Einen Themenabend Schritt für Schritt organisieren
Ein Themenabend mit Aufführung, Publikum und Bewirtung gelingt leichter, wenn du die Vorbereitungen in der richtigen Reihenfolge planst. Beginne mit Spieltext und Termin, bevor du Rollen verteilst oder Einladungen verschickst. Danach folgen Proben, Technik, Bühnenbild, Kartenverkauf und die Einteilung der Helfer. Plane die letzte Woche nicht nur für Dekoration ein: Ernährungswünsche, Mikrofone, Beleuchtung, Getränke und der Saal werden häufig zu spät geprüft.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Spieltext auswählen
2 Personen
- 2
Location reservieren
- 3
Spieltermine bestätigen
2 Personen
- 4
Rollen verteilen
3 Personen
- 5
Proben planen
2 Personen
- 6
Einladungen erstellen
2 Personen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Programme entwerfen
- 11
Programme drucken
2 Personen
- 12
Kartenverkauf abwickeln
- 13
Probe mit Text
8 Personen
- 14
Dekorentwurf ausarbeiten
2 Personen
- 15
Requisiten sammeln
3 Personen
- 16
Kostüme anprobieren
4 Personen
- 17
Technik testen
3 Personen
- 18
Zuschaueraufteilung erstellen
- 19
Freiwillige einteilen
- 20
Letzte Probe durchführen
8 Personen
- 21
Einkaufen gehen
2 Personen
- 22
Getränke kühlen
2 Personen
- 23
Bühnenbild und Requisiten vorbereiten
3 Personen
Event
- 24
Location öffnen
2 Personen
- 25
Saal kontrollieren
2 Personen
- 26
Tische aufstellen
3 Personen
- 27
Stühle aufstellen
4 Personen
- 28
Dekor aufbauen
4 Personen
- 29
Requisiten bereitlegen
2 Personen
- 30
Licht und Ton anschließen
3 Personen
- 31
Technische Generalprobe durchführen
5 Personen
- 32
Umkleide einrichten
2 Personen
- 33
Catering bereitstellen
3 Personen
- 34
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 35
Publikum empfangen
4 Personen
- 36
Programme ausgeben
2 Personen
- 37
Begrüßungswort übernehmen
- 38
Theateraufführung durchführen
8 Personen
- 39
Pausengetränke servieren
4 Personen
- 40
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 41
Zweiten Akt aufführen
8 Personen
- 42
Nachklang und Dankesrede gestalten
2 Personen
- 43
Publikum verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 44
Geschirr sammeln
3 Personen
- 45
Dekoration abbauen
4 Personen
- 46
Technik ausschalten
3 Personen
- 47
Abfall sammeln
2 Personen
- 48
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 49
Saal reinigen
3 Personen
- 50
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 51
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 52
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 90
- TischeAnz. 6
- Registrierungstisch
- KleiderständerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 4
- KleiderständerAnz. 2
Ausstattung
- LaptopsAnz. 2
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- FunkmikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Gaffer TapeAnz. 4
Beleuchtung
- LED-TheaterspotsAnz. 4
- LichtstativeAnz. 2
- ArbeitslichterAnz. 2
Dekoration
- Schwarze HintergrundtücherAnz. 3
- BühnengardinenAnz. 2
- WegweiserAnz. 6
- ProgrammschilderAnz. 2
- Dekorative PflanzenAnz. 4
- HandspiegelAnz. 2
- KostümhüllenAnz. 12
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- ServiertablettsAnz. 6
- SchälchenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 4
- KorkenzieherAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 30
- GläserAnz. 100
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
Reinigung
- BesenAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 2
- Wiederverwendbare ReinigungstücherAnz. 12
- GummihandschuheAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Spieltext, Veranstaltungsort und Spieltermine zuerst fest. Bestätige die Termine, bevor du Rollen verteilst oder Einladungen mit einem festen Datum verschickst.
- Plane die Proben rückwärts vom Auftritt: Für eine Produktion mit Textprobe, Kostüm- und Techniktest sollte die letzte vollständige Probe mindestens 3 bis 5 Tage vor dem Themenabend liegen.
- Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche gemeinsam. Schließe die Gästeliste spätestens 5 bis 7 Tage vorher, damit Zuschaueraufteilung, Programme und Bewirtung nicht auf Schätzungen beruhen.
- Teste Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone und LED-Theaterspots nicht erst beim Einlass. Plane den Techniktest mindestens 2 Stunden vor Beginn und sichere Verlängerungskabel mit Gaffer Tape.
- Bereite Getränke, Bühnenbild und Requisiten am Veranstaltungstag getrennt vor. Getränke können mehrere Stunden vorher gekühlt werden; Saal, Registrierungstisch und Wegweiser sollten vor dem Einlass kontrolliert sein.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Themenabend organisieren?
- Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher, wenn eine Aufführung mit Rollen, Proben und Kartenverkauf geplant ist. Den Spieltext und den Veranstaltungsort solltest du zuerst festlegen.
- Wann verschickt man Einladungen für einen Themenabend?
- Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Bitte um Rückmeldung bis spätestens 7 Tage vorher, damit du Plätze, Programme und Bewirtung planen kannst.
- Wie viele Proben braucht man für einen Themenabend mit Theaterstück?
- Plane mindestens 4 bis 6 Proben ein, darunter eine Probe mit Text und eine vollständige Schlussprobe. Die letzte Probe sollte 3 bis 5 Tage vor der Veranstaltung stattfinden, nicht erst am Einlassabend.
- Wann sollte man die Technik für einen Themenabend testen?
- Führe einen vollständigen Techniktest mindestens 2 Stunden vor Beginn durch. Prüfe dabei Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Beleuchtung und Kabel am tatsächlichen Standort.
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