Zo organiseer je een toneelavond zonder stress

Begin een toneelavond niet met decor of hapjes, maar met de voorstelling, datum en locatie. Bevestig daarna acteurs, technici en reserveringen, zodat je weet hoeveel ruimte, stoelen en apparatuur nodig zijn. Werk vervolgens naar een vast draaiboek toe: eerst opbouw, dan techniek, catering en ontvangst, met een technische doorloop vóór de deuren opengaan. De meeste problemen ontstaan doordat microfoons, licht, garderobe en programmafolders pas op het laatste moment worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Voorstelling en programma vastleggen
2 personen
3
Reserveringen voor locatie maken
4
Vergunningen en meldingen controleren
5
Acteurs en technici bevestigen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Draaiboek en contactlijst afdrukken
10
Programmafolders afdrukken
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Materialen naar locatie brengen
2 personen
13
Locatie openen
2 personen
14
Entree en garderobe inrichten
2 personen
15
Stoelen opstellen
4 personen
16
Podium en speelvlak markeren
3 personen
17
Decor opbouwen
4 personen
18
Licht en geluid aansluiten
2 personen
19
Microfoons en muziek testen
2 personen
20
Catering en uitgiftepunt inrichten
3 personen
21
Dranken koud zetten
2 personen
22
Hapjes voorbereiden
3 personen
23
Programmafolders klaarleggen
2 personen
24
Technische doorloop uitvoeren
4 personen
25
Acteurs laten omkleden
2 personen

Event

26
Deuren en ontvangst openen
4 personen
27
Bezoekers ontvangen
3 personen
28
Programmafolders uitdelen
2 personen
29
Voorstelling aankondigen
30
Licht en geluid bedienen
2 personen
31
Pauzedranken en hapjes serveren
4 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Bezoekers na afloop begeleiden
3 personen

Nazorg

34
Servies en afval verzamelen
3 personen
35
Decor en techniek afbreken
4 personen
36
Stoelen en tafels terugzetten
4 personen
37
Servies afwassen
2 personen
38
Locatie schoonmaken
3 personen
39
Afval wegbrengen
2 personen
40
Locatie afsluiten
2 personen
41
Geleende materialen retourneren
2 personen
42
Overgebleven voorraad opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Klaptafelsaantal 8
Receptietafel
Garderoberekaantal 2
Kledinghangersaantal 100
Krukkenaantal 4

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Lichtspotsaantal 4
Lichtstatievenaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 4
Laptop
Muziekspeler

Decoratie

Achterdoekenaantal 2
Decorpanelenaantal 4
Kunstplantenaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Pijlen voor bewegwijzeringaantal 12
Naamkaartjesaantal 20

Servies

Koffiekopjesaantal 90
Glazenaantal 100
Gebaksbordjesaantal 90
Gebaksvorkjesaantal 90
Theelepelsaantal 90
Serveerschalenaantal 10
Serveerbestekaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Dienbladenaantal 6
Flessenopenersaantal 3

Catering

Programmafoldersaantal 100
Entreeticketsaantal 100
Boodschappen

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afvalbakkenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 3
Handdoekrollenaantal 4

Verlichting

LED-werklampenaantal 4
Lichtslingersaantal 4

Tips

Plan de technische doorloop minimaal 2 uur vóór de voorstelling. Test dan elke draadloze microfoon, luidspreker, lichtspot en muziekcue afzonderlijk; een verlengkabel of stekkerdoos die ontbreekt, merk je anders pas tijdens de voorstelling.
Zet de publieksroute vooraf uit met pijlen: entree, garderobe, zaal en catering. Richt de garderobe in met één garderoberek en voldoende kledinghangers en houd de receptietafel vrij voor aanmeldingen en naamkaartjes.
Maak de zaalindeling op basis van het werkelijke aantal aanmeldingen en zet stoelen minstens 60 minuten vóór ontvangst klaar. Houd een duidelijk speelvlak vrij en markeer podium en decorpanelen met gaffer tape, zodat niemand tijdens de opbouw hoeft te gokken.
Verzamel dieetwensen uiterlijk 5 dagen vooraf en geef ze door aan degene die de hapjes voorbereidt. Zet glazen, koffiekopjes, gebaksbordjes en serveerbestek minstens 30 minuten vóór aanvang klaar; catering is vaak compleet, maar de uitgifte blijft een knelpunt.
Druk draaiboek, contactlijst en programmafolders vóór de opbouw af en leg per onderdeel een exemplaar klaar. Neem ook een digitale versie mee op de laptop, maar reken niet op internet of een printer op locatie voor wijzigingen op dezelfde avond.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een toneelavond organiseren?: Leg datum, locatie en voorstelling bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Bevestig acteurs en technici uiterlijk 4 weken voor de avond en verzamel aanmeldingen en dieetwensen in de weken daarna.
Hoeveel tijd heb je nodig om een toneelavond op te bouwen?: Reserveer minimaal 3 uur voor stoelen, speelvlak, decor, licht, geluid en catering. Plan daarnaast minstens 2 uur vóór aanvang voor de technische doorloop en het omkleden van de acteurs.
Hoeveel microfoons heb je nodig bij een toneelavond?: Dat hangt af van het aantal gelijktijdige sprekers en de akoestiek, maar plan per gelijktijdige spreker één microfoon. Test alle draadloze microfoons afzonderlijk en houd minstens 1 reserveverbinding of alternatief klaar.
Wanneer moet je programmafolders en catering regelen?: Bestel of druk programmafolders uiterlijk 3 dagen vooraf, zodra programma en tijden definitief zijn. Doe boodschappen 1 dag vooraf waar dat kan en richt hapjes, glazen en serveerschalen minimaal 30 minuten vóór ontvangst in.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.