Cómo organizar una noche de teatro sin contratiempos
Una noche de teatro se organiza en dos líneas paralelas: la función y la atención al público. Primero fija la fecha y el lugar, confirma el programa y reúne a actores y técnicos; después concreta reservas, permisos, invitaciones e inscripciones. En la última semana conviene cerrar las preferencias dietéticas, imprimir contactos y preparar folletos. El día del evento, reserva varias horas para montar sillas, escenario, luces, sonido, recepción y catering antes del ensayo técnico.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
- 2
Registrar la actuación y el programa
2 personas
- 3
Hacer reservas para la ubicación
- 4
Comprobar permisos y notificaciones
- 5
Confirmar a actores y técnicos
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Gestionar inscripciones
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Imprimir el plan de trabajo y la lista de contactos
- 10
Imprimir folletos del programa
- 11
Hacer la compra
2 personas
- 12
Llevar materiales al lugar
2 personas
- 13
Abrir la ubicación
2 personas
- 14
Montar la entrada y el guardarropa
2 personas
- 15
Colocar las sillas
4 personas
- 16
Marcar el escenario y el área de juego
3 personas
- 17
Montar la decoración
4 personas
- 18
Conectar la luz y el sonido
2 personas
- 19
Probar micrófonos y música
2 personas
- 20
Montar la zona de catering y recogida
3 personas
- 21
Enfriar las bebidas
2 personas
- 22
Preparar aperitivos
3 personas
- 23
Preparar folletos del programa
2 personas
- 24
Realizar el ensayo técnico
4 personas
- 25
Ayudar a los actores a cambiarse
2 personas
Evento
- 26
Abrir puertas y recepción
4 personas
- 27
Recibir a los visitantes
3 personas
- 28
Repartir folletos del programa
2 personas
- 29
Anunciar la función
- 30
Manejar luces y sonido
2 personas
- 31
Servir bebidas y aperitivos del descanso
4 personas
- 32
Rellenar las bebidas
2 personas
- 33
Guiar a los visitantes al final
3 personas
Seguimiento
- 34
Recoger vajilla y residuos
3 personas
- 35
Desmontar la decoración y la técnica
4 personas
- 36
Volver a colocar sillas y mesas
4 personas
- 37
Lavar la vajilla
2 personas
- 38
Limpiar el lugar
3 personas
- 39
Llevar la basura
2 personas
- 40
Cerrar el recinto
2 personas
- 41
Devolver el material prestado
2 personas
- 42
Guardar el stock sobrante
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 90
- Mesas plegablescant. 8
- Mesa de recepción
- Percherocant. 2
- Perchascant. 100
- Taburetescant. 4
Equipo
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Soportes para micrófonocant. 2
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Focoscant. 4
- Trípodes de iluminacióncant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Cinta gaffercant. 4
- Portátil
- Reproductor de música
Decoración
- Telones de fondocant. 2
- Paneles decorativoscant. 4
- Plantas artificialescant. 6
- Mantelescant. 8
- Flechas para señalizacióncant. 12
- Tarjetas de nombrecant. 20
Vajilla
- Tazas de cafécant. 90
- Vasoscant. 100
- Platos de postrecant. 90
- Tenedores de postrecant. 90
- Cucharillascant. 90
- Bandejas de servircant. 10
- Cubiertos de serviciocant. 10
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 2
- Bandejascant. 6
- Abrebotellascant. 3
Catering
- Folletos del programacant. 100
- Entradascant. 100
- Compras
Limpieza
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
- Papeleracant. 6
- Dispensadores de jabón de manoscant. 3
- Rollos de toallacant. 4
Iluminación
- Lámparas de trabajo LEDcant. 4
- Guirnaldas de lucescant. 4
Consejos
- Cierra el programa y el reparto antes de enviar las invitaciones. Si el público debe inscribirse, registra también sus preferencias dietéticas para no improvisar el catering el mismo día.
- Haz una visita técnica al lugar con antelación y comprueba dónde irán los focos, altavoces, mesa de mezclas y cables. Lleva cinta gaffer y regletas suficientes para fijar y distribuir las conexiones de forma segura.
- Abre el espacio varias horas antes de la función. El montaje de sillas, guardarropa, recepción, decoración, escenario y zona de catering suele ocupar más tiempo que la preparación de los aperitivos.
- Programa una prueba completa de micrófonos, música, focos y cambios de escena antes de que llegue el público. El ensayo técnico debe incluir el portátil o reproductor de música que se utilizará durante la función.
- Prepara un plan de trabajo y una lista de contactos impresos, no solo en el teléfono. Entrega una copia a la persona de recepción, a quien coordine a los técnicos y a quien ayude a los actores a cambiarse.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de teatro?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, programa, reservas, permisos, actores y técnicos. Durante la última semana, cierra inscripciones, compra los materiales e imprime el plan de trabajo y los folletos.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que llegar al lugar?
- Reserva al menos 3 horas antes de la llegada del público para abrir el espacio, colocar las sillas, montar recepción y guardarropa, preparar el escenario, conectar luces y sonido y enfriar las bebidas. Añade tiempo si el montaje técnico es complejo.
- ¿Qué se prueba antes de una función de teatro?
- Prueba cada micrófono inalámbrico, altavoz, foco, cable, entrada de la mesa de mezclas y pista de música. Haz una prueba completa entre 60 y 90 minutos antes de abrir las puertas, con los actores presentes cuando sea posible.
- ¿Cuándo se preparan los folletos y el catering?
- Prepara los folletos el mismo día, después de cerrar cualquier cambio del programa, y colócalos antes de la apertura. Enfría las bebidas y monta la zona de catering entre 60 y 90 minutos antes; deja los aperitivos para el último tramo para que se mantengan frescos.
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