Zo organiseer je een toneelavond zonder last-minute paniek

Begin met de speeltekst, de locatie en de speeldata. Pas daarna kun je rollen verdelen, repetities plannen en bepalen welke techniek, decorstukken en kostuums nodig zijn. Werk vervolgens aan publiekswerving, kaartverkoop en de praktische ontvangst, zoals programma’s, registratie en drankjes. De meeste problemen ontstaan wanneer techniek, publieksindeling of rekwisieten pas op de laatste repetitie worden gecontroleerd. Plan daarom een aparte technische test en een duidelijke zaalcontrole op de dag zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Speeltekst selecteren
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Speeldata bevestigen
2 personen
4
Rollen verdelen
3 personen
5
Repetities plannen
2 personen
6
Uitnodigingen opstellen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Programma's ontwerpen
11
Programma's printen
2 personen
12
Kaartverkoop verwerken
13
Repetitie met tekst
8 personen
14
Decorontwerp uitwerken
2 personen
15
Rekwisieten verzamelen
3 personen
16
Kostuums passen
4 personen
17
Techniek testen
3 personen
18
Publieksindeling maken
19
Vrijwilligers indelen
20
Laatste repetitie uitvoeren
8 personen
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Decor en rekwisieten klaarzetten
3 personen

Event

24
Locatie openen
2 personen
25
Zaal controleren
2 personen
26
Tafels opstellen
3 personen
27
Stoelen opstellen
4 personen
28
Decor opbouwen
4 personen
29
Rekwisieten klaarleggen
2 personen
30
Licht en geluid aansluiten
3 personen
31
Technische doorloop uitvoeren
5 personen
32
Kleedruimte inrichten
2 personen
33
Catering klaarzetten
3 personen
34
Registratietafel inrichten
2 personen
35
Publiek ontvangen
4 personen
36
Programma's uitdelen
2 personen
37
Welkomstwoord verzorgen
38
Toneelvoorstelling uitvoeren
8 personen
39
Pauzedranken serveren
4 personen
40
Dranken bijvullen
2 personen
41
Tweede bedrijf uitvoeren
8 personen
42
Nazit en bedankwoord verzorgen
2 personen
43
Publiek uitgeleiden
3 personen

Nazorg

44
Servies verzamelen
3 personen
45
Decor afbouwen
4 personen
46
Techniek uitschakelen
3 personen
47
Afval verzamelen
2 personen
48
Servies afwassen
3 personen
49
Zaal schoonmaken
3 personen
50
Materialen inventariseren
2 personen
51
Geleende spullen retourneren
2 personen
52
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 6
Registratietafel
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 4
Kledingrekaantal 2

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 4

Verlichting

LED-theaterspotsaantal 4
Lichtstatievenaantal 2
Werklichtenaantal 2

Decoratie

Zwarte achtergronddoekenaantal 3
Podiumgordijnenaantal 2
Richtingsbordenaantal 6
Programmabordenaantal 2
Decoratieve plantenaantal 4
Handspiegelsaantal 2
Kostuumhoezenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerbladenaantal 6
Schaaltjesaantal 12
Serveertangenaantal 4
Kurkentrekkersaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 30
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100

Schoonmaak

Bezemsaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12
Rubberen handschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie voordat je repetities vastlegt en bevestig alle speeldata schriftelijk. Controleer meteen hoeveel stoelen, tafels en ruimte voor decor en rekwisieten beschikbaar zijn.
Plan naast de gewone repetities een repetitie met tekst en één volledige laatste repetitie. Gebruik die laatste keer ook de kostuums, rekwisieten, microfoons, LED-theaterspots en podiumgordijnen.
Test techniek niet pas vlak voor publiek binnenkomt: controleer speakers, mengpaneel, draadloze microfoons, lichtstatieven, verlengsnoeren en stekkerdozen samen op één moment. Leg kabels daarna vast met gaffer tape.
Verwerk aanmeldingen en kaartverkoop doorlopend en verzamel dieetwensen uiterlijk enkele dagen voor de voorstelling. Zo kun je koffie, water en eventuele hapjes klaarzetten zonder op het laatste moment te moeten schatten.
Maak op de dag zelf een korte openingsvolgorde: locatie openen, zaal en publieksindeling controleren, decor en rekwisieten klaarzetten, dranken koelen en vrijwilligers naar registratie, garderobe en zaal sturen. Reken hiervoor minimaal 90 minuten vóór aanvang.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een toneelavond organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de speeltekst, locatie en speeldata. Plan rollen, repetities en uitnodigingen in de eerste 2 weken, zodat je daarna tijd houdt voor decor, kostuums en techniek.
Hoeveel repetities heb je nodig voor een toneelavond?: Plan minimaal 6 tot 8 repetities voor een korte voorstelling en reserveer daarnaast een repetitie met tekst en een volledige laatste repetitie. Houd de laatste repetitie uiterlijk 1 tot 3 dagen vóór de voorstelling.
Wanneer test je de techniek voor een toneelavond?: Test speakers, mengpaneel, microfoons en verlichting minimaal 7 dagen vooraf op werking en aansluitingen. Doe op de speeldag nog een korte controle met de definitieve opstelling, bij voorkeur 90 minuten vóór aanvang.
Hoeveel drank moet je voorzien voor een toneelavond?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul daarna aan op basis van de verwachte pauze- en nazitduur. Koel de dranken vóór de zaal opent en zet koffie, waterkokers en thermoskannen vooraf klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.