Organiser une soirée théâtre sans improviser
Une soirée théâtre se prépare dans un ordre précis : choisir le texte, fixer le lieu et les dates, puis répartir les rôles avant de planifier les répétitions. Les invitations et la billetterie doivent être lancées assez tôt pour connaître le nombre de spectateurs et leurs besoins alimentaires. Pendant les dernières semaines, concentrez-vous sur les costumes, les accessoires, le décor et les essais techniques. Le jour J, gardez une marge pour l’installation, l’accueil et les imprévus.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Sélectionner le texte de jeu
2 personnes
- 2
Réserver le lieu
- 3
Confirmer les dates des matchs
2 personnes
- 4
Répartir les rôles
3 personnes
- 5
Planifier les répétitions
2 personnes
- 6
Rédiger les invitations
2 personnes
- 7
Envoyer les invitations
2 personnes
- 8
Traiter les inscriptions
- 9
Recueillir les besoins alimentaires
- 10
Concevoir les programmes
- 11
Imprimer les programmes
2 personnes
- 12
Traiter la vente des billets
- 13
Répétition avec texte
8 personnes
- 14
Élaborer le design du décor
2 personnes
- 15
Rassembler les accessoires
3 personnes
- 16
Essayer les costumes
4 personnes
- 17
Tester la technique
3 personnes
- 18
Répartir le public
- 19
Répartir les bénévoles
- 20
Effectuer la répétition finale
8 personnes
- 21
Faire les courses
2 personnes
- 22
Refroidir les boissons
2 personnes
- 23
Installer le décor et les accessoires
3 personnes
Événement
- 24
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 25
Vérifier la salle
2 personnes
- 26
Installer les tables
3 personnes
- 27
Installer les chaises
4 personnes
- 28
Monter la décoration
4 personnes
- 29
Préparer les accessoires
2 personnes
- 30
Brancher l’éclairage et le son
3 personnes
- 31
Réaliser la répétition technique
5 personnes
- 32
Aménager le vestiaire
2 personnes
- 33
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
- 34
Installer la table d'inscription
2 personnes
- 35
Accueillir le public
4 personnes
- 36
Distribuer les programmes
2 personnes
- 37
Assurer le mot de bienvenue
- 38
Jouer la pièce de théâtre
8 personnes
- 39
Servir les boissons de pause
4 personnes
- 40
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 41
Exécuter le deuxième acte
8 personnes
- 42
Organiser le moment convivial et le mot de remerciement
2 personnes
- 43
Accompagner le public à la sortie
3 personnes
Suivi
- 44
Rassembler la vaisselle
3 personnes
- 45
Démonter le décor
4 personnes
- 46
Éteindre la technique
3 personnes
- 47
Rassembler les déchets
2 personnes
- 48
Faire la vaisselle
3 personnes
- 49
Nettoyer la salle
3 personnes
- 50
Inventorier le matériel
2 personnes
- 51
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 52
Remettre le lieu en état
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 90
- Tablesqté 6
- Table d'inscription
- Porte-manteauxqté 2
- Poubellesqté 4
- Portant à vêtementsqté 2
Équipement
- Ordinateurs portablesqté 2
- Intervenants actifsqté 2
- Table de mixage
- Microphones sans filqté 2
- Pieds de microqté 2
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Ruban gafferqté 4
Éclairage
- Projecteurs de théâtre LEDqté 4
- Pieds d’éclairageqté 2
- Lampes de travailqté 2
Décoration
- Rideaux de fond noirsqté 3
- Rideaux de scèneqté 2
- Panneaux directionnelsqté 6
- Panneaux du programmeqté 2
- Plantes décorativesqté 4
- Miroirs à mainqté 2
- Housses de costumesqté 12
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 2
- Thermosqté 4
- Plateaux de serviceqté 6
- Petits bolsqté 12
- Pinces de serviceqté 4
- Tire-bouchonsqté 2
Vaisselle
- Tasses à caféqté 30
- Verresqté 100
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
Nettoyage
- Balaisqté 2
- Serpillièresqté 2
- Seauxqté 2
- Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 12
- Gants en caoutchoucqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par le texte, le lieu et les dates, puis attribuez les rôles avant de bloquer le calendrier des répétitions. Sans cette base, les changements de distribution ou de salle se répercutent partout.
- Lancez les invitations et la vente des billets suffisamment tôt pour suivre les inscriptions. Fixez une date limite au moins 7 jours avant la représentation pour recueillir les besoins alimentaires et organiser l’accueil.
- Planifiez un essai technique complet avant la répétition finale : projecteurs LED, microphones sans fil, table de mixage, rallonges et multiprises doivent être testés ensemble. Marquez les câbles au ruban gaffer pour éviter les branchements précipités le jour même.
- Réunissez les accessoires et faites essayer les costumes avant la dernière répétition. Préparez une zone distincte avec un portant à vêtements afin que les changements ne bloquent pas les coulisses.
- Prévoyez l’ouverture de la salle assez tôt pour installer le décor, les rideaux, les chaises et la table d’inscription, puis vérifiez chaque espace avant l’arrivée du public. Refroidissez les boissons et préparez café, tasses et thermos avant que l’accueil ne commence.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une soirée théâtre ?
- Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines pour choisir le texte, réserver le lieu, répartir les rôles, répéter et gérer les inscriptions. Gardez les 7 derniers jours pour les ajustements, les impressions et les vérifications techniques.
- Quand envoyer les invitations pour une soirée théâtre ?
- Envoyez-les environ 4 semaines avant la représentation, avec une date limite d’inscription fixée 7 jours avant. Vous aurez ainsi le temps d’imprimer les programmes, de répartir le public et de prévoir les besoins alimentaires.
- Quand faire la répétition finale au théâtre ?
- Organisez la répétition finale dans les 24 à 48 heures précédant la représentation, idéalement dans la salle prévue. Faites-la avec les costumes, les accessoires, le décor et toute la technique utilisée le soir même.
- Combien de temps prévoir pour installer une salle de théâtre ?
- Réservez au moins 3 heures avant l’ouverture des portes pour installer le décor, les accessoires, l’éclairage, les chaises et la table d’inscription. Ajoutez 30 minutes pour vérifier la salle et résoudre un problème de câble, de costume ou de signalétique.
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