Zo organiseer je een toneelavond zonder last-minute stress

Begin met de datum, locatie en speelduur; daarna leg je de pauze, cast en crew vast. Plan repetities ruim vooruit en regel auteurs- en muziekrechten voordat je uitnodigingen verstuurt. In de laatste week verschuift de aandacht naar props, kostuums, decor, programma’s en publieksinformatie. Op de dag zelf controleer je eerst veiligheid en speelvlak, daarna richt je zaal, techniek en ontvangst in.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2
Locatie reserveren
3
Speelduur en pauze bepalen
2 personen
4
Cast en crew bevestigen
5
Repetitiedata plannen
6
Uitnodigingen opstellen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Publieksinformatie versturen
11
Auteursrechten controleren
12
Muziekrechten controleren
13
Repetitie uitvoeren
8 personen
14
Props verzamelen
2 personen
15
Kostuums controleren
2 personen
16
Decoronderdelen klaarzetten
3 personen
17
Bewegwijzering printen
18
Programma's afdrukken
2 personen
19
Aanmeldlijst afdrukken
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Dranken koud zetten
2 personen

Event

22
Locatie controleren
2 personen
23
Nooduitgangen controleren
2 personen
24
Speelvlak vrijmaken
3 personen
25
Stoelen opstellen
4 personen
26
Tafels opstellen
3 personen
27
Decor ophangen
3 personen
28
Techniek testen
2 personen
29
Artiestenruimte inrichten
2 personen
30
Hapjes voorbereiden
3 personen
31
Publieksontvangst inrichten
2 personen
32
Kassa klaarzetten
2 personen
33
Programma's klaarleggen
2 personen
34
Cast ontvangen
2 personen
35
Publiek ontvangen
4 personen
36
Kaartjes controleren
2 personen
37
Garderobe beheren
2 personen
38
Voorstelling begeleiden
2 personen
39
Pauzedranken serveren
4 personen
40
Dranken bijvullen
2 personen
41
Publiek terugroepen
42
Afsluiting begeleiden
2 personen
43
Kas en betalingen tellen
2 personen

Nazorg

44
Afval verzamelen
3 personen
45
Decor en props opbergen
3 personen
46
Stoelen terugzetten
4 personen
47
Servies afwassen
3 personen
48
Locatie schoonmaken
3 personen
49
Restanten opbergen
2 personen
50
Materialen retourneren
2 personen
51
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 8
Garderoberekkenaantal 2
Klaptafelsaantal 2

Servies

Waterglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Schoteltjesaantal 80
Gebaksbordjesaantal 100
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 6
Serveerbladenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Achterdoek
Decoratieve doekenaantal 4
Postersaantal 6
Programmafoldersaantal 100
Naambadgesaantal 30

Apparatuur

LED-werklampenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Zaklampenaantal 3
Microfoon
Kleine geluidsbox

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Flessenopenersaantal 3
Tangenaantal 6
Maatbekersaantal 2

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12
Handveger en blikaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg speelduur en pauze vast voordat je de publieksinformatie maakt. Reserveer voor een pauze meestal 15 tot 20 minuten en vermeld de verwachte eindtijd op de uitnodiging.
Plan de eerste repetitie pas nadat cast en crew hebben bevestigd. Zet daarna alle repetitiedata in één overzicht; houd minstens één volledige doorloop vóór de toneelavond vrij.
Controleer auteursrechten en muziekrechten vóór je programma’s afdrukt of muziek definitief kiest. Een late wijziging kan betekenen dat je tekst, muziek of programmamateriaal opnieuw moet aanpassen.
Maak de zaalindeling uiterlijk een dag vooraf: zet stoelen, tafels en garderoberekken klaar en houd het speelvlak vrij. Controleer ook of bewegwijzering, programmafolders en de aanmeldlijst bij de ingang liggen.
Doe boodschappen en zet dranken koud vóór de publieksontvangst. Zet koffiezetapparaten, thermoskannen, glazen en flessenopeners op één vaste plek, zodat de pauzeservice niet door het speelvlak loopt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een toneelavond organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, cast en crew. Plan de repetities direct daarna, zodat je vóór de laatste week nog ruimte hebt voor een volledige doorloop en eventuele wijzigingen.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een toneelavond?: Verstuur de uitnodiging ongeveer 4 tot 6 weken vooraf. Vraag een uiterste aanmelddatum van circa 10 dagen vóór de voorstelling, zodat je stoelen, drankjes en dieetwensen kunt verwerken.
Hoeveel repetities heb je nodig voor een toneelavond?: Plan minimaal 4 tot 6 repetities plus één volledige doorloop, afhankelijk van de lengte en moeilijkheid van het stuk. Leg de laatste repetitie uiterlijk 2 tot 3 dagen vóór de voorstelling vast, niet op dezelfde avond.
Wanneer zet je stoelen en decor klaar voor een toneelavond?: Zet stoelen en decoronderdelen bij voorkeur de dag ervoor klaar als de locatie dat toelaat. Controleer op de dag zelf nog één keer het speelvlak, de nooduitgangen, verlichting, microfoon en verlengkabels vóór het publiek binnenkomt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.