3 Personen
- 46
Pausengetränke servieren
4 Personen
- 47
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 48
Snacks nachfüllen
2 Personen
- 49
Gäste verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 50
Geräte ausschalten
2 Personen
- 51
Deko abbauen
4 Personen
- 52
Stühle und Tische wegräumen
3 Personen
- 53
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 54
Abfall sammeln
2 Personen
- 55
Saal reinigen
3 Personen
- 56
Umkleiden reinigen
2 Personen
- 57
Vorrat einpacken
2 Personen
- 58
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 59
Fundgegenstände aufbewahren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- BühnenelementeAnz. 6
- PublikumssitzeAnz. 100
- KlappischeAnz. 8
- Empfangstisch
- KleiderständerAnz. 3
- UmkleidestühleAnz. 12
- AbfallbehälterAnz. 6
Ausstattung
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 3
- Mischpult
- LautsprecherAnz. 2
- LautsprecherkabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Laptop
Beleuchtung
- TheaterscheinwerferAnz. 6
- LichtstativeAnz. 4
- Lichtpult
- StimmungsleuchtenAnz. 6
Dekoration
- Hintergrundvorhang
- VorhängeAnz. 4
- DekorplattenAnz. 6
- RequisitentischeAnz. 2
- PflanzenAnz. 6
- MenükartenhalterAnz. 6
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 100
- GläserAnz. 120
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- ServierschalenAnz. 12
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
- TablettsAnz. 6
Reinigung
- Staubsauger
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Plane Saal, Spielplan und Reservierungen mindestens 6 bis 8 Wochen vorher. Erst wenn Termin und Ablauf feststehen, lassen sich Cast, Crew, Catering und Einladungen zuverlässig bestätigen.
- Öffne den Ticketverkauf erst, wenn du Sitzplätze, Einlass und Gästeliste festgelegt hast. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 10 Tage vor dem Abend, damit das Catering reagieren kann.
- Erstelle für Bühne und Technik einen gemeinsamen Ablaufplan: Funkmikrofone, Mischpult, Lautsprecher, Laptop, Scheinwerfer und Lichtpult müssen vor dem Einlass getestet werden. Plane dafür mindestens 90 Minuten vor Beginn ein.
- Prüfe Dekor und Requisiten nicht erst beim Aufbau. Hintergrundvorhang, Dekorplatten, Pflanzen, Requisitentische und Stimmungsleuchten sollten 3 bis 5 Tage vorher vollständig zusammengestellt und auf Vollständigkeit kontrolliert werden.
- Öffne den Saal mindestens 3 Stunden vor Beginn. Baue zuerst Bühnenelemente und Publikumssitze auf, danach Empfangstisch, Garderobe und Catering; so bleibt Zeit für einen Techniktest und fehlende Einkäufe.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Themenabend organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin mit Saal, Datum und Spielplan. Cast, Crew und Catering sollten spätestens 4 Wochen vorher bestätigt sein.
- Wann sollte der Ticketverkauf für einen Themenabend starten?
- Starte den Verkauf, sobald Programm, Sitzplätze und Einlassablauf feststehen, meist 4 bis 6 Wochen vor dem Abend. Schließe die Gästeliste 2 bis 3 Tage vor der Veranstaltung ab.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Themenabend?
- Plane mindestens 3 Stunden für Saal, Bühne, Dekoration und Empfang ein. Für Technikprüfung und Lichtprobe brauchst du zusätzlich etwa 90 Minuten vor dem Einlass.
- Wann muss man Ernährungswünsche beim Catering melden?
- Sammle die Angaben während der Anmeldung und gib sie spätestens 10 Tage vor dem Termin an das Catering weiter. Eine letzte Kontrolle der Personenzahl lohnt sich 2 bis 3 Tage vorher.
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