Zo organiseer je een themaviering: Samen in verbondenheid

Begin met het thema, het programma en de gewenste sfeer voordat je een locatie of leveranciers vastlegt. Bevestig daarna de voorganger of spreker, muzikale begeleiding en praktische indeling. Werk met één aanmeldlijst waarin je ook dieetwensen verzamelt, zodat de catering niet op het laatste moment hoeft te worden aangepast. Plan de opbouw in volgorde: ruimte, stoelen en tafels, techniek, ontvangst en decoratie. Zo blijft er op de dag zelf tijd over voor een rustige ontvangst en een goede overgang naar het programma.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Thema en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Voorganger of spreker bevestigen
4
Muzikale begeleiding vastleggen
5
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Liturgie en teksten verzamelen
2 personen
10
Programma afdrukken
2 personen
11
Muziek en liederen selecteren
2 personen
12
Vrijwilligers voor ontvangst indelen
13
Vrijwilligers voor catering indelen
14
Techniek en aansluitingen controleren
2 personen
15
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
16
Cateringhoeveelheden bevestigen
17
Boodschappenlijst controleren
2 personen
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Verse producten ophalen
2 personen
20
Ruimte en toiletten controleren
2 personen
21
Stoelen opstellen
4 personen
22
Tafels opstellen
3 personen
23
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
24
Versiering ophangen
3 personen
25
Geluid en microfoons opstellen
2 personen
26
Muziekinstrumenten klaarzetten
2 personen
27
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
28
Hapjes en broodjes voorbereiden
4 personen
29
Dranken koud zetten
2 personen
30
Programma en liedbundels klaarleggen
2 personen
31
Technische eindtest uitvoeren
2 personen

Event

32
Gasten ontvangen
4 personen
33
Programma uitdelen
2 personen
34
Themaviering begeleiden
4 personen
35
Muzikale bijdragen verzorgen
3 personen
36
Koffie en thee serveren
3 personen
37
Hapjes en broodjes serveren
3 personen
38
Dranken bijvullen
2 personen
39
Dieetmaaltijden apart serveren
2 personen
40
Avondprogramma begeleiden
3 personen
41
Dessert en koffie serveren
3 personen
42
Afscheid en uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

43
Eten en afval verzamelen
3 personen
44
Servies afwassen
3 personen
45
Meubilair terugplaatsen
4 personen
46
Decoratie verwijderen
3 personen
47
Apparatuur uitschakelen en opbergen
2 personen
48
Ruimte schoonmaken
4 personen
49
Toiletten schoonmaken
2 personen
50
Afval wegbrengen
2 personen
51
Geleende spullen retourneren
2 personen
52
Overgebleven eten verdelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Tafelsaantal 8
Tafelkleedjesaantal 8
Kleedkamerrek

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Glazenaantal 80
Bordenaantal 80
Dessertbordjesaantal 60
Messenaantal 70
Vorkenaantal 70
Lepelsaantal 70
Opscheplepelsaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Serveerbladenaantal 6
Koelboxenaantal 3

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Muziekstandaardsaantal 4

Decoratie

Themadoekenaantal 4
Kaarsenaantal 30
Kaarshoudersaantal 15
Bloemstukkenaantal 6
Naamkaartjesaantal 60
Tafelnummersaantal 8

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 4
Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stofzuiger
Bezem en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma eerst vast en verzamel daarna de liturgie, teksten, muziek en liederen. Plan ook wie elk onderdeel begeleidt, zodat de spreker, muzikanten en vrijwilligers niet op elkaar hoeven te wachten.
Verstuur de uitnodigingen op tijd en sluit de aanmeldingen uiterlijk 7 dagen voor de viering. Gebruik het definitieve aantal deelnemers voor naamkaartjes, programma’s, catering en de opstelling van stoelen en tafels.
Controleer de techniek minimaal 1 dag vooraf én opnieuw bij de opbouw. Test iedere draadloze microfoon, draagbare speaker, aansluiting, verlengsnoer en stekkerdoos op de plek waar die wordt gebruikt.
Plan vrijwilligers per taak en geef ze een starttijd die minstens 60 minuten voor de ontvangst ligt. De ontvangsttafel, naamkaartjes, programma’s en indeling voor catering moeten klaarstaan voordat de eerste gasten binnenkomen.
Haal verse producten pas op de dag zelf of maximaal 1 dag eerder op en zet gekoelde producten direct in koelboxen of koeling. Controleer vóór het serveren of er genoeg kopjes, glazen, borden, bestek, serveerschalen en thermoskannen zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een themaviering organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met thema, programma en locatie. Leg in de eerste 2 weken ook de voorganger of spreker en muzikale begeleiding vast; reserveer de laatste week voor aanmeldingen, catering en techniek.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een themaviering?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken vooraf en vraag om aanmelding uiterlijk 7 dagen voor de viering. Dan kun je aantallen, dieetwensen, naamkaartjes, programma’s en catering gericht voorbereiden.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een themaviering?: Plan minimaal 1 vrijwilliger voor ontvangst en 1 voor de catering, en voeg extra mensen toe zodra de groep groter is dan ongeveer 30 deelnemers. Laat alle vrijwilligers minstens 60 minuten voor aanvang aanwezig zijn.
Wanneer test je geluid en microfoons voor een themaviering?: Doe een volledige test minimaal 1 dag vooraf en herhaal die tijdens de opbouw op de locatie. Trek hiervoor ten minste 30 minuten uit, inclusief controle van speakers, microfoonstatieven, kabels, verlengsnoeren en stekkerdozen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.