Cómo organizar una noche de teatro sin imprevistos
Una noche de teatro necesita dos planes coordinados: el montaje de la obra y la atención al público. Empieza por fijar la fecha, reservar la sala y calcular la duración con descanso; después organiza reparto, ensayos, invitaciones y permisos. En la última semana, revisa vestuario, accesorios, sonido, señalización y programas. El día de la función, despeja la zona de juego, comprueba las salidas y deja preparada la recepción antes de que llegue el primer espectador.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y lugar
- 2
Reservar el lugar
- 3
Definir la duración y el descanso
2 personas
- 4
Confirmar el reparto y el equipo
- 5
Planificar las fechas de ensayo
- 6
Redactar invitaciones
- 7
Enviar invitaciones
2 personas
- 8
Gestionar inscripciones
- 9
Recoger preferencias dietéticas
- 10
Enviar información al público
- 11
Comprobar los derechos de autor
- 12
Comprobar los derechos de música
- 13
Realizar ensayo
8 personas
- 14
Reunir los accesorios
2 personas
- 15
Comprobar los disfraces
2 personas
- 16
Preparar los elementos de decoración
3 personas
- 17
Imprimir señalización
- 18
Imprimir programas
2 personas
- 19
Imprimir la lista de inscritos
- 20
Hacer la compra
2 personas
- 21
Enfriar las bebidas
2 personas
Evento
- 22
Comprobar el lugar
2 personas
- 23
Comprobar las salidas de emergencia
2 personas
- 24
Despejar la zona de juego
3 personas
- 25
Colocar las sillas
4 personas
- 26
Montar mesas
3 personas
- 27
Colgar la decoración
3 personas
- 28
Probar la técnica
2 personas
- 29
Montar la zona de artistas
2 personas
- 30
Preparar aperitivos
3 personas
- 31
Organizar la recepción del público
2 personas
- 32
Preparar la caja registradora
2 personas
- 33
Preparar los programas
2 personas
- 34
Recibir al elenco
2 personas
- 35
Recibir al público
4 personas
- 36
Comprobar las entradas
2 personas
- 37
Gestionar el guardarropa
2 personas
- 38
Coordinar la presentación
2 personas
- 39
Servir bebidas del descanso
4 personas
- 40
Rellenar las bebidas
2 personas
- 41
Llamar de vuelta al público
- 42
Guiar el cierre
2 personas
- 43
Contar la caja y los pagos
2 personas
Seguimiento
- 44
Recoger la basura
3 personas
- 45
Guardar la decoración y los accesorios
3 personas
- 46
Volver a colocar las sillas
4 personas
- 47
Lavar la vajilla
3 personas
- 48
Limpiar el lugar
3 personas
- 49
Guardar lo sobrante
2 personas
- 50
Devolver los materiales
2 personas
- 51
Recoger objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 90
- Mesascant. 8
- Percheroscant. 2
- Mesas plegablescant. 2
Vajilla
- Vasos para aguacant. 100
- Tazas de cafécant. 80
- Platilloscant. 80
- Platos de postrecant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Cucharonescant. 6
- Bandejas de serviciocant. 6
Decoración
- Mantelescant. 8
- Telón de fondo
- Paños decorativoscant. 4
- Cartelescant. 6
- Folletos del programacant. 100
- Credencialescant. 30
Equipo
- Lámparas de trabajo LEDcant. 4
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Linternascant. 3
- Micrófono
- Caja de sonido pequeña
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Abrebotellascant. 3
- Pinzascant. 6
- Jarras medidorascant. 2
Limpieza
- Sets de escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Paños de limpiezacant. 12
- Escoba y recogedorcant. 2
- Papeleracant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Define la duración completa, incluido el descanso, antes de enviar las invitaciones. Así el público sabe cuándo terminará la función y puedes calcular el horario de apertura y cierre de la sala.
- Cierra el calendario de ensayos con varias semanas de margen y reserva un ensayo completo en el espacio real. Sirve para detectar problemas de entradas, visibilidad, cables, micrófono y cambios de vestuario.
- No dejes los derechos para el final: comprueba los derechos de autor de la obra y los de la música antes de imprimir programas o publicar las invitaciones. Guarda las confirmaciones junto con la documentación del evento.
- Calcula las necesidades del público a partir de las inscripciones: prepara la lista de asistentes, recoge las preferencias dietéticas y coloca sillas, percheros y mesas antes de abrir las puertas. Los programas y la señalización suelen olvidarse hasta el mismo día.
- Prepara una revisión técnica al menos 2 horas antes de la función. Comprueba iluminación de trabajo, alargadores, regletas, sonido, salidas de emergencia y que la zona de juego esté completamente despejada; enfría las bebidas y deja café, vasos y servicio listos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que empezar a organizar una noche de teatro?
- Empieza al menos 8 semanas antes si participan varias personas y necesitas ensayos, invitaciones y una sala. Reserva las últimas 2 semanas para cerrar el reparto, revisar permisos, preparar materiales y confirmar el número de asistentes.
- ¿Cuánto debe durar una noche de teatro con descanso?
- Una función sencilla suele funcionar bien con 90 a 120 minutos en total, incluido un descanso de 15 a 20 minutos. Define la duración exacta antes de informar al público y calcula 30 minutos adicionales para la entrada y la salida.
- ¿Cuándo se envían las invitaciones para una función de teatro?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes de la función y fija una fecha de confirmación aproximadamente 7 días antes. Así puedes imprimir la lista de inscritos, ajustar las sillas y comprar bebidas y comida según la asistencia prevista.
- ¿Qué hay que revisar en la sala antes de una noche de teatro?
- Haz una comprobación final entre 2 y 3 horas antes: salidas de emergencia, zona de juego, sillas, cables, regletas, micrófono, sonido, iluminación y señalización. También revisa que los accesorios, disfraces, programas y bebidas estén en su sitio.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!