Cómo organizar una noche de teatro sin perderse en los detalles
Una noche de teatro se organiza en tres bloques: cerrar la función, preparar al público y dejar lista la sala. Empieza por fijar la fecha, reservar el espacio y definir la programación antes de abrir las inscripciones o vender entradas. Después coordina reparto, equipo técnico, catering y voluntariado con responsables concretos. El día del evento, reserva varias horas para revisar vestíbulo, escenario, sonido, luces, decoración, vestuario y maquillaje: los fallos de última hora suelen aparecer ahí.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el salón
2 personas
- 2
Definir la programación
3 personas
- 3
Hacer reservas
2 personas
- 4
Confirmar el reparto y el equipo
2 personas
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Gestionar inscripciones
2 personas
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Abrir la venta de entradas
2 personas
- 9
Preparar el programa
- 10
Desarrollar el plan técnico
2 personas
- 11
Desarrollar el plan de decoración
2 personas
- 12
Reservar el catering
2 personas
- 13
Asignar voluntarios
2 personas
- 14
Imprimir textos y guiones
- 15
Crear invitaciones y lista de invitados
- 16
Comprobar la técnica
2 personas
- 17
Comprobar la decoración y el atrezo
3 personas
- 18
Recordar la promoción
- 19
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 20
Hacer la compra
2 personas
- 21
Preparar ropa y maquillaje
2 personas
- 22
Reunir la decoración
3 personas
Evento
- 23
Abrir la ubicación
2 personas
- 24
Inspeccionar la sala y el vestíbulo
2 personas
- 25
Montar el escenario
4 personas
- 26
Colocar las sillas para el público
3 personas
- 27
Colocar la decoración
3 personas
- 28
Preparar los accesorios
2 personas
- 29
Instalar la iluminación
2 personas
- 30
Instalar sonido
2 personas
- 31
Probar la luz y el sonido
3 personas
- 32
Preparar los vestuarios
2 personas
- 33
Preparar la ropa
2 personas
- 34
Montar la zona de maquillaje
- 35
Preparar café y té
2 personas
- 36
Preparar aperitivos
3 personas
- 37
Enfriar las bebidas
2 personas
- 38
Montar el foyer
3 personas
- 39
Preparar los programas
- 40
Montar la caja y la entrada
2 personas
- 41
Dar la briefing a los artistas
2 personas
- 42
Abrir las puertas
3 personas
- 43
Recibir a los invitados
4 personas
- 44
Repartir programas
2 personas
- 45
Coordinar la presentación
3 personas
- 46
Servir bebidas del descanso
4 personas
- 47
Rellenar las bebidas
2 personas
- 48
Reponer aperitivos
2 personas
- 49
Despedir a los invitados
3 personas
Seguimiento
- 50
Apagar el equipo
2 personas
- 51
Desmontar la decoración
4 personas
- 52
Retirar sillas y mesas
3 personas
- 53
Lavar la vajilla
3 personas
- 54
Recoger la basura
2 personas
- 55
Limpiar la sala
3 personas
- 56
Limpiar los vestuarios
2 personas
- 57
Empaquetar el material
2 personas
- 58
Devolver los materiales
2 personas
- 59
Guardar los objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Piezas de escenariocant. 6
- Asientos para el públicocant. 100
- Mesas plegablescant. 8
- Mesa de recepción
- Percheroscant. 3
- Sillas del vestuariocant. 12
- Papeleracant. 6
Equipo
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes para micrófonocant. 3
- Mesa de mezclas
- Altavocescant. 2
- Cables de altavozcant. 4
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 6
- Portátil
Iluminación
- Focos de teatrocant. 6
- Trípodes de iluminacióncant. 4
- Mesa de luces
- Luces decorativascant. 6
Decoración
- Telón de fondo
- Cortinascant. 4
- Paneles decorativoscant. 6
- Mesas de utileríacant. 2
- Plantascant. 6
- Portamenúscant. 6
Vajilla
- Tazas de cafécant. 100
- Vasoscant. 120
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Bandejas de servircant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 3
- Bandejascant. 6
Limpieza
- Aspiradora
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 3
- Guantes de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el salón y la programación antes de enviar invitaciones. Si cambias la duración o el número de funciones después, tendrás que rehacer reservas, horarios, entradas y el programa impreso.
- Haz una prueba técnica completa al menos 24 horas antes: comprueba micrófonos inalámbricos, mesa de mezclas, altavoces, focos, mesa de luces, cables y regletas. No des por hecho que el equipo funciona solo porque se encendió.
- Asigna por escrito una persona para recepción, otra para vestuario y otra para el escenario. La mesa de recepción, los asientos, los percheros y las papeleras deben estar colocados antes de abrir la ubicación, no durante la llegada del público.
- Cierra el catering y las preferencias dietéticas con varios días de margen. Calcula las tazas, vasos, platos, cubiertos y bandejas según el número confirmado de asistentes, y añade una pequeña reserva para el equipo y el reparto.
- Programa el montaje del escenario con tiempo suficiente para colocar piezas, telón de fondo, cortinas, paneles decorativos y mesas de utilería. Haz una inspección final del vestíbulo y la sala antes de que entre el público y guarda los textos y guiones impresos en un punto accesible.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de teatro?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes si necesitas reservar sala, confirmar reparto, abrir la venta de entradas y contratar catering. Deja la última semana para imprimir el programa, cerrar preferencias dietéticas y confirmar horarios.
- ¿Cuándo hay que hacer la prueba técnica de una obra?
- Haz una prueba completa como mínimo 24 horas antes y repite una comprobación breve el mismo día. Revisa sonido, iluminación, portátil, cables, micrófonos y posiciones en escena antes de abrir la sala.
- ¿Cuánto tiempo antes debe llegar el equipo el día de la función?
- Reserva al menos 3 horas antes de la entrada del público para inspeccionar la sala, montar el escenario, colocar la decoración y preparar vestuario y maquillaje. Si hay cambios de escena o una instalación técnica compleja, añade otra hora.
- ¿Cuándo se deben enviar las invitaciones para una noche de teatro?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes, cuando la fecha, el lugar y la programación estén confirmados. Envía un recordatorio 3 o 4 días antes e incluye la hora de apertura, la información de entradas y cualquier indicación sobre dietas.
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