So organisierst du einen Themenabend ohne Zeitdruck
Bei einem Themenabend müssen Programm, Publikum und Raum zusammenpassen. Beginne mit Datum, Ort und Spielzeit, bevor du Einladungen verschickst oder Dekoration besorgst. Danach folgen Besetzung, Proben, Anmeldungen und die Prüfung von Urheber- und Musikrechten. Plane den Aufbau nicht erst am Veranstaltungstag: Spielfläche, Sitzplätze, Technik, Getränke und Notausgänge brauchen eine eigene Kontrolle.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
- 2
Location reservieren
- 3
Spieldauer und Pause festlegen
2 Personen
- 4
Cast und Crew bestätigen
- 5
Probenzeiten planen
- 6
Einladungen erstellen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Publikumsinformationen versenden
- 11
Urheberrechte prüfen
- 12
Musikrechte prüfen
- 13
Probe durchführen
8 Personen
- 14
Requisiten sammeln
2 Personen
- 15
Kostüme prüfen
2 Personen
- 16
Dekorationsteile bereitstellen
3 Personen
- 17
Beschilderung drucken
- 18
Programme ausdrucken
2 Personen
- 19
Anmeldeliste ausdrucken
- 20
Einkaufen gehen
2 Personen
- 21
Getränke kalt stellen
2 Personen
Event
- 22
Ort überprüfen
2 Personen
- 23
Notausgänge kontrollieren
2 Personen
- 24
Spielfläche freiräumen
3 Personen
- 25
Stühle aufstellen
4 Personen
- 26
Tische aufstellen
3 Personen
- 27
Deko aufhängen
3 Personen
- 28
Technik testen
2 Personen
- 29
Künstlerraum einrichten
2 Personen
- 30
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 31
Publikumsempfang einrichten
2 Personen
- 32
Kasse bereitlegen
2 Personen
- 33
Programme bereitlegen
2 Personen
- 34
Cast empfangen
2 Personen
- 35
Publikum empfangen
4 Personen
- 36
Eintrittskarten kontrollieren
2 Personen
- 37
Garderobe verwalten
2 Personen
- 38
Aufführung begleiten
2 Personen
- 39
Pausengetränke servieren
4 Personen
- 40
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 41
Publikum zurückrufen
- 42
Abschluss begleiten
2 Personen
- 43
Kasse und Zahlungen zählen
2 Personen
Nachbereitung
- 44
Abfall sammeln
3 Personen
- 45
Deko und Requisiten verstauen
3 Personen
- 46
Stühle zurückstellen
4 Personen
- 47
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 48
Location reinigen
3 Personen
- 49
Reste verstauen
2 Personen
- 50
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 51
Fundsachen sammeln
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 90
- TischeAnz. 8
- GarderobenständerAnz. 2
- KlappischeAnz. 2
Geschirr
- WassergläserAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 80
- UntertassenAnz. 80
- TortenplattenAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServierlöffelAnz. 6
- ServiertablettsAnz. 6
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- Hintergrundvorhang
- Dekorative StoffeAnz. 4
- PosterAnz. 6
- ProgrammhefteAnz. 100
- NamensschilderAnz. 30
Ausstattung
- LED-ArbeitslampenAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- TaschenlampenAnz. 3
- Mikrofon
- Kleine Lautsprecherbox
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- FlaschenöffnerAnz. 3
- ZangenAnz. 6
- MessbecherAnz. 2
Reinigung
- BesensetsAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 2
- PutzlappenAnz. 12
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege zuerst Spielzeit und Pause fest. So kannst du Einladungen, Publikumsinformationen und die Bewirtung mit konkreten Uhrzeiten verschicken.
- Bestätige Cast und Crew mehrere Wochen vor dem Termin und trage feste Probenzeiten ein. Eine vollständige Probe vor dem Themenabend zeigt, ob Requisiten, Kostüme und Mikrofon funktionieren.
- Bearbeite Anmeldungen laufend und frage Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vorher ab. Drucke die Anmeldeliste am Veranstaltungstag erneut aus, weil kurzfristige Änderungen sonst leicht untergehen.
- Prüfe Urheber- und Musikrechte, bevor du Programmhefte druckst oder Musik öffentlich abspielst. Kläre offene Punkte mindestens 2 Wochen vor dem Termin, nicht erst bei der Generalprobe.
- Plane für den Aufbau mindestens 2 Stunden ein. Räume die Spielfläche frei, stelle Stühle auf, prüfe Verlängerungskabel und LED-Arbeitslampen, kontrolliere die Notausgänge und stelle Getränke rechtzeitig kalt.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Themenabend organisieren?
- Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort und Programm. Einladungen sollten 3 bis 4 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig vorliegen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Themenabend?
- Plane mindestens 2 Stunden für Raum, Sitzplätze, Spielfläche, Dekoration und Technik ein. Bei einem aufwendigen Bühnenbild oder mehreren Licht- und Tonquellen sind 3 Stunden realistischer.
- Wann sollte die Probe für einen Themenabend stattfinden?
- Führe die vollständige Probe spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Termin durch. So bleibt noch Zeit, fehlende Requisiten, Kostüme oder technische Probleme zu beheben.
- Wann muss man Musik- und Urheberrechte für einen Themenabend prüfen?
- Prüfe die Rechte mindestens 2 Wochen vor der Veranstaltung. Warte mit dem Druck der Programme nicht bis zur letzten Woche, wenn noch Genehmigungen oder Änderungen am Ablauf offen sind.
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