Organiser une soirée théâtre sans rien laisser au dernier moment

Une soirée théâtre se prépare dans un ordre précis : verrouiller le lieu et le spectacle, confirmer l’équipe, puis organiser l’accueil et la technique. Les oublis les plus fréquents concernent les autorisations, les besoins alimentaires et les essais de son et de lumière. Prévoyez aussi un déroulé imprimé, une liste de contacts et un vrai temps de répétition technique. Le jour J, l’installation doit être terminée avant l’arrivée du public, avec les boissons et les encas déjà prêts.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Fixer le spectacle et le programme
2 personnes
3
Faire des réservations pour le lieu
4
Vérifier les autorisations et les déclarations
5
Confirmer les acteurs et techniciens
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Imprimer le déroulé et la liste de contacts
10
Imprimer les programmes
11
Faire les courses
2 personnes
12
Acheminer le matériel sur le site
2 personnes
13
Ouvrir le lieu
2 personnes
14
Aménager l'entrée et le vestiaire
2 personnes
15
Installer les chaises
4 personnes
16
Marquer la scène et l’aire de jeu
3 personnes
17
Monter la décoration
4 personnes
18
Brancher l’éclairage et le son
2 personnes
19
Tester les micros et la musique
2 personnes
20
Aménager le catering et le point de distribution
3 personnes
21
Mettre les boissons au frais
2 personnes
22
Préparer les en-cas
3 personnes
23
Préparer les brochures du programme
2 personnes
24
Réaliser la répétition technique
4 personnes
25
Faire changer les acteurs
2 personnes

Événement

26
Ouvrir les portes et l’accueil
4 personnes
27
Accueillir les visiteurs
3 personnes
28
Distribuer les programmes
2 personnes
29
Annoncer le spectacle
30
Gérer la lumière et le son
2 personnes
31
Servir les boissons et les en-cas de la pause
4 personnes
32
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
33
Accompagner les visiteurs à la fin
3 personnes

Suivi

34
Rassembler la vaisselle et les déchets
3 personnes
35
Démonter le décor et la technique
4 personnes
36
Remettre les chaises et les tables en place
4 personnes
37
Faire la vaisselle
2 personnes
38
Nettoyer le lieu
3 personnes
39
Évacuer les déchets
2 personnes
40
Fermer le lieu
2 personnes
41
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
42
Ranger le stock restant

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tables pliantesqté 8
Table de réception
Portant à vêtementsqté 2
Cintresqté 100
Tabouretsqté 4

Équipement

Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Spots lumineuxqté 4
Pieds d’éclairageqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ruban gafferqté 4
Ordinateur portable
Lecteur audio

Décoration

Toiles de fondqté 2
Panneaux décoratifsqté 4
Plantes artificiellesqté 6
Nappesqté 8
Flèches de signalisationqté 12
Badges nominatifsqté 20

Vaisselle

Tasses à caféqté 90
Verresqté 100
Assiettes à pâtisserieqté 90
Fourchettes à gâteauqté 90
Cuillères à caféqté 90
Plateaux de serviceqté 10
Couverts de serviceqté 10

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Plateauxqté 6
Tire-bouchonsqté 3

Catering

Brochures du programmeqté 100
Billets d’entréeqté 100
Courses

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Poubellesqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 3
Rouleaux d’essuie-mainsqté 4

Éclairage

Lampes de travail LEDqté 4
Guirlandes lumineusesqté 4

Conseils

Commencez par confirmer la date, le lieu et le programme avant d’envoyer les invitations. Gardez au moins 6 à 8 semaines pour les réservations, les autorisations et la confirmation des acteurs et techniciens.
Traitez les inscriptions dès leur arrivée et demandez les besoins alimentaires au même moment. Arrêtez les réponses environ 7 jours avant la soirée pour acheter les quantités et préparer le catering sans improviser.
Réservez un créneau d’au moins 2 heures avant l’ouverture des portes pour installer les chaises, marquer la scène, aménager le vestiaire et monter la décoration. Testez ensuite chaque microphone, haut-parleur, spot et source audio.
Ne repoussez pas la répétition technique au dernier moment. Faites-la avec les acteurs et les techniciens le jour même si possible, en vérifiant les changements, les entrées, la musique et les niveaux sonores.
Préparez un dossier de bord avec le déroulé imprimé, les programmes et la liste de contacts. Prévoyez une personne dédiée à l’accueil et au vestiaire, et une autre pour le point boissons afin d’éviter que l’équipe technique soit interrompue.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée théâtre ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu et le programme, gérer les autorisations, confirmer les acteurs et techniciens, puis envoyer les invitations.
Quand envoyer les invitations pour une soirée théâtre ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant l’événement afin de connaître l’effectif et les besoins alimentaires.
Combien de temps prévoir pour installer une soirée théâtre ?: Comptez au moins 2 heures pour les chaises, la scène, la décoration, le vestiaire et le catering. Ajoutez ensuite 60 à 90 minutes pour les essais de son, de lumière et la répétition technique.
Que faut-il vérifier avant l’arrivée du public ?: Vérifiez les autorisations, les micros, les haut-parleurs, les spots, la musique et les changements des acteurs. Imprimez aussi le déroulé, la liste de contacts et les programmes au plus tard la veille.

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